淺談學校檔案管理的作用和意義

【摘要】本文針對學校檔案管理的主要作用、意義和現狀進行了簡要的分析，找出了目前檔案管理過程中存在的主要問題并給出相應的解決方案，提出了進一步深化檔案管理的方案，以確保檔案的完整性。筆者結合多年的檔案管理工作經驗，對今后學校檔案管理提出了一些具有可行性建議，希望能為相關管理人員提供參考。

【關鍵詞】檔案管理；作用；意義

一、引言

學校檔案工作是辦好學校的重要基礎之一，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志，是維護學校歷史真實面貌的重要工作。它是學校在教研教改、教學管理、德育教育等活動中產生的具有保存價值的材料，這些材料真實地體現出了學校在不同的發展階段所做出的努力和取得的成果。所以，學校檔案是歷史的鏡子，記錄著學校過去和現在，承載著未來的發展方向，是學校的重要信息資源。

二、學校檔案管理的內容

學校檔案類別主要有人事檔案、文書檔案、教學和教師業績檔案、基建設備檔案、聲像實物檔案。具體涉及有關文件；計劃；總結；學校歷史沿革、校史、校志、大事記；各種規章制度、會議紀錄；干部任免、考核培訓；名冊、報表；學校黨員教育、理論學習、黨員示范課活動形成的材料；學期教師任課安排、總課表；學生名冊；轉學、休學、復學、留級、會考、畢業證書存根；畢業生學籍卡；教育質量評估、高校錄取名冊、試卷分析材料；課外活動、對外公開課形成的文件材料；學校運動會材料；獎學生、學科競賽獲獎材料；德育工作材料；班主任工作材料；學生常規管理材料；三好學生材料及其他獎勵活動材料；財務審計收費許可材料；固定資產統計表；綠化衛生工作文件；團組織改選、團干部任免的批復、通知；團內開展各項活動形成的材料；學生會、少先隊工作文件；學校教代會文件材料等等方方面面的內容。

三、學校檔案管理的重要性

學校檔案真實地反映學校的教研、教學和管理水平，它蘊藏著大量的珍貴信息。如果管理和利用得好，它對學校的持續發展具有深遠的意義。

3.1、反映現有教研水平，促進教學改革創新

研究教學檔案，可以充分了解學校硬件水平和軟件質量，充分反映教學設備的容納量及新舊程度，反映各教師的教學質量及生源質量。隨著教育體制改革、教學改革、教職工隊伍管理改革的深入，學校通過對教學檔案的整理研究，利用檔案管理信息和檔案數據，可為專業教師分析教學效果，提高教學方法；可在總結前期發展規律和經驗教訓的基礎上，重新整合教師資源，安排教學計劃，設置合理課程。

3.2、建立真實可靠檔案，促進教育評估進行

學校教學評估是指：依據學校的教育目標與教育標準對學校教學的主要信息進行整理，從而做出對學校辦學水平與教學質量的客觀全面的評價。開展教學評估是提高學校教育質量的一項重要舉措，而檔案是督查、評估和指導學校工作的可靠依據。實行檔案管理，可增強對學校檢查評估的真實性和準確性。利用豐富系統的檔案材料，全面準確的檔案信息，來評估教育工作的日常安排是否適宜、教育內容是否正確、教學程序是否規范等，從而對學校做出全面準確的評估，也可使評估做到有理有據，公平公正。

四、學校檔案管理工作的作用

學校檔案是學校黨政管理和教育教學管理活動有序進行的主要證明。完整的學校檔案包括了學校各項管理、教學、科研等活動中形成的原始記錄、憑證、臺賬、報表、教學、科研成果在內的各種載體檔案，通過科學的方法統一收集在綜合檔案室內，作為學校的重要信息資源之一，可以為學校開展工作提供參考和憑證，使學校、教職工、學生的合法權益得到更好的保護。

