如何做好房產檔案管理工作幾點思考

房產檔案是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表，聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據。是房地產行政管理和城市建設發展的基礎性工作，體現著政府管理的重要職能。多年來經過多方面的努力，房地產檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但是，隨著我國房地產市場的快速發展，房產交易逐漸增多，房地產檔案管理中仍然存在以下問題：

1、科學技術的進步，給房地產檔案的管理帶來了新的技術手段，給房產檔案管理的信息化建設和管理提供了可靠的保證。網絡、計算機和信息系統是檔案管理現代化的基礎。但同時也存在很多安全隱患。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術落后、制度不健全、管理不規范、措施不到位、治理不及時是產生不安全因素的根源。

2、在信息化的管理過程中，大量數字信息都儲存在硬件設備中，設備的安全性、信息安全和完整性帶來威脅，如電腦、硬盤、光盤設備如果保管不當。就有可能發生損壞及老化等現象，從而導致大量數據的損壞，造成損失。存儲設備都有一定的保存年限，需要不斷地拷貝和更新，更新不及時，也可能造成損失。信息化的操作要求技術性比較強，一旦操作失誤就有可能帶來損失，比如設備的損壞，錯誤的格式化、刪除操作、錯誤運行程序等都有可能破壞電子數據。當電子化的檔案信息通外、內聯網進行傳輸的時候，就會遇到傳輸風險，如網絡黑客的入侵和攻擊、計算機感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等。如果沒能很好的防范，就有可能造成嚴重損失。

隨著近些年我國房地產市場的快速發展，房產交易事項逐漸增多，交易手續日漸周密，交易管理日趨規范，房產檔案工作任務更加繁重，工作要求更加嚴格具體。它不僅涉及單位自身管理與發展，更關系國家和人民群中的財產安全與切身利益。這就要求我們房產檔案管理部門在開展工作過程中，應做好以下幾個方面的工作：

1房產檔案信息管理的基礎工作，搞好立檔前期控制

房產檔案是反映和記載房地產權屬狀況的真實信息資料，我國法律法規明確要求，房產檔案必須是真實、準確的，不得與事實相違背。如果房產檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么房產檔案的法律效力就會大大降低，在發揮憑證作用的過程中就會出現證據錯誤和證據不足的問題。為了避免這一問題的發生，房產檔案必須加強建檔基礎工作，做好事前控制。在檔案歸檔前，應該把握好三關：加強文件資料審核的管理。相關人員在進行房地產登記時，要嚴格審查當事人的資料是否完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請人在辦理產權登記過程中，需按照相關規定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。加強產權資料移交的管理。這是產權資料管理中最重要的環節，檔案在交接過程中，我們管理人員必須對檔案資料再一次進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。最后，必須保證檔案資料中內容的清晰，精確簡潔，排序也必須符合規定，便于查閱和規范管理。總之，只有加強建檔的基礎工作，才能使后期的檔案管理發揮最大效能。

2建設符合行業特點，適應未來發展需要的高質量的檔案信息數據庫

近些年，房產檔案工作面臨著許多實際問題，如檔案數量劇增、房產交易活躍、新型信息介質和記錄方式的涌現等問題強烈地沖擊著傳統的手工管理手段和方法。顯示出管理能力和效率低下，已適應不了房產檔案管理的需要。利用現代化技術，建設房產檔案信息數據庫，實現檔案管理新突破，已成為房產檔案管理工作的重要課題和發展趨勢。這種信息化建設必須結合自身行業特點，體現檔案管理的高質高效，能適應房產檔案未來發展的需要。這需要從全社會的角度去認識和把握市場信息。一是要制定統一的技術規范，包括業務分類、數據分項、數據定義等技術規范與格式，各相關業務部門、各相關業務系統今后進一步實現信息資源共享奠定技術基礎；二是要在系統中盡量延伸和拓寬市場數據的采集面，并規劃和設計出必要的數字化實現途徑；盡可能多地實現各關聯機構、協作部門業務數據的采集、轉換，促使更多的業務內容轉換成房地產市場所需要和必備的業務信息流；三是要實現系統間的數據交互，新的系統必須支持系統問、部門間數據資源交互和傳遞，實現同類業務信息的一致和共享。確定適用標準信息技術標準化是實現信息交換和資源共享的根本保證。在數字化建設中，必須建立好相應的技術標準、管理標準和工作標準，最終建立起一個標準化的數字化利用平臺，實現檔案數字化管理。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案數字化階段也應優先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案數字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網絡及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準，面向綜合性信息的處理優先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化體系。充分利用房產數字檔案信息歸集、檢索、分析功能，為廣大市民、部門提供高效便捷的查詢服務。通過數據分析對房地產市場的現狀和發展趨勢為相關部門進行宏觀調控提供科學的決策依據，五是強化房產檔案人員業務培訓，提高檔案管理水平。

3重視人員素質，培養復合型人才隊伍

強化房產檔案人員業務培訓，提高檔案管理水平。建立一支高素質的復合型人才的專業隊伍，是實現房產檔案信息現代化管理的關鍵。檔案管理工作者必須做到兩點：一是增強現代化意識。在實現檔案管理現代化、發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要樹立與現代化建設目標、規模和方法相適應的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應。在管理科學理論的指導下，從實際出發，總結經驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現代化管理意識。二是調整知識結構，掌握多種技能。建造多元化知識結構，全面系統地掌握檔案專業知識，學習和掌握現代化科學技術知識和管理科學知識，尤其是電子計算機、光學等學科知識，訓練和培養出復合型專業人才，有效的提高檔案工作人員的素質，適用現代化的需要。

4結語

新時期房產檔案管理工作面臨發展機遇也面臨許多新的課題，只有注重基礎工作，改進管理方法，提高現代化管理水平，加強檔案工作者素質培養，就可以實現檔案管理的安全化、科學化、現代化，使房產檔案信息發揮更大的社會經濟效益。