疾控中心科技檔案管理中存在的問題和解決措施

【摘要】疾控中心科技檔案管理工作是一項科技性、專業性很強的工作。隨著醫療體制改革改革開放的不斷深入，疾控中心工作職能的不斷轉變，疾病監測和食品衛生、職業衛生、放射衛生和環境衛生等領域發展也在不斷變化，疾控中心科技檔案的管理面臨著新的考驗，因此疾控中心科技檔案的開發和利用工作已成為檔案室管理工作的重要課題。

【關鍵詞】科技檔案；管理；問題；措施

疾控中心科技檔案成為了衛生人才建設的重要基礎。如何根據疾控中心科技檔案的基本特征，最大限度地發揮疾控中心科技檔案的作用，成為了疾控中心科技檔案管理的重要問題。檔案室檔案如何收集，整理和利用；良好的為疾控中心科技工作服務，是目前疾控中心管理工作中心的重要組成部分。

一、存在問題

（一）科技檔案管理制度不完善

大部分疾控中心對納入檔案管理的內容沒有明確的要求和統一的管理模式和標準，也沒有制定統一的立卷歸檔制度。各個疾控中心根據自己的理解和實踐在進行著科技檔案的管理，也有的疾控中心是根據某項工作要求而制定的標準，使許多應該納入管理的科技檔案資料沒有納入管理工作中去，也沒有把科技檔案管理納入到目標管理考核方案中去。

（二）對科技檔案的特征性認識不足

科技檔案最突出的特征性就是專業特性，它使科技檔案在形成領域上明顯區別于其他檔案，它也是實現科技檔案科學管理和歸檔的重要依據，比如，我中心科技檔案工作的不確立，科技專業檔案和其他綜合檔案未分開。造成科技檔案的管理、分類歸檔雜亂，成套性缺乏。而且科技的多樣性導致了科技檔案在種類上手段復雜，現實利用率低，從而造成科技檔案在收集、分類保管、統計分析、鑒定利用各項管理環節脫節。不能突出專業特性。

（三）內容不豐富，門類不齊全，結構不完善

科技檔案內容很單一，門類少，衛生系統在平時的管理中，只重視衛生專業技術人員的素質的提高和培養，其它專業技術人員的進修學習和人才培養方面的投入相對薄弱，所以造成科技檔案的結構不完善。同時在衛生專業技術科技檔案管理過程中對應急處置、重大事件保障方面的科研檔案數量很少。公開發表的科技論文及其原始資料的收集；課題從立題至結題期間所有相關資料的收集不全面、不準時，致使科技檔案收集效率不高。遠遠不能適應當前疾控中心在新醫療體制改革下對科技檔案利用的需求，完全是名不副實的。

（四）科技檔案利用反饋率不理想，知名度低

因疾控中心工作是以預防為主，故中心工作人員的科技檔案意識相對較淡薄，不夠重視檔案利用的反饋工作，因而不能從反饋信息中發現科技檔案存在的問題。長期以來科技檔案人員起一個收集管理的作用，不主動為疾控中心各業務科室服務，致使知名度低，得不到理解和支持。加之近幾年疾病預防控制中心職能的轉變，檔案人員變動頻繁，兼職的較多，專業素質缺乏，不能系統、準確地對科技檔案信息匯編和分析研究，不能運用現代化技術手段為疾控中心提供有價值的編研成果。

二、解決措施

針對上述存在的問題，本人認為應當采取以下措施。

（一）建立和完善科技檔案管理制度，實行規范化、制度化管理

從科技檔案的歸檔到整理、鑒定、保存管理、利用等每一個環節都應有具體而明確的規定，結合疾控中心業務工作實際制定檔案管理一系列制度和辦法，內容應包括：第一、制定中心科技檔案工作人員的職能，確保科技檔案管理工作的落實；第二、制定科技檔案管理工作的考核內容及考核辦法。考核的內容主要是資料收集、編制是否做到齊全、完整、規范和準確、質量是否滿足規定要求、責任是否落到實處以及檔案管理制度的執行情況；第三、規定科技技術資料的收集、編制的范圍，以保證科技檔案歸檔率、完整率和準確率達到規定要求，使科技檔案工作變分散管理為集中管理。

（二）更新思維，提高科研檔案管理水平

隨著現代化科學技術的突飛猛進，科技檔案管理面臨著適應科技發展的需求問題。首先要用創造性思維加強科技檔案管理工作。要有變化意識、發展意識、人力資源意識，以適應當今疾病預防控制機構的工作需要，實現科技檔案信息化管理及處理，為利用者提供方便。

（三）堅持服務機制創新，主動開發科技檔案服務預防控制工作

科技檔案工作的服務性是賴以存在和發展的基本因素，而提高科技檔案的查閱率、準確率，拓展服務方式，要通過各種途徑廣泛收集科技檔案資料，使科技檔案更具有專業性特點，以滿足疾控中心各部門及醫、技、護人員對科技檔案利用的需求，通過提供簡便、快捷的檔案服務，達到推進科技檔案服務機制創新。不斷豐富疾控中心檔案，全面認識科技檔案的利用價值，是科技檔案部門服務水平高低的標志。

（四）要加強宣傳，擴大影響力

疾控中心檔案管理部門要積極通過OA辦公系統、中心網站網頁、宣傳欄、大小業務會議等做好宣傳工作，向疾控中心醫、技、護及專業技術人員人員宣傳中心檔案部門的工作性質、職能，科技檔案工作在預防、控制、醫療、科研方面發揮的積極作用，增強中心人員的檔案意識，提高他們對疾控中心科技檔案工作重要性的認識，自覺地支持配合中心檔案部門的工作，利用權威人士、知名人士的效應，促使疾控中心各部門對檔案工作的了解和重視，讓更多的人了解科技檔案，進而讓更多的人利用科技檔案。

（五）努力營造良好的外部環境和氣氛，創新服務方式

疾控中心檔案部門首先應打破被動式服務，除積極主動提供科技檔案為疾控中心各項科技活動服務外，還應不斷強化參與意識，為疾控中心的科技發展建設獻策，保持疾控中心各部門的經常性接觸，增強良好的人際關系，以使為科技檔案部門的發展創造良好的、寬松的外部環境。

總之，隨著疾控中心職能的轉變，科技檔案工作的運作機制也將隨之變化，因此，中心檔案部門應當努力做好科技檔案工作，為疾病預防控制工作服務，為疾控中心的改革和發展發揮積極的作用。

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