淺議電力設(shè)計工程檔案信息化管理與應(yīng)用

摘要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機軟硬件技術(shù)和現(xiàn)代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當今社會，我國的信息化已經(jīng)進入了穩(wěn)定發(fā)展期，檔案信息化也在不斷地向前推進。本文以電力設(shè)計行業(yè)為例，研究了信息化背景下如何實現(xiàn)電力設(shè)計工程檔案管理上升到更高層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，旨在實現(xiàn)電力設(shè)計工程檔案管理方便、準確、快捷的發(fā)展，提高其服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;管理

前言

檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務(wù)的一項業(yè)務(wù)系統(tǒng)，它深深植根于人類社會的生產(chǎn)、生活之中，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域，在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。隨著電子系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)處理的電子化，電力設(shè)計工程也實現(xiàn)了計算機輔助和網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計作業(yè)，設(shè)計成果產(chǎn)生了大量的電子化計算機文件。但電力設(shè)計工程檔案信息化管理水平還比較低，網(wǎng)絡(luò)化和管理自動化方面還有明顯的不相適應(yīng)之處，還需要加強檔案信息資源自動處理數(shù)據(jù)能力。

1、電力設(shè)計工程檔案信息化建設(shè)研究

檔案是重要的社會信息資源，檔案信息化是全社會信息化建設(shè)的重要組成部分。尤其是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，極大地促進了檔案信息資源的現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)化傳播與利用，使檔案管理向著現(xiàn)代化、信息化方向迅速發(fā)展，我國檔案信息化建設(shè)的開展正在使檔案工作的現(xiàn)代化邁上新的臺階。

電力設(shè)計工程由于具有復(fù)雜度高、卷冊復(fù)雜、圖紙多等特點，檔案信息化建設(shè)應(yīng)以信息技術(shù)創(chuàng)新為理念，以技術(shù)與管理并重為原則，以技術(shù)管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)為導(dǎo)向，為電力設(shè)計建設(shè)一套標準和規(guī)范相統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源管理自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，使之更好的為企業(yè)信息化建設(shè)的整體要求服務(wù)。

2、電力設(shè)計工程檔案信息化管理

2.1總體規(guī)劃、統(tǒng)一部署

部分電力設(shè)計單位在檔案信息化建設(shè)過程中采用了總體規(guī)劃、統(tǒng)一部署、集成化應(yīng)用的做法，通過把檔案信息化管理納入到相關(guān)單位的全局信息化建設(shè)過程中，將檔案信息作為單位信息資源的重要組成部分來實行統(tǒng)一管理。這樣不僅解決了檔案業(yè)務(wù)管理的現(xiàn)代化，而且解決了伴隨電子政務(wù)產(chǎn)生的電子文件的實時歸檔等問題。檔案利用者根據(jù)各自的權(quán)限隨時可以查詢到其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，即實現(xiàn)了電子文件“生成一處理一收集整理一移交歸檔一檔案管理一檢索利用”全過程管理[1]。

2.2重點突破，落實到位

電力設(shè)計工程檔案工作任務(wù)繁重、業(yè)務(wù)復(fù)雜，選擇重點突破、示范應(yīng)用并加強落實的實施方法是非常有效的。如我國某電力設(shè)計工程檔案管理，制定了整體信息化建設(shè)戰(zhàn)略與規(guī)劃的基礎(chǔ)上，按照“收集一編目一整理一加工轉(zhuǎn)化一保管一利用”的業(yè)務(wù)流程，開發(fā)和實施支持檔案業(yè)務(wù)管理的信息系統(tǒng)，他們采用自主研發(fā)和“外包”實施相結(jié)合的技術(shù)路線，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，保證系統(tǒng)設(shè)計人員、開發(fā)人員與檔案業(yè)務(wù)管理人員能夠進行充分溝通，明確需求，統(tǒng)一目標，先后成功實施了檔案數(shù)字化制作系統(tǒng)、全文信息數(shù)字化管理系統(tǒng)、數(shù)字化存儲系統(tǒng)、檔案數(shù)字化利用系統(tǒng)等。目前以上各個信息系統(tǒng)已經(jīng)在該單位內(nèi)部保持良好的運行狀態(tài)，使得該單位工程檔案管理在編目、加工轉(zhuǎn)化、保暫、利用、數(shù)字化等業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)上實現(xiàn)了自動化處理和信息化管理，大大提高了檔案工作者的管理水平，提高了檔案信息服務(wù)利用的效率。不足之處是增大了IT資源管理難度。

2.3需求推動、分步實施

地理設(shè)計工程檔案信息化建設(shè)在全局規(guī)劃的基礎(chǔ)上采取分布實施策略，也是開展檔案信息化管理的主要思路之一。如某電力設(shè)計工程檔案管理，采取了“需求推動、分步實施”的信息化應(yīng)用策略，首先選擇了業(yè)務(wù)繁忙、工作量大、檔案管理部分作為首期網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的突破口，針對該部分檔案管理業(yè)務(wù)定制開發(fā)管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)的成功實施與應(yīng)用，大大提高了業(yè)務(wù)人員的工作效率和管理水平，如盤點、入庫及轉(zhuǎn)出等流程環(huán)節(jié)，采用了無限條形碼掃描技術(shù)，實現(xiàn)了對館藏檔案數(shù)量的準確統(tǒng)計、規(guī)范化管理和高效率的盤點。

