淺談企業秘書如何做好接待工作

【摘要】闡述企業秘書做好接待工作的意義和作用；分析了企業秘書應如何做好做好接待工作；提出了企業秘書以后素質提高的方向。

【關鍵詞】企業秘書；接待工作

隨著企業的不斷發展，與各大企業的交流也日益頻繁，由此而來的人員流動量逐漸加大，這就使企業的接待工作就更加重要。作為一名企業秘書，做好接待工作是本職，更是體現企業良好形象，關乎企業發展的重要工作。

一、做好接待工作的意義和作用

接待工作是企業秘書的一項重要工作。對于企業而言，經營工作是最主要的，而接待工作則是企業經營工作的重要組成部分。所以，秘書做好接待工作是企業長遠發展的需要。接待工作作為企業聯系內外的橋梁和窗口，是企業的“門面”，是單位形象的縮影，是展示實力、樹立良好形象的體現，可以為企業積累豐富的人際關系，優化了企業的發展環境，加大了合作的機會，從而推動企業發展質量的提升。

二、秘書如何做好企業的接待工作

（一）做好接待的準備工作

1、心理準備（1）誠懇的心情。秘書具有良好的待客心理，其核心就是要求秘書事事處處有強烈的“角色意識”、“服務意識”，體現出一個“誠”字。秘書往往是來賓第一個會見的人，接待態度和效果會影響來賓對本企業的看法，甚至工作的進展。所以，無論是同貴賓，還是一般業務工作聯系，秘書人員都應態度誠懇，熱情歡迎。（2）合作精神。接待工作是整個企業的事情，秘書人員不能抱著“事不關己”的態度，應要有主動協助的精神。

2、物質準備。（1）、環境準備。全力打掃衛生，讓接待的環境清潔、整齊、明亮美觀，保持空氣流通，在適當的地方放一些綠化植物，室內光線要好，室內設備布置要協調，讓來賓一走進來就感到這里的工作有條不紊而又充滿生機。（2）、辦公用品準備。貴賓室、榮譽展廳、會議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業情況的資料，各種辦公用品要提前準備好，以備不時之需。另外，茶具、茶葉要準備齊全。（3）、業務知識和能力的準備。作為領導助手的秘書人員，不僅要熟悉自己的本職工作，還要對企業的概況作大致的了解.同時，還要有較完備的本市經濟、政治、文化資料和市容市貌概況資料。（4）、了解來賓的基本情況。對來訪客人的基本情況做到心中有數，包括來賓的企業、人數、姓名、性別、年齡、職務、民族及其宗教信仰、來意、停留時間等，以方便制定接待計劃。（5）、制定接待計劃。秘書了解來賓的基本情況后，根據實際情況確定接待規格和擬定日程安排、提供經費列支。涉及到的具體內容有：主要陪同人員；主要工作人員；住宿地點、標準、房間數量；宴請時間、標準、人數；會見、會談時間、地點、參與人員。

（二）接待服務中注重良好的接待禮儀

迎來送往客人是秘書最頻繁的日常事務之一。秘書是代表企業接待來客的，其接待態度如何，直接影響著單位的形象，決定了來客對企業的印象，關系著業務能否順利進行，所以接待的基本要求有以下幾點：

1、接待客人，必須有良好的精神狀態。秘書接待來客時要主動、熱情有禮，面帶微笑，溫和親切，既落落大方，又不卑不亢。初見客人時，主動引導客人到辦公室或接待室就座，倒好茶水在再離開，離去時向客人致意。

2、引導客人，應懂的一些基本的禮節。引導客人走走廊時，秘書應該走在客人左方數步的位置前，配合步調，讓客人走在內側；引導客人上樓梯時，應讓客人走在前面，若是下樓時，讓客人走在后；引導客人乘坐電梯時，秘書先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，讓客人先走出電梯。

3，、引見介紹。秘書確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓順序應該是：向年長者引見年輕者；向女士引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時連同雙方的單位、職務一起簡單作介紹。作介紹時，應簡潔清楚，不能含糊其辭，有禮貌地以手掌示意。

（二）接待服務中注重細節 全過程負責

細節決定成敗，接待工作必須周密考慮。企業秘書要樹立“接待無小事，細節定成敗”的接待理念，面對接待工作復雜、繁瑣的各項事務，不斷提高隨機應變的能力，周密細致地安排好每一項接待內容，并對接待全過程負責。

三、重視企業秘書素質的提高

隨著社會的發展，時代的變遷，各項工作都面臨著嚴峻的考驗。作為展現企業形象的秘書來說，同樣需要不斷的學習積累，了解各方面的知識，以便更好的做好接待工作。

1、提高綜合素質。秘書是接待工作的主體，也是企業對外形象塑造的“門面”。既要求秘書要有扎實的業務理論功底和一定的管理能力，又要有深厚的知識積累和全面的協調能力，還要有嫻熟的接待組織能力和一定的統攬全局的掌控能力，更要有細致入微的服務意識。

2、提升服務能力。接待工作的好壞，直接影響到企業的對外形象。這就要求秘書在每一次的接待過程中，充分做好一切的服務工作，堅持以人為本、主動、熱情、務實高效地開展接待工作。

3、發揚四種精神。一是發揚顧全大局、密切合作的精神。二是發揚任勞任怨、無私奉獻的精神。三是發揚克己奉公、廉潔自律的精神。四是發揚真誠周到服務、禮貌敬語待客的精神，使秘書的接待工作真正樹立起對待客戶的良好工作態度。

參考文獻：

[1]吳志凌《秘書之友》2010年7月10日

[2]相照 《秘書工作》2005年第3期

[3]廖金澤 《業秘商書書課程》2003年5月1日