應用GB/T 1.1-2009編制標準常見問題分析

編制標準通常要考慮兩方面的要求，一是標準結構和格式規范要求，二是標準技術內容要求。就前者而言，GB/T 1.1-2009《標準化工作導則 第1部分：標準的結構和編寫》無疑是最重要的一個標準。自GB/T 1.1—2009實施以來，在國家標準、行業標準、地方標準和企業標準的編制中得到了普遍應用。由于新標準和老標準相比有不少變化，而且新增了一些要求，對于廣大標準化人員而言，在應用GB/T 1.1-2009編制標準的過程中，容易產生一些明顯不符合要求的問題。本文試就經常出現的問題舉例展開分析，供廣大標準化工作者參考。

首先，推薦使用標準編寫模板。如果能夠熟練掌握標準編寫模板，對標準編制效率和格式規范會有很大幫助。按照標準編寫模板編制標準，在格式上會節約很多時間，可以很方便地實現封面、目次、前言、正文章條段、附錄等的編排，編輯完成后再自動更新一下目次，多數的版面要求、段落格式、頁眉頁腳、字體字號等都會很規范地編排好，一小部分有特殊要求的再稍加調整，這樣就可以得到一個很規范的標準草案。無論是國家標準、行業標準，還是企業標準，應用標準編寫模板都可以高效地編制出格式規范的標準，編制人可以把更多的時間精力放到技術內容上，有利于提高標準的整體水平。在實際操作過程中，因為word水平不高或標準編寫模板使用不熟練，所以不少使用者在應用模板時遇到問題后就一籌莫展。問題的原因有兩方面：一是不能按照標準編寫模板使用說明的要求規范操作，造成了模板設計時沒有考慮到的特殊情況，引起系統報錯、退出、死機等現象；二是在“取消保護”時的調整達不到預期目標，word操作技巧很多，重點掌握經常要實現的一些功能就可快速提升使用模板的能力，操作時應及時備份修改的文件，避免信息丟失。在模板選擇方面需要注意，不能使用老版本的模板，因為老的模板是按老標準的要求設計的，所以要盡早升級使用最新版的模板。

從標準結構方面來說，標準編制者應遵守GB/T 1.1-2009第六章“要素的起草”的要求。雖然GB/T 1.1-2009把目次列為可選要素，但是作為重要的查閱方式，目次對于標準的使用有重要意義，通常不應缺少?！皯抑枚巍笔莿傞_始標準編制工作的新人最容易出現的問題之一，要避免出現這個問題首先從標準結構和引用上理解，然后在實際編制過程中重視和關注這個問題。解決“懸置段”有多種方法，可以增加一個條目，比如總則，也可以根據上下文適當合并，也可以根據內容調整結構，以列項的方式來表述等。另外注意的一個問題是標準條款避免過分細化。標準章條段的合理劃分使得標準結構清晰、內容表述條理性強，但是如果劃分太細、層次太多，效果反而適得其反。比如有的初編標準者細化到每句話是一條，條的層次達到四五層，而內容很少，最后一層是無標題條，幾乎沒有段，這樣的標準給人的感覺只有框架沒有內容、只有樹枝沒有樹葉，可讀性和易用性都不好，必然影響下一步宣貫。GB/T 1.1—2009給出的要求是為了標準的格式規范化，最終是為更好地表述標準內容的，重點把握合理設計條的層次、反復推敲內容的劃分、學會使用列項表述這三個關鍵點，就可以使得標準的結構更加優化合理。

國際單位制的使用、公差和數值表示的問題。正確使用量和單位是標準編制的一個基本問題，標準中應只使用GB 3101-1993《有關量、單位和符號的一般原則》、GB 3102.1～13-1993《量和單位》系列標準各部分給出的單位和IEC 60027.1～7《電氣技術用字母符號》系列標準給出的單位。實際工作中，量和單位的問題出現頻率比較高。比如：220±5V是錯誤的，正確表述應為220V±15V，或(220±5)V；0～40℃是錯誤的，應為0℃～40℃；ml/Kg是錯誤的，應為ml/kg，類似大小寫問題特別容易出現；80×25×50mm或(80×25×50)mm是錯誤的，正確表述應為80mm×25mm×50mm；(65±2)%，表示帶有公差的中心值，不應使用65%±2%。

在GB/T 1.1-2009中只有“術語和定義”和其他章的編排特點不完全一樣。首先章的標題是一樣的，都是五號黑體，段前段后空一行?！靶g語和定義”的條都按照無標題條來處理，沒有帶標題條段前段后空0.5行的間距；條編號后沒有內容，另行黑體中英文術語，中間空兩個空格，不加標點符號。實際編制中，多數問題都是因為不能正確把握上述兩點而產生的。

引用其他標準應在規范性引用文件中列出標準編號和名稱，后續引用只需給出標準編號和相應的條款即可，不需列出標準名稱。例如引用GB/T 15835-2011《出版物上數字用法》這個標準，只需指出GB/T 15835-2011即可，不需列出漢字名稱。標準如果有附錄，附錄要在正文明確提出。圖、表、公式一定要在標準中被提及，帶編號示例也應被提及。引用資料用詞要恰當，例如引用資料性附錄用詞為“參見”，規范性附錄為“見”。

下面這些問題出現的頻率也是比較高的，需要給予足夠的重視。“應避免無標題條再分條”，這在GB/T 1.1-2009前言中與2000版相比，主要技術變化的第一項就明確列出，需要引起注意。列項應由一段后跟冒號的文字引出，不能直接在標題下列出，列項不分段。條的設置至少要兩條，即如果沒有5.2，就不要設置5.1，這一點上不同于表號設置，比如附錄B只有一個表，表題也要用五號黑體設為：“表B.1型號列表”。雖然標準編寫模板能夠自動完成多數排版，但是依然需要手動來進行必要的調整，比如：表內文字為小五號宋體，圖內文字為六號宋體；圖前表后空一行；跨頁表格增加表標題續和表頭等。

對于企業標準化人員而言，本文的作用可能要更多一些，因為企業標準在內部發行，不同于國家標準、行業標準通過出版社來發行，所以沒有專門的出版機構在標準的結構和格式上把關，這就需要企業標準化人員在標準格式上花更多的時間精力，以避免出現明顯的和令人尷尬的錯誤。通過對多家企業標準編制工作的分析總結，下面的思路可供企業參考實施：首先，要對參與標準編制的人員實施統一培訓，內容包括GB/T 1.1-2009標準講解、如何使用標準編制模板等；其次，由標準化部門組織編制兩個示范性的標準，評審后作為規范性的樣本；再次，如果本企業標準化資源不夠，可請外部專家幫助審查，同時帶動和提升企業的標準編制水平。

應用GB/T 1.1-2009編制標準涉及的內容很多，本文探討的只是一部分。上述多數問題都由很多實際問題歸納總結而來，由于篇幅所限，不再展開分析。