信息化時代的高校圖書館檔案管理

摘 要：高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著高校圖書館各個歷史時期的發展軌跡，對圖書館的未來發展能起到很重要的作用。在信息化的時代，圖書館檔案的管理既做到能適應今后管理的基礎工作，同時能盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理科學化、現代化。本文從以下三個方面對信息化時代的高校圖書館檔案管理工作來進行論述，即高校圖書館檔案的特點；高校圖書館檔案存在的問題以及信息化時代高校圖書館管理工作的創新措施。

關鍵詞：高校圖書館；檔案管理；信息化時代

作者簡介：王秋音（1961-），女，湖北襄陽職業技術學院圖書館。

[中圖分類號]：G25 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2014）-06--01

高校圖書館檔案管理的作用檔案管理是圖書館工作與服務的基礎和保證。在圖書館的檔案中，保存著各項工作的原始記錄，是最真實可靠的信息，為高校的發展做了最清晰的記錄，同時，隨著社會的發展和科技的進步，檔案的數量激增，檔案的數量也是巨大的，有很多高校的檔案管理工作還存在著很多的問題。在當今這個信息化時代，要更加重視高校圖書館的檔案建設工作。

一、高校圖書館檔案的特點

高校的圖書館中的文檔主要分為二大類一個是文件檔案，一個是文書檔案。對這兩類不同的檔案要進行分別的管理，這樣才能適應在信息化時代對數據的精細化管理。我們先來了解這兩類檔案的特點，然后再根據其特點來進行相應的管理工作。

首先是文件檔案的特點，文件檔案主要是指，由學校的上級主管部門下達的關于圖書館的日常事務以及管理方面的相關政策性的文件，這些文件具有相當的重要性，和針對性，另外還具有一定的保密性。

第二是文書檔案的特點，文書檔案來源于高校的圖書館，是自身的一種文件。是人們在圖書館開展的提倡工作和各種活動中形成的文書的記錄，由于一定的目的需要保存下來，比如會議的記錄，會以的相關決定，人事方面的材料，財產的相關記錄文檔，以及收發的文集，照片錄音等各種具有保留價值的文件等。這些文檔檔案內容比較豐富，涉及高校工作的方方面面，比如有圖書館的文獻典籍，珍貴的歷史遺留物，以及借閱登記的記錄等等；另外，這些資源保留的時間較長，有些檔案的內容甚至是永久保存的。這些也體現的圖書館檔案價值的珍貴性。

在信息化時代，高校圖書館的管理工作也要跟上時代的發展，在信息化時代，數據的管理需要精細化的管理，需要對這些檔案資料進行分門別類的管理，把這些檔案要建立起索引系統，這些數據要落實在信息化的系統中。同時還需要相關的人員來對這些數據進行管理，要有專門的人員負責管理的工作。

二、高校圖書館檔案存在的問題

目前階段，我國的高校圖書館檔案管理工作還很之后，在數字化建設方面還有很多工作需要改進。信息化時代的高校圖書館檔案管理工作主要存在以下幾個方面的問題。

首先是圖書館檔案建設基礎薄弱，數字化建設進展緩慢。很多高校的圖書館檔案管理工作還停留在紙質化辦公階段。很多的資料還是紙質的文檔，沒有進行電子化的處理，也沒有專門的系統對檔案進行管理。這樣就造成了數據的丟失風險加大了，也不利于資料的查找工作。更嚴重的是很多高校還沒有進行數字化建設的意識，這些學校多半是基礎設施還不完善，關于圖書館檔案的管理工作就更沒有多余的精力來治理。還有些學校的圖書館檔案管理系統形同虛設，沒有充分利用起來這些系統，主要表現是基礎資料沒有在系統中落實，系統建設和維護工作沒有做到位，沒有專門的人員來進行系統的維護，另外就是人員素質沒有跟上數字化系統的發展，人員與系統的配備情況不吻合。這些方面的問題對信息化時代的高校圖書館檔案管理工作都是極為不利的，大大影響了圖書館檔案管理工作的進行。

第二是圖書館檔案數字化資源沒有得到充分的利用和開發。有些高校的圖書館檔案進行了數字化的建設，其成果也是顯著的。這些圖書館檔案資源是極其豐富和寶貴的，他們本應該為在校師生的科研和教學工作提供更多的便利，但是實際情況卻讓人不容樂觀。由于學校對這些資源沒有進行必要的宣傳工作，導致很多師生對自己學校的圖書館檔案資源不甚了解，他們還在苦苦尋找資料，而這些資料就在自己學校的圖書館里面被深深地埋藏。對圖書館檔案數字化資源沒有得到充分的利用和開發，這樣就造成了很大的資源浪費。

三、信息化時代高校圖書館管理工作的創新措施

在數字化的信息時代，根據高校圖書館檔案的這些特點，要改進對其的管理工作。這些改進和創新的工作對信息化時代的高校圖書館檔案管理工作是十分必要的。主要有以下幾個方面的創新措施：

首先是加速高校圖書館檔案數字化網絡建設；對于一些還沒有對圖書館檔案進行數字化建設的學校來說，其當務之急是要進行高校圖書館檔案數字化網絡建設，加強自身的數字化建設工作，努力完善圖書館檔案管理的信息化系統。這是對圖書館進行數字化管理的基礎，沒有這個圖書館檔案數字化網絡建設，就無從談起對圖書館檔案的信息化管理。

第二是加強檔案自動化管理系統中的人員配備；有了這個數字化的管理系統，還要加強相關管理人員的配備和培訓。要有與系統相匹配的人員來對高校的圖書館檔案系統進行良好的管理，這樣才能充分發揮高校圖書館檔案管理系統的作用，為師生提供更多更好的服務。其中對人員的培訓工作尤為重要。

第三是完善檔案信息的安全管理。在信息化時代，信息的安全工作要引起學校的足夠重視。既然這些圖書館檔案資料是寶貴的，就要注重對這些資源安全性的保障工作。

四、結語

信息化時代的圖書館檔案管理是一個新的命題，隨著信息時代的到來和高等教育全球化的發展，高校圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢，加強高校圖書館檔案的信息化建設也是必然的趨勢，很多高校都意識到了這個問題，所以，在信息化時代對高校圖書館檔案的管理工作就尤為重要。要有相應的人員對其進行管理，學校要注重對圖書館檔案管理工作。

參考文獻：

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