淺談在工程監理中如何做好工程竣工檔案的收集和整理工作

摘要：本文淺談了在工程監理中如何做好工程竣工檔案的收集和整理工作。

關鍵詞：工程竣工 收集 整理 檔案

在建設領域高速發展的今天，工程檔案作為建設過程的直接記錄，對工程的施工、交付、維護以及工程責任處理等方面都有重要的不可替代的作用。因此，重視和搞好工程檔案工作，對于工程本身也是一項不可缺少和重要的工作。筆者作為工程監理，在地鐵施工過程中對工程竣工檔案的收集和整理進行了諸多實踐，也有很多思考，形成了自己的一些認識和經驗。

1 樹立檔案管理意識，掌握檔案基礎知識是搞好竣工檔案工作的基礎

1.1 依法治修是搞好竣工檔案工作的指針 工程竣工檔案的收集和管理，是國家法律賦予建設工程的責任和義務。《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實施辦法》明確規定了檔案工作的地位和責任。作為工程監理工作，也應遵守國家法律，履行法律賦予的責任和義務。工程監理工作中必然涉及工程竣工檔案的編制、收集、整理和移交。因此，依據《檔案法》來規范工程檔案工作，不僅是現今法治社會遵法守法的實踐，也是工程檔案工作走向法制化軌道的實踐。在工程監理工作中，要搞好工程竣工檔案工作，首先必須樹立法律意識。應熟知《檔案法》，增強法律觀念，自覺依法來管好工程竣工檔案，為今后竣工檔案的開發利用打好基礎。

1.2 樹立檔案管理意識是搞好竣工檔案的前提 人的思想決定人的行動，思想意識的不同，行動的結果也會不同，反映在工程檔案工作上也是這樣。有沒有檔案意識和有什么樣的檔案意識，往往對檔案工作的結果產生直接的影響，這是顯而易見的。因此，要搞好竣工檔案工作，就必須提高檔案管理的意識。要采取一定的措施和手段來提高工程監理領導和工作人員的檔案管理意識。只有監理工作從領導到工作人員樹立了較好的檔案管理意識，才能在監理工作中按照要求編制好竣工資料，收集整理好竣工資料，最后形成完整的竣工檔案。

首先應提高監理工作領導的檔案管理意識。監理工作領導負有決策的職責，領導檔案意識的有無和強弱，都會直接體現在決策的結果中。要做好工程竣工檔案工作，需要領導在決策時將檔案工作納入其中，給予應有的重視和支持。這是檔案工作能夠組織、實施和正常開展的基本保證。因此，提高監理工作領導的檔案意識對于做好工程竣工檔案工作的重要意義是不言而喻的。要提高領導的檔案意識，首先必須主動積極的向領導宣傳《檔案法》。讓領導明確《檔案法》賦予的責任和義務。按照法律要求來重視檔案和檔案工作。第二應及時和積極地向領導反映檔案工作中遇到的問題和困難。匯報檔案工作的開展情況，讓領導及時掌握和了解檔案工作，以便能夠及時在工作決策中將檔案工作統籌考慮其中。第三還應做好檔案工作。用出色的工作讓領導看到和體會到檔案和檔案工作的作用和效益，更加認識到竣工文件編制、歸檔的重要性，增強支持檔案工作的信心和動力。

其次應提高監理工作人員的檔案管理意識。監理工作人員是工程檔案的直接產生者和管理者，他們的檔案管理的意識有無和強弱，也直接影響到工程竣工檔案編制、收集、整理的是否符合要求，是否管理到位。要提高監理工作人員的檔案意識，應從三個方面來采取措施。首先必須組織監理工作人員和施工單位的檔案員、技術員進行認真的學習和培訓，通過檔案工作基本理論和業務知識和竣工檔案特殊要求的講解和說明，一方面讓他們了解掌握做好竣工檔案的基本知識，另一方面提高做好工程竣工檔案的思想意識。第二應加強上崗證的管理，在上崗培訓和考試內容中，加入工程竣工檔案的內容，督促上崗人員學習檔案管理基本知識和樹立檔案工作思想意識。第三應適時組織在崗人員的檔案管理的繼續教育，讓他們及時掌握檔案工作的新要求和新知識，幫助他們完成知識升級，讓他們能夠適應檔案工作的發展要求。例如，在一年多的地鐵施工中，該公司積極組織監理和施工單位相關人員參加地鐵檔案室竣工文件編制培訓班，并請來建總驗收時的工程師進行培訓。在日常工作中，遇到問題，馬上向地鐵管理人員請教，及時組織監理工程師及施工單位相關人員進行學習。并在工作中貫徹執行，與設計院專業人員一同學習地鐵檔案室對竣工文件的編制要求，獲得他們的大力支持，保證了后期竣工圖歸檔的質量。

