職業院校系級圖書資料室管理存在的問題與對策

摘要：從職業院校系級圖書資料室的管理現狀出發，分析了當前系圖書資料室工作存在的問題，并提出了相應的對策。

關鍵詞：系級圖書資料室 現狀 對策

職業院校系級圖書資料室的檔案內容非常重要，但是，現在很多職業院校的系級圖書資料管理工作很落后，怎樣才能提高圖書資料的利用效率，使其更好地滿足本系師生在教學、科研、學習等各方面的需要，本文針對以上問題，對系級圖書資料室管理中存在的主要問題進行了初步的分析，并在此基礎上提出了相應的對策。

1 職業院校系級圖書資料室管理現狀的初步分析

目前各高校系級圖書資料室的管理現狀卻不容樂觀，主要問題有以下幾個方面：

1.1 管理制度相對滯后，缺乏統一的管理模式。就目前而言，還有很多的職業院校沒有統一建立系級資料室的資料管理制度，而各系由于日常工作繁雜，所有的文件資料只是雜亂無章地混在一起，大部分資料沒有進行整理、分類、索引，不系統、不完整，查詢、利用都非常的不方便。現在大部分職業院校系級科室下設辦公室、教務科、學生科三大科室，日常管理檔案雖各有特點，但都有其相關性，而各科室存檔規范卻不一致，沒有統一的要求，如此的檔案資料給管理工作增添了很多困難。

1.2 管理人員素質不高，管理工作不到位。大部分職業院校系級圖書資料室沒有配備專門的檔案管理人員或配備了而主要從事教務工作，圖書借還、專業資料、上級文件等的收集、整理、裝訂、歸檔等工作沒有具體的人員負責，大部分日常工作只能由辦公室人員兼辦。沒有專人管理的系級圖書資料室最終會導致圖書借出去收不回來，文件資料散落在不同的經辦人那里而得不到及時歸檔，檔案資料的完整性和系統性只能成為一句空話，這樣的圖書資料室的檔案工作永遠也不會做好的。

1.3 圖書資料更新速度較慢，已有檔案信息得不到充分利用。隨著知識經濟時代的到來，各學科前沿技術的發展日新月異，系級圖書資料室由于經費等原因的限制，圖書資料的更新速度遠遠滯后于科技的發展。而已有各類檔案資料也因為缺乏專人管理查找困難，導致流通速度很慢，利用率較低，這在一定程度上造成了資源的浪費，對整個院系的專業建設十分不利。

2 改進系圖書資料室管理工作的對策

針對以上問題，作者認為可以從以下幾個方面著手改進：

2.1 加強組織領導，建立健全檔案管理的各項管理制度。做好檔案管理工作的重要前提是領導重視，搞好檔案工作的基礎是建立健全完善的檔案資料管理制度。圖書檔案的管理工作要想做好，必須要積極爭取各級領導對檔案管理工作的支持。一是建立合理有效的檔案管理運作機制，制定出相應的規章制度對檔案資料收集、分類、標簽、歸檔、保管、利用等每一個環節都必須制度化、規范化。二是建立健全檔案管理工作責任制，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查，使各類檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實處。三是建立完善各項規章制度，切實做到按規章制度辦事、按規章制度操作、使檔案管理工作制度化、規范化。

2.2 設立專職崗位，提高管理人員的素質。圖書資料室的檔案管理是一項專業性很強的復雜工作，需要具備專業知識的專職人員才能勝任，辦公室人員大都是非專業人員而且本身已有大量的工作，想再兼任檔案管理難免會力不從心，最終結果就是資料越來越多，管理越來越混亂。要想從根本上改變這種狀態，就必須設立檔案管理的專職崗位，聘請高素質的專業人員負責，將各類資料的管理科學化、系統化，以方便查找使用，并且通過繼續教育、培訓、交流學習等手段，不斷提高管理人員的專業水平，以適應不斷發展的現代圖書資料管理的需要。

2.3 加大投入，不斷提高已有資料的利用率。工欲善其事，必先利其器。要想使院系圖書資料室的管理工作再上一個新臺階，充足的資金支持是必不可少的。一方面要根據各學科的發展，及時采購最新的專業書籍、期刊等；另一方面要為資料室配備現代的辦公設備，購置必要的辦公物品。將已有文本資料盡快數字化，建立電子檔案，以方便快速查找和使用，提高已有資料的利用率。

2.4 加快圖書資料室的信息化建設步伐。在信息化時代，檔案管理人員應順應時代的要求，充分利用信息技術對紙質檔案進行數字化開發，推動系資料室與校圖書館的資源共享，這樣既可以節約成本，避免資源的重復浪費，又可以更有針對性的采購對本系專業建設和發展更有用的書籍、期刊和數據庫等。

2.5 做好檔案信息宣傳和編研工作，探索系資料室發展的新模式。檔案管理的最終目的是使用，傳統的重藏輕用的模式已經不能適應現代社會的發展。要使圖書資料室發揮最大的作用為本系領導、教師和學生服務，首先要做好的就是宣傳工作。編制簡單明了的資料室使用指南、收藏目錄等并及時更新，供本系師生免費取閱和下載；對入校新生進行培訓，讓他們一到校就知道資料室的存在和使用方法，鼓勵學生充分利用資料室輔助學習。

總之，系級書資料室的發展面臨不少挑戰，尤其是在校圖書館的沖擊下，甚至引發了否應該取締的討論，但是它做作為院系建設的一部分存在了幾十年，還是有其必要性的，相信在院系領導的重視下，聘用專業人才，創新工作方法，系圖書資料室必會煥發新的活力。

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