對于電力設(shè)計的其它檔案信息的管理，軟件開發(fā)人員將軟件開發(fā)中大量的重復(fù)性的體力勞動變?yōu)椤澳X力勞動+編程技巧”，增加軟件開發(fā)的高附加值。在周密的系統(tǒng)設(shè)計和嚴謹?shù)能浖_發(fā)之后，該單位又開發(fā)了一個較為統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，并應(yīng)用于工程資料管理的各個部分，取得了良好的運行效果[2]。

3、電力設(shè)計工程檔案應(yīng)用分析

3.1建立相應(yīng)的電子文件管理規(guī)章制度

為了適應(yīng)檔案信息化管理的需要，規(guī)范檔案一體化管理工作，建立了相關(guān)的規(guī)章制度。管理制度的建立對電子文件管理體制和職責(zé)、電子文件的收集歸檔和移交、電子檔案的保管、利用和統(tǒng)計等方面做出了詳細規(guī)定。為逐步推進和完善檔案信息化管理奠定了基礎(chǔ)。

3.2制定檔案信息化和文檔一體化實施方案

結(jié)合電力設(shè)計工程的特點，經(jīng)過認真研究檔案信息化發(fā)展方向，并根據(jù)工程的實際需要，項目負責(zé)人提出了檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循總體規(guī)劃、分步實施、業(yè)務(wù)驅(qū)動、滾動發(fā)展的原則，逐步實現(xiàn)了“文檔一體化”、“利用網(wǎng)絡(luò)化”、“開發(fā)知識化”的目標，其建設(shè)內(nèi)容包括：搭建網(wǎng)絡(luò)平臺、配置信息化設(shè)備、積累檔案數(shù)字化信息資源、開通文檔一體化、建立和完善規(guī)章制度等方面，最終將檔案信息化項目定位為：管理系統(tǒng)是手段、資源積累是核心、信息共享是目的、規(guī)章制度是保障、人力資源是關(guān)鍵。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1檔案管理信息系統(tǒng)總體框架圖

3.3工程檔案信息化工作

電力設(shè)計工程中的大量檔案，要實現(xiàn)信息資源的積累和共享，就必須進行信息化工作。

首先進入檔案管理信息系統(tǒng)創(chuàng)建分類模式，創(chuàng)建好相應(yīng)的案卷目錄、卷內(nèi)目錄及歸檔文件目錄，創(chuàng)建完畢以后進人檔案管理部分，把與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的目錄錄入信息系統(tǒng)[3]。

對于以上錄入的電子文檔可用添加附件的形式加入檔案正文，添加附件的首要條件是用戶已經(jīng)有了電子版的檔案，如：電子發(fā)文文件、電子收文文件、通過掃描或錄像制作成的能被計算機識別的數(shù)字信息，可嵌入Netcase中打開的文檔格式，比如：WORD文檔、PDF文檔，TXT文本等。可利用高速掃描儀自帶的掃描軟件生成圖片式PDF電子文件，以這種格式存儲的文件保證了數(shù)字檔案的原始性，生成以后任何人無權(quán)修改具體的內(nèi)容。附件可以單個附加，也可以批量附加，不過批量附加的時候要求附件名必須與系統(tǒng)內(nèi)電子檔案目錄對應(yīng)的檔號一致。通過這種方式就可以建立完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫。

3.4電力工程檔案信息化管理簡要評價

（1）方便、直觀的顯示及打印：為使用戶在最短時間內(nèi)熟悉系統(tǒng)，采用了直觀的瀏覽界面，使用戶一目了然;同時可直接打印瀏覽界面，所見即所得。

（2）完善的權(quán)限管理：通過權(quán)限管理，可以方便地實現(xiàn)分布式的檔案管理，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享。

（3）兼容新舊檔案管理：本系統(tǒng)既支持原有的以案卷為單位的管理模式，同時也支持最新的歸檔文件整理標準，即以件為單位的管理模式。

（4）檢索方便：大大減少了利用檔案信息人員的等候時間，以前幾個小時甚至幾天查不到的檔案，現(xiàn)在片刻就能查到，使檔案利用產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

4、結(jié)語

隨著信息社會的高速發(fā)展，建立電力設(shè)計工程檔案信息化管理是適應(yīng)社會發(fā)展的必然要求，也是發(fā)展檔案事業(yè)的必由之路。我們只有不斷探索檔案管理的現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，才能從根本上提高檔案信息服務(wù)水平，才能確保電力事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻：

【1】張軼洪.電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源的整合研究[D].安徽大學(xué)"2011

【2】陳堅.檔案管理活力的思維源泉——創(chuàng)造性思維[J].檔案與建設(shè).2012（09）：10-11

【3】陳峰.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].硅谷.2010（22）：25～26

作者簡介：

梁仁康（1980.09-），男（壯族），廣西南寧人，本科，從事電力設(shè)計工作。