2 制定科學、實用的竣工檔案管理工作制度是竣工檔案工作科學化、規范化的基本保證

2.1 建立制度的必要性 工程竣工檔案的管理是一個系統工程，它包括了工程竣工檔案的編制、收集、整理、向檔案管理部門移交一系列環節，每個環節節節相關。相互制約和影響，其科學性和系統性的特點決定了要搞好這項工作就必須依靠一套科學適用的工作程序和規則。這就是工作制度，因此，制度對于保證科學化和規范化有著重要的意義。相反，沒有制度的規范和制約，工程竣工檔案工作就極容易給人混亂、責任不清、管理疏漏、隱患疊出的狀況，其科學化和規范化就很難得到保證。因此，制度作為搞好工程竣工檔案工作的一個基本手段是具有其必要性的。

2.2 制定制度的方法 建立檔案工作制度必須遵循以下要求：一，規章制度要體現合理性、科學性，建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便使用、簡便運行，可操作性強為目標，以便更好的發揮制度的指導和規范作用。三，堅持制度執行的嚴肅性。在規章制度執行過程中，比較注意體現了以上原則。在施工中，首先依據《廣州市軌道交通工程規則制度匯編》的要求，對竣工文件的收集、歸檔驗交工作做出了統一規定。規定監理工程師專人負責，對三號線直線段五個站的機電安裝及裝修工程竣工文件的編制與施工進度“三同步”制度，即布置施工任務與布置竣工文件的編制工作同步進行；工程施工進度與施工資料形成、積累同步進行；工程驗交與竣工文件交接同步進行。四，隨時對制度的執行情況進行觀察和分析，及時對不符合實際和不夠科學的內容進行修訂。即使制度擬定的非常充分，但由于執行個體對制度措施的認識理解不一致，執行過程中有可能出現一些意想之外的結果，這就是要隨時認真地對制度的落實情況進行檢查，對制度的適宜性、合理性進行調查，發現存在缺陷應及時進行矯正，確保制度的科學和適用。

3 提高制度的執行力是保證工程竣工檔案收集齊全、完整的關鍵

有了切實可行、完善的管理制度，還要有著堅決的執行力，才能保證制度的落實和理想工作效果的實現。要做到把檔案工作與施工進展同步推進，就必須加強和完善督促檢查機制。在施工中，監理部門領導應隨時按竣工檔案管理制度要求檢查督促監理工作人員，讓他們在監理工作中按照要求及時推進和完成檔案的檢查和監督工作，監理人員應隨時對施工單位的資料整理工作進行檢查、監督指導，發現問題及時督促其整改。

資料是檔案的前身。在工程交工驗收前的質量鑒定中會經常發現資料不齊、表格中檢測項目不全、內容填寫不規范等問題。為確保檔案的真實、齊全、完整、規范，在工程開工伊始，監理就應對資料的編制整理工作進行整體布署，組織、督促各專業監理工程師及施工單位相關人員，認真學習各類報檢報驗資料的規范填寫方法，無論是從檢驗批的劃分還是材料的報檢報驗，都由監理親自把關，凡是不規范的全部打回去重新填寫，直到符合要求為止。該公司在工作實踐中采取了三項措施：

3.1 布置施工任務的同時布置竣工文件編制工作 工程在開工之前，總監就在竣工文件編制工作會議上要求各施工單位均由項目總工負責抓這項工作，專職工程師或檔案人員做具體工作。各施工單位對竣工文件的管理基本上形成了網絡，層層都有專人負責，并根據工程進度安排，督促將竣工文件的編制與施工任務一起下達到施工基層，并把竣工文件編制要求等納入到施工組織設計中。

3.2 竣工文件材料的形成、積累與施工進度同步進 行 工程竣工文件的基礎材料是工程施工單位在施工過程中形成、積累起來的，該公司要求各施工技術人員在工程施工過程中將每個單項工程的各種文件材料，按項目、分專業積累起來，待工程竣工時，這些平時積累起來的文件材料就是編制工程竣工文件的依據。

3.3 工程驗收交接與竣工文件交接同步進行 建設單位、施工單位、監理單位、質檢部門、設計單位嚴格把好質量關，在各自范圍內，加強對建設項目中文件材料的形成、積累、整理環節的指導。發現問題，及時糾正，做到圖物相符，嚴格把握技術數據準確可靠、簽字手續完備質量關。地鐵檔案部門在參加工程各級驗收時，逐項查看竣工文件的質量，把存在的問題以書面形式反饋給施工單位進行修改，并由監理單位逐一問題進行監督檢查，經檢查確認符合要求后，才能進行交接，確保竣工文件的數量和質量。

通過一年多的施工，直到竣工時該公司交出的竣工檔案獲得了“廣東省檔案金冊獎”，這一切證明了制定的這些制度是切實可行的，并在竣工資料的歸檔工作中起到了重要的作用。

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