淺議電力設計工程檔案信息化管理與應用

摘要：在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件技術和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會，我國的信息化已經進入了穩定發展期，檔案信息化也在不斷地向前推進。本文以電力設計行業為例，研究了信息化背景下如何實現電力設計工程檔案管理上升到更高層次的檔案信息網絡化管理，旨在實現電力設計工程檔案管理方便、準確、快捷的發展，提高其服務質量和工作效率。

關鍵詞：檔案;信息化;管理

前言

檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統，它深深植根于人類社會的生產、生活之中，與人類社會發展同步，并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產、生活的各個領域，在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。隨著電子系統的網絡化，數據處理的電子化，電力設計工程也實現了計算機輔助和網絡化設計作業，設計成果產生了大量的電子化計算機文件。但電力設計工程檔案信息化管理水平還比較低，網絡化和管理自動化方面還有明顯的不相適應之處，還需要加強檔案信息資源自動處理數據能力。

1、電力設計工程檔案信息化建設研究

檔案是重要的社會信息資源，檔案信息化是全社會信息化建設的重要組成部分。尤其是計算機和網絡技術在檔案行業得到了廣泛應用，極大地促進了檔案信息資源的現代化管理和網絡化傳播與利用，使檔案管理向著現代化、信息化方向迅速發展，我國檔案信息化建設的開展正在使檔案工作的現代化邁上新的臺階。

電力設計工程由于具有復雜度高、卷冊復雜、圖紙多等特點，檔案信息化建設應以信息技術創新為理念，以技術與管理并重為原則，以技術管理統領信息技術為導向，為電力設計建設一套標準和規范相統一的信息網絡，實現檔案信息資源管理自動化、網絡化、數字化，使之更好的為企業信息化建設的整體要求服務。

2、電力設計工程檔案信息化管理

2.1總體規劃、統一部署

部分電力設計單位在檔案信息化建設過程中采用了總體規劃、統一部署、集成化應用的做法，通過把檔案信息化管理納入到相關單位的全局信息化建設過程中，將檔案信息作為單位信息資源的重要組成部分來實行統一管理。這樣不僅解決了檔案業務管理的現代化，而且解決了伴隨電子政務產生的電子文件的實時歸檔等問題。檔案利用者根據各自的權限隨時可以查詢到其權限范圍內的檔案信息，即實現了電子文件“生成一處理一收集整理一移交歸檔一檔案管理一檢索利用”全過程管理[1]。

2.2重點突破，落實到位

電力設計工程檔案工作任務繁重、業務復雜，選擇重點突破、示范應用并加強落實的實施方法是非常有效的。如我國某電力設計工程檔案管理，制定了整體信息化建設戰略與規劃的基礎上，按照“收集一編目一整理一加工轉化一保管一利用”的業務流程，開發和實施支持檔案業務管理的信息系統，他們采用自主研發和“外包”實施相結合的技術路線，充分發揮各自的優勢，保證系統設計人員、開發人員與檔案業務管理人員能夠進行充分溝通，明確需求，統一目標，先后成功實施了檔案數字化制作系統、全文信息數字化管理系統、數字化存儲系統、檔案數字化利用系統等。目前以上各個信息系統已經在該單位內部保持良好的運行狀態，使得該單位工程檔案管理在編目、加工轉化、保暫、利用、數字化等業務管理環節上實現了自動化處理和信息化管理，大大提高了檔案工作者的管理水平，提高了檔案信息服務利用的效率。不足之處是增大了IT資源管理難度。

2.3需求推動、分步實施

地理設計工程檔案信息化建設在全局規劃的基礎上采取分布實施策略，也是開展檔案信息化管理的主要思路之一。如某電力設計工程檔案管理，采取了“需求推動、分步實施”的信息化應用策略，首先選擇了業務繁忙、工作量大、檔案管理部分作為首期網絡化應用的突破口，針對該部分檔案管理業務定制開發管理信息系統。該系統的成功實施與應用，大大提高了業務人員的工作效率和管理水平，如盤點、入庫及轉出等流程環節，采用了無限條形碼掃描技術，實現了對館藏檔案數量的準確統計、規范化管理和高效率的盤點。

對于電力設計的其它檔案信息的管理，軟件開發人員將軟件開發中大量的重復性的體力勞動變為“腦力勞動+編程技巧”，增加軟件開發的高附加值。在周密的系統設計和嚴謹的軟件開發之后，該單位又開發了一個較為統一的檔案管理信息系統，并應用于工程資料管理的各個部分，取得了良好的運行效果[2]。

3、電力設計工程檔案應用分析

3.1建立相應的電子文件管理規章制度

為了適應檔案信息化管理的需要，規范檔案一體化管理工作，建立了相關的規章制度。管理制度的建立對電子文件管理體制和職責、電子文件的收集歸檔和移交、電子檔案的保管、利用和統計等方面做出了詳細規定。為逐步推進和完善檔案信息化管理奠定了基礎。

3.2制定檔案信息化和文檔一體化實施方案

結合電力設計工程的特點，經過認真研究檔案信息化發展方向，并根據工程的實際需要，項目負責人提出了檔案信息化建設應遵循總體規劃、分步實施、業務驅動、滾動發展的原則，逐步實現了“文檔一體化”、“利用網絡化”、“開發知識化”的目標，其建設內容包括：搭建網絡平臺、配置信息化設備、積累檔案數字化信息資源、開通文檔一體化、建立和完善規章制度等方面，最終將檔案信息化項目定位為：管理系統是手段、資源積累是核心、信息共享是目的、規章制度是保障、人力資源是關鍵。系統結構如圖1所示。

圖1檔案管理信息系統總體框架圖

3.3工程檔案信息化工作

電力設計工程中的大量檔案，要實現信息資源的積累和共享，就必須進行信息化工作。

首先進入檔案管理信息系統創建分類模式，創建好相應的案卷目錄、卷內目錄及歸檔文件目錄，創建完畢以后進人檔案管理部分，把與紙質檔案相對應的目錄錄入信息系統[3]。

對于以上錄入的電子文檔可用添加附件的形式加入檔案正文，添加附件的首要條件是用戶已經有了電子版的檔案，如：電子發文文件、電子收文文件、通過掃描或錄像制