高校招生中新生信息的管理

摘要: 隨著社會(huì)的發(fā)展，招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生的數(shù)量越來(lái)越多，學(xué)生的各種信息也成倍增長(zhǎng)。面對(duì)如此龐大的信息，如何提高工作效率，把招生工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，讓學(xué)生信息“從一而終”，服務(wù)多部門(mén)的需要，就需要建立一個(gè)完善的系統(tǒng)來(lái)管理，搭建信息一體化的管理平臺(tái)。本文就如何建立信息一體化平臺(tái)進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：招生；報(bào)到注冊(cè)系統(tǒng)；學(xué)生信息；管理

新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)是一個(gè)高校不可缺少的部分，它的使用對(duì)于招生人員和考生來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要。是為了適應(yīng)發(fā)展迅速的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。數(shù)量如此龐大的學(xué)生招到之后，給招生辦的學(xué)生信息管理工作帶來(lái)了巨大的壓力，原來(lái)的基于文檔的管理工作模式已經(jīng)適應(yīng)不了這個(gè)負(fù)擔(dān)，極其容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，如信息的滯后、不一致等，而且降低了信息傳遞的速度，使工作變得煩瑣，而這些煩瑣的工作勢(shì)必會(huì)消耗招生辦學(xué)生信息管理工作者大量的時(shí)間和精力，束縛了他們的創(chuàng)造力，影響了整個(gè)學(xué)校管理的效能。

針對(duì)以上這些情況，我們需要建立一套檢索迅速、查找方便、可靠性強(qiáng)、保密性好、存儲(chǔ)量大的新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)，提高學(xué)生信息管理的質(zhì)量和效率，真正有效的解決招生過(guò)程中學(xué)生信息管理的實(shí)際問(wèn)題。結(jié)合我院多年的招生工作以及系統(tǒng)的建設(shè)情況，我將從以下幾個(gè)方面來(lái)介紹：

一、什么是新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)

新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)主要是提供招辦及相關(guān)職能部門(mén)查詢(xún)學(xué)生的基本信息、報(bào)到情況、交費(fèi)情況、學(xué)生所在的系部及班級(jí)、是否工專(zhuān)班等？對(duì)學(xué)生的信息管理能統(tǒng)一化、規(guī)范化。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)把學(xué)生的信息匯聚起來(lái)，為學(xué)校教育主管部門(mén)提供全面及時(shí)的學(xué)生信息，方便管理。通過(guò)這個(gè)簡(jiǎn)單的新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)，使學(xué)生信息管理工作系統(tǒng)化，規(guī)范化，自動(dòng)化，從而達(dá)到提高學(xué)生信息管理效率的目的。

二、新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)是由相互聯(lián)系、相互作用的多個(gè)元素（部件）有機(jī)集合而成的，能夠執(zhí)行特定功能的綜合體。從系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)來(lái)看可以把系統(tǒng)分成5個(gè)基本要素：即輸入、處理、輸出、反饋和控制等組成。系統(tǒng)具有以下特征：系統(tǒng)的目的性、系統(tǒng)的整體性、系統(tǒng)的層次性、系統(tǒng)的相關(guān)性、系統(tǒng)的開(kāi)放性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性、系統(tǒng)的相似性。

三、新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)的模塊

新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)中學(xué)生的信息包括：學(xué)生的姓名、性別、出生年月、籍貫、考生號(hào)、身份證號(hào)、考生科類(lèi)、學(xué)生性質(zhì)、入學(xué)時(shí)間、系別、專(zhuān)業(yè)、畢業(yè)學(xué)校、畢業(yè)時(shí)間、電話(huà)、家庭地址。

四、新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)的功能

1.數(shù)據(jù)的添加功能：對(duì)于新來(lái)的學(xué)生可以添加進(jìn)系統(tǒng)。

2.數(shù)據(jù)的修改功能：當(dāng)學(xué)生的信息發(fā)生變化或者有錯(cuò)誤的信息輸入時(shí)，能夠及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和補(bǔ)充。

3.數(shù)據(jù)的查詢(xún)功能：是系統(tǒng)的主要功能之一，即根據(jù)提供的相關(guān)信息，能夠及時(shí)查找出對(duì)應(yīng)的學(xué)生信息，系統(tǒng)能提供多種查詢(xún)方法以便滿(mǎn)足不同的需求。

4.數(shù)據(jù)的打印功能:學(xué)生基本信息錄入后，可以打印出學(xué)生的通知書(shū)，這也是招生辦學(xué)生管理系統(tǒng)必須具備的功能。

5.系統(tǒng)的其他功能：

a.各職能部門(mén)：注冊(cè)、分配工專(zhuān)班、查詢(xún)自己系部學(xué)生信息

b.新生報(bào)到：根據(jù)身份證號(hào)查詢(xún)到學(xué)生，完成一整套報(bào)到程序

c.調(diào)整專(zhuān)業(yè)及退學(xué)退檔處理

五、新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

1.數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性

數(shù)據(jù)的輸入是否準(zhǔn)確是數(shù)據(jù)處理的前提和基礎(chǔ)，錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不正確，不可用，從而使系統(tǒng)的工作失去意義。數(shù)據(jù)的來(lái)源是手工輸入，因此要對(duì)操作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并且要求操作人員有很強(qiáng)的責(zé)任心。

2.數(shù)據(jù)的一致性與完整性

由于系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是共享的，很多職能部門(mén)都是從系統(tǒng)里導(dǎo)出數(shù)據(jù)，這樣才能保證一致，所以輸入時(shí)必須保證每個(gè)學(xué)生的信息是完整的。

3.數(shù)據(jù)的共享性與獨(dú)立性

整個(gè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是共享的，每個(gè)職能部門(mén)都可以查看和下載數(shù)據(jù)。

但是為了系統(tǒng)的安全，又具有獨(dú)立性。除了招生辦有總權(quán)限，其他各個(gè)部門(mén)分別有自己的權(quán)限，不可以越權(quán)使用和查看。

4.數(shù)據(jù)可的可備份性與可還原性

定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以保證在硬件出現(xiàn)故障或人為原因?qū)е聼o(wú)法運(yùn)行是可以快速及時(shí)的還原到原來(lái)的正常狀態(tài)。

5.數(shù)據(jù)的安全性

本系統(tǒng)為招生部門(mén)專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)，因此只有特定的管理者才有資格對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)增、刪、改、查等操作。未授權(quán)的人員不能擅自進(jìn)入系統(tǒng)。

六、新生報(bào)到注冊(cè)管理系統(tǒng)在使用過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題以及采取的措施

1.加強(qiáng)電腦及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證設(shè)備的良好狀態(tài)；定期對(duì)存儲(chǔ)文檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失；還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫(xiě)權(quán)限，加強(qiáng)信息在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性，確保信息在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，預(yù)防信息被其他用戶(hù)非法訪(fǎng)問(wèn)和隨意刪改，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升信息的安全保護(hù)水平。

2.規(guī)范操作流程，杜絕信息在操作過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。首先加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使信息管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過(guò)程中出現(xiàn)漏洞。

3.為了保證信息的安全，使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲(chǔ)，嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步，防止由于管理人員操作時(shí)對(duì)其他信息造成的無(wú)意刪改。

（作者單位：昆山登云科技職業(yè)學(xué)院）