對高校數字化檔案管理過程的實踐與思考

【摘 要】由于歷史的特殊性，決定了我國檔案管理工作具有豐富性、多樣性和復雜性等特征。傳統檔案多以紙質材料為形式載體，盡管存在許多局限性，如保存時間短、調檔查詢難等，它卻在很長時期內體現著重要的歷史價值和管理作用。隨著科技信息化時代的到來和普及性發展，紙質載體主導性地位呈直線下降之勢，而具有數字化、虛擬化、智能化和便捷化等優勢的科學管理方式迅速地脫穎而出，以星火燎原之勢贏得了廣泛性地認可與青睞。這對于使用性、專業性和接受能力較強的高校檔案管理來說，更是走在社會各類領域的前列。

【關鍵詞】高校檔案工作 革故鼎新 數字化管理 實踐與思考

高校檔案管理覆蓋面比較豐富，一般包括黨務管理、人事管理、教學管理、科研管理、教務管理、學生管理、行政管理、后勤管理和實訓基地管理等，反映了不同職能部門相應的業務能量，是保障高校工作正常運轉的有效資源庫；還有上級主管部門以及國內外同類院校、科研院所的相關文件與材料等包羅萬象。尤其在高校科研以及相關文化創造中形成的研究手稿、項目成果、著作論文等檔案資源，能為社會發展帶來無以估計的能量與效應。無論紙質化還是數字化而言，高校檔案的建設和管理工作都應當引起相關責任方及其人員的高度重視。如何加強高校數字化檔案管理措施呢？本文試簡要闡述之。

一、更新管理觀念，切實強化數字化檔案的工作認識

“思想是行動的先導。”如果沒有思想認識上的提高和管理觀念上的轉換，數字化檔案管理工作是難以有效和到位的。高校領導層要把檔案數字化建設提升到戰略性高度，作為自身改革與發展事業的有機組成和重要部分，并以不可逆轉的精神和銳氣大打一場與時俱進的陣地戰。只有這樣，才能營造一種科學寬松的發展環境，讓數字化建設工作在人力、物力和財力上獲取必要性保障。比如相關人員的培訓經費，檔案庫房的建設和改善，計算機、復印機和掃描儀等設備配置，各種安全性防范設施等，若離開了上層組織機構及其領導的重視與支持，既會影響數字化的進程，建設的質量與效果也都將會大打折扣的。再如，在檔案管理機構方面，要真正建立“統一領導、分級管理”的體制；在清除條塊化的同時，要建立相應規模的專門的檔案統一管理部門；在健全《檔案的保密制度》《檔案利用制度》和《檔案查、借、閱、鑒定和銷毀制度》上，都要取得相關組織和領導的研究、制定、落實與支持。就是說，組織和領導的重視是數字化工作的重要保證。

二、加強管理培訓，注重提高數字化檔案的工作素質

提及檔案管理，許多人片面地認為，只要管理者具備相應的責任心和一般工作水平，就能做好收歸檔之類的事情。其實不然，即使在紙質化的時代，檔案管理工作也需要相當的業務能力和管理水平。更何況是科技化時代呢？它更需要與之相應的工作隊伍，因為即便數字化了，檔案管理還是要依靠人來操作和執行。首先，需要建立一支專業化、高知化、科技化的管理工作隊伍，來具體操作信息歸納和分析的具體性事務。其次，要有目標、有計劃、有組織地對檔案管理工作者進行內外式培訓與進修，一方面不斷提高他們的能力與素養，另一方面拓展視野、取長補短。比如有條件的高等職業院校，應當充分發揮自身的優勢功能，與校外對口企業對接聯營培訓檔案數字化人才，以較低的成本既縮短培養歷程又贏得最大化效應。再次，對于具有專業型的數字化檔案管理人員，尤其是一專多能的“復合型”人才，要努力通過各類途徑和形式，不宜頻繁調動和更換，確保其隊伍的相對穩定性。工作人員的敬業精神和綜合素質是數字化工作的關鍵因素。

三、改進管理手段，努力增強數字化檔案的工作利用

1、要不斷完善檔案收集整理方式。在高校檔案數字化建設進程中，規范管理和高效利用是整體工作的根本出發點與最終目的。檔案管理人員應根據信息資料的不同存在形式，靈活性采取不盡相同的收集和整理方式。如文字資料必須借助目錄索引有針對性地進行收集；口傳資料可通過錄音方法收集；音像資料可收集原件也可復制入檔；圖片資料則除了收集原件外，可必須積極有效地收集影印件。還有建立圖書、報刊、檔案目錄以及傳記資料索引等，都需要不斷地完善。

2、要規范加工相關檔案信息資源。與傳統管理工作不同的是，數字化檔案信息資源要通過計算機來進行相應的潛能性分析、處理與整合，而絕非那么簡單地收檔、歸襠和“一收了之”。也就是說，對于那些室藏檔案中以紙質或機讀形式為主要物質對象的資料，需要管理工作人員采用微機手段，對檔案文獻進行規范性地收集、梳理和不同層次的再加工，從而把之進一步轉化成微機軟件形式的二次文獻信息，有效實現文檔一體化和檔案信息的快速共享，以便于各方查詢。

3、要切實加強檔案資源安全保管。作為檔案管理工作人員，應本著認真敬業、有效保密的責任意識，對檔案信息資源及其相關方面一定要努力做好安全保管工作，這是檔案管理中極其重要的因素。比如，對于檔案庫房方面，要認真按照《高等學校檔案管理辦法》保持清潔衛生；對于各類檔案要做好科學分類、有序排列；要本著檔案有關條例嚴格做好各種防范和各級保密工作；定期檢查檔案，如果發現產生破損或字跡異常化要及時處理，以最大限度地延長其壽命狀況。

4、要有效做好檔案信息統計工作。為提高檔案資料的利用率，檔案管理部門和及其工作者，除了在收集整理、檢索編目和安全保管上多下功夫，還要注重通過建立電子式臺帳，努力做好各類檔案的統計工作。比如，有組織、單位或個人需要借調、查閱檔案，在符合程序、提供手續的前提下，管理工作者既要堅持做好查借登記和利用效果登記，又要做好咨詢服務和檔案利用工作，還要注意搜集利用效果和信息反饋，在提供優質服務和方便的同時有效提高檔案的利用率。

綜上所述，以上是筆者對高校檔案數字化管理過程的簡要思考。這既是科技時代特征的一種具體體現，也是高校自身改革和發展的迫切性需要。面對前進道路上的各類挑戰，我們應迎難而上、勇于實踐、善于創新，為推動檔案管理事業的與時俱進貢獻應有的智慧和力量。