學校檔案是學校培養人才的重要依據。人才培養水平評估工作的實質就是對學校教學質量的檢驗，要體現出學校人才培養的良好水平，就必須有大量的事實材料作為參考。

學校檔案是編寫校史與德育教育的基礎。學校在成立和發展過程中記錄了許多的重要材料，可用于編寫校史或者舉辦展覽，有利于學生更好的了解校史和學校先進文化，激發學生學習熱情，樹立遠大理想。

學校檔案是衡量學校綜合管理水平與反映學校教學質量的重要途徑。學校檔案是學校各項管理工作與各職能部門的工作寫實，是隨著學校的發展逐步慢慢積攢而成，這些材料凝聚了教師的勤勞與智慧，能客觀真實反映出學校的教學質量。

五、學校檔案標準化的意義

5.1、標準化是實現學校檔案管理現代化的前提

檔案管理現代化是建立在發達的技術、明確的分工與良好協作基礎之上的。學校檔案管理工作是一個復雜的管理系統，不能僅僅依靠行政手段，需要在技術上保持完全的統一與協調。學校檔案管理標準化是通過制訂和貫徹各項標準來實現的使分工與合作有個統一的科學依據和準則，從技術上把各個部門、各個業務環節有機地聯系起來形成一個統一的有機整體，保證各項工作有條不紊地進行。如果沒有統一的標準各行其道勢必會造成混亂局面。目前實現核實計算機管理的過程中就存在著分類方法不一、著錄項目選擇與要求不統一、對“檔案”概念的理解不統一等問題。從計算機廣泛使用的今天存在這樣或那樣一些問題會影響資源共享。所以學校檔案管理標準化問題有待解決。應由國家教育主管部門在國家檔案局所制訂的檔案標準化管理的基礎上制訂出適合學校檔案工作的管理標準，作為學校檔案管理工作的依據和準則。

5.2、標準化是實現學校檔案科學管理的重要手段

科學管理指的是：根據檔案的順序與特征，運用發達的技術和科學管理制度開展檔案管理工作。科學管理要做到管理高效化、方法科學化、工作規范化、技術現代化等特點，建立起符合學校檔案工作規律與特點的檔案管理制度，使檔案工作的各個環節都按照標準化的要求來進行。各項管理制度的形成都以標準化為基礎使檔案管理規范化使每一項工作有章可循、有法可依達到高質量、高效率的目的。

5.3、標準化有利于提高學校檔案管理的質量和工作效率

國家檔案局對檔案的質量、規格、工作作了明確規定。盡管學校檔案與機關檔案在某些方面有所不同，但基本原則是一致的。這些規定和標準，同樣是學校檔案管理的重要依據。按照這些標準進行學校檔案管理就能使檔案以及各項檔案工作的質量得到可靠保證，并早日走上規范化的軌道。標準化可以以統一的、合理的、科學的狀況代替混亂的、不合理的、不科學的狀況。根據合理化的要求人力、物力、財力可以得到充分認可，減少無效勞動提高工作效率。例如，以往的組卷由于未能貫徹標準化存在著各校組卷方法和依據不一的現象。依據標準來檢查不得不重新拆卷、組卷，造成極大浪費。所以國家檔案標準化的要求必須不折不扣的貫徹執行，做到學校檔案管理規范化、標準化。

5.4、標準化是推動檔案學發展的重要條件檔案學是介于社會科學和自然科學之間的一門綜合性科學，它具有強烈的實踐性。其對象、任務和內容是研究和揭示檔案、檔案工作和檔案事業產生、形成和發展的規律研究有關檔案科學管理的原則、方法及檔案工作各個環節之間的相互關系。標準化工作的開展必將推動檔案學理論的發展而檔案學又為檔案管理標準化提供了理論指導和科學依據。

六、結束語

學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，學校不僅要加強對檔案管理的重視，還要把檔案管理作為先進發展的一種標志。學校學生檔案管理工作密切關系到每個學生的切身利益和未來發展。所以，學校領導一定要清晰的認識到檔案管理的重要性并且加大資金投入，建立健全各種規章制度并嚴格執行，注重檔案管理人員素質的提高，并積極采用現代化、數字化的管理方式和手段對學生檔案進行科學化、規范化的管理。

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