數字管理平臺下的現代檔案管理體系發展趨勢

摘要：伴隨互聯網通信技術的日趨成熟，數字檔案管理制度也變得越來越完善。在數字管理平臺下，現代檔案管理工作已經形成了一套系統、完善、健全的管理機制，新檔案管理制度的出現沖擊著我國傳統檔案管理模式，即將全面代替過去紙質檔案管理方式。本文從現代檔案管理體系的現狀和優越性入手，就數字管理平臺下的現代檔案管理體系發展趨勢做了探討。

關鍵詞：數字管理平臺；檔案管理；數字化；發展趨勢

進入新世紀以來，我國檔案管理工作伴隨計算機技術、信息技術的成熟而出現了重大變化，以電子文檔為主的檔案管理工作日趨增多，時至今日已成為檔案管理工作中不可缺少的一部分，我們甚至可以預計在未來一段時間內，這一檔案管理方式必然會替代原有紙質檔案管理方式。但面對日益激烈的市場競爭，數字化檔案管理工作要想得到持續、穩定的發展，還需檔案管理人員具備先進的管理技術和前衛的管理思想，從根本上轉變傳統紙質檔案管理模式，從而達到提高檔案管理效率、擴大檔案利用價值的優勢。

一、現代檔案管理體系現狀及優勢

所謂現代檔案管理體系主要指的是在近幾年的檔案管理工作中通過整理、歸納、總結得出的一種檔案管理體系，包含了檔案資源的收集、鑒別、分類、管理、保存、查閱等一系列工作在內的綜合處理方式。這種檔案管理策略與傳統的檔案管理工作唯一的區別在于，這種檔案管理工作中引入了計算機技術、信息技術，是將紙質檔案轉變成為電子文檔，利用計算機數據庫建立一個相應的電子檔案室，從而實現資源共享與利用的綜合內容，在很大程度上提高了檔案信息的利用率。

這種檔案管理模式與過去紙質檔案管理工作相比較，優勢非常突出，主要表現在：傳統的檔案管理工作普遍采用紙質檔案媒介的方式來保存檔案，而紙質檔案在長期的保存中很容易滋生蟲蛀、產生磨損，最終導致檔案信息丟失。其次，紙質檔案在保存之中保存時間不會長久且還會占用大量的空間，不利于人們對相關信息的檢索，因此管理方式和效果都不算太好。而現代檔案管理模式則有效的克服了這些問題，他在數字技術、信息技術和計算機技術的支撐下，可以實現長久、有效的保存檔案信息，且不會因為蟲蛀以及磨損而導致信息丟失。同時，現代檔案管理工作是以電子媒介為主的，在存儲中只需要一個小小的硬盤就能解決各種問題，減少檔案管理紕漏，有效的提升檔案管理質量。

二、現代檔案管理體系的完善措施分析

在檔案管理工作中，我們要明確的認識到雖然我國檔案管理工作已經基本上實現了數字化管理，但是在個別企業或者單位的檔案管理中仍然是以紙質檔案為主的，這些現象的存在說明數字檔案并沒有全面覆蓋當今檔案領域。除此之外，在檔案管理一些企業和單位因為內部設施配置不全、檔案管理體系不完善等問題仍然普遍存在，嚴重影響和制約著檔案管理工作的開展。因此，在社會發展的關鍵時期，如果要想更好的提高檔案管理質量和效率，就必須要加快數字化檔案事業的發展進度，搭建科學、健全、完善的檔案管理平臺，從而切實有效的實現檔案管理信息化、數字化和現代化。

在具體的工作中，要想實現檔案管理體系的健全與完善發展，就必須從計算機軟件、硬件以及信息技術著手。首先，在確保計算機軟件配置的科學性與合理性，對計算機軟件的功能、性能進行分析。其次，在分析計算機硬盤是否能夠滿足未來檔案管理和存儲需要。最后，優化企業內部信息系統，從而讓企業檔案資料更加全面和方便，有利于日后檢索和使用。

三、數字化管理平臺下現代檔案管理的發展趨勢

新世紀以后，檔案管理基本實現了信息化與數字化。然而國內各企業、各部門在利用信息化技術來管理檔案時，往往存在很多問題。在深究問題產生的原因之后，普遍認為企事業單位在開展檔案信息化管理工作時必須要加強對管理設備、管理方法以及管理技術的重視，不斷引進新的管理技術、更新管理設備、優化管理體制，促進現代檔案管理的長足發展。

1、檔案管理手段將繼續創新，不斷深化

在數字化、信息化的大趨勢的推動下，檔案管理工作勢必受到重要影響，傳統檔案管理手段將逐漸被業界摒棄，取而代之的是全程數字化管理模式，無論是從檔案管理理念到檔案管理辦法，都將隨著信息時代的發展，步步緊追，在這一探索的過程中，不斷進行深化、改革和創新，從而適應新的信息環境。未來的發展趨勢要求檔案管理工作更為簡便、快捷，確保工作效率和質量，因此在檔案編制、統計、調研等諸多管理環節上都將優化改進，實現全自動整合、檢索、統計確保多項檔案管理業務間的無縫鏈接，實現云端推送服務和覆蓋更為廣泛的網絡資源共享，這一系列變革，將帶動檔案管理工作又上一個新的臺階。

2、檔案管理辦法將不斷推陳出新

隨著時代的發展、數字信息概念的普及，檔案界的學術研究也將出現新理論、新思路，加之檔案管理軟件的研發層出不窮，檔案管理辦法勢必打破傳統一枝獨秀的局面，呈現百花齊放的態勢，這種現象有助于業界人士展開深入的討論，并通過理論聯系實際的方法對新產生的檔案管理辦法有更深入的了解，做到取其精華去其糟粕，使之成為經得起實踐檢驗、為檔案界所推崇的新型管理辦法。這種良好的局面將不斷循環演變下去，預示著我國檔案管理水平走向成熟。

3、檔案管理制度將變得更加規范、完善

檔案管理體系的構建，是一項融合了檔案基礎設施建設、檔案管理組織機構設置、檔案設置、檔案管理制度確立等多項任務整合的系統性工作，在未來的發展過程中，要求檔案管理制度更為規范、完善，這也是檔案管理工作的核心。檔案管理制度的規范和完整，能夠為檔案管理工作提供可靠的業務支撐，縱觀我國目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數字管理平臺的籠罩下，還需要對檔案管理制度進行更深層次的規范和調整，使其適應數字信息的發展需求，特別是加強對電子文檔的保存、數據交換、技術鑒定、資源共享等眾多業務的規范，這些均是未來檔案管理制度發展過程中亟待解決的問題。

四、結束語

在數字管理的平臺下，應用現代化的檔案管理體系是企業未來檔案管理發展的必然趨勢，傳統的檔案管理體系主要是利用紙質形式對資料進行整理與管理，這種形式不利用檔案資料的長期保存，也不利于提高檔案管理的效率。現代檔案管理模式，主要是利用計算機互聯網技術以及數字管理模式對檔案資料進行收集、整理、管理以及搜索，這種方式不但提高了檔案資料的利用率，還節約檔案放置的空間，節約了企業管理的資金，有利于提高企業的經濟效益。

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