哈佛大學文理學院的經費使用

近幾年來，國內高校，特別是一些重點大學，各項經費包括事業經費、科研經費都在不斷上漲。與此同時，國內高校在教育經費、科研經費上出現的問題也在不斷增多，為此而身陷牢獄之災者也不乏其人。為此，筆者以哈佛大學文理學院為例，來看看美國高校是如何規定各項經費的使用范圍的，其中有不少做法或許值得國內同行借鑒。

兩大經費來源

哈佛大學文理學院可謂哈佛大學最重要的學院，下轄哈佛本科生學院、哈佛文理研究生院等多個學院。其所出臺的相關規定，在哈佛涉及面廣，也頗具代表性。

需要說明的是，在哈佛，經費管理辦法有不同層次的規定，既有來自聯邦政府的，也有來自校方的。而作為一級學院，文理學院也制定了自己的相關規定。再往下，相關系部也會有自己的規定。值得注意的是，由政府到學校再到學院這自上而下的規定，一級比一級更嚴格。反過來說，下一級的相關規定，都不會與上一級的規定相矛盾。

與其他美國高校類似，在哈佛，經費來源分為兩大類：一類為聯邦政府；除此之外的經費，統稱為非聯邦政府經費。前者一般包括美國國立衛生研究院、美國國家科學基金會、美國國防部這些來自政府部門的項目經費。后者則主要是美國國內的基金會或者行業的費用，以及來自國際上的項目經費。在哈佛，公務支出主要出自這兩項經費。

規則明確無誤

像美國所有行業和所用領域一樣，規則總是先行，而規則也是極為具體而明確的。在哈佛大學文理學院，設有專門的財務辦公室，負責制定和解釋相關的規則。我們都知道，經費的花銷，最多的是出行以及所涉及到的餐飲、住宿乃至公務接待等活動。為此，哈佛大學文理學院出臺了《旅行、公務餐與接待的經費使用辦法》。

在這個規定中，對相關問題做出了明確無誤的說明。比如，該辦法的使用對象是哈佛的員工，或者即便是非雇員，但凡是為了哈佛的公務，也在適用人員之列。再如，該辦法規定了由學院下轄的各系部來負責相應的評議、批準與報銷事務，并負責與哈佛及文理學院的相關財務人員保持聯系。當然，該辦法最主要的是規定了包括飛行、租車、使用個人車輛、住宿、飲食、公務餐、招待餐、家庭成員隨行及其隨之而來的餐飲與住宿問題等方面的規定。此外，還對各種例外的情況做出了詳細的說明。當然，報銷經費的過程既復雜又耗時，自然更加需要加以詳細說明。最后還有一些附錄，比如，如何快速訂購機票，如何快速確定酒店等，也有對招待餐的簡介說明等內容。

例外情況事先規定

經費的花銷都是有明確的規定的。若以出行為例，則離不開出行、住宿和飲食這三大事務。

以出行乘坐飛機為例，相應的規定包括：①票價：所有員工應該購買最低票價；哪怕是旅行常客，也不能因為要增加飛行里程數而影響購買最低票價。②艙位：在美國國內出行（也包括到加拿大和墨西哥），6小時之內的飛行應購買經濟艙，超過6小時可以購買商務艙；而國際航班（包括到阿拉斯加和夏威夷）可以購買商務艙。除非事先得到批準，否則一律不得購買頭等艙。③航班：凡是使用政府部門的經費，必須要乘坐美國國內的航班，可以優先考慮與哈佛有協作關系的航空代理商所推薦的航班。④升艙：如果個人是某航空公司的旅行常客，可以使用自己的飛行里程為自己升艙，回來報銷時需要予以說明。但不得使用個人里程數去購買機票，否則不予報銷。

當然，在出差過程中，最大的可能就是例外情況的出現。對此，該辦法也在事前想到了可能的應對措施。比如，如果是家屬隨行，除非事先得到文理學院主管財務院長的批準，否則不予報銷。雖然前面已經規定了公務餐的標準，但有些活動的會餐很有可能超出這個標準，比如募捐時或者招募員工時的宴請等，有時候無法控制消費，那么，凡是事先獲得批準的，則事后會予以報銷。哈佛位于波士頓，與紐約和華盛頓既相近，也來往密切。因此，學校與鐵路交通部門之間有協議，如果選擇鐵路，雖然距離近，但是可以購買公務艙。如果在美國國內乘坐火車時間超過了6小時，也可以購買頭等艙。

有益啟示

其一，哈佛大學文理學院的辦法，其指導思想和原則清晰明了：經費無論對學院還是對個人，都要花得合情合理，價格公道；同時，既不讓教工從中獲利，也不讓個人吃虧。這一思想的關鍵之處，在于既承認經費來源的重要性，同時承認個人作為經費使用者的主體地位，換句話說，管理部門既要保護經費提供者的利益，也要保護受益人即經費使用者的利益。

其二，該辦法不僅適用對象清楚，而且規定得事無巨細，且不會引發誤解或者不同的解釋。因此，凡是哈佛大學文理學院的教師和職工，都必須要看、要學這一規定，否則不僅在花費時會出問題，在報銷時更會遇到麻煩。當然，即使在哈佛，大家對這樣煩瑣的規定也會有怨言，但一般來說，大家都會認真學習并照章辦事。

其三，該辦法對于各種例外情況都作了相應的規定，而這些規定基本上是人性化的。而且，即便是那些并非規定范圍內的例外情況，要么事先審批后再加以解決，要么當回來之后在規定時間范圍內再加以說明和報告，也可以予以解決。

（作者系中央民族大學外國語學院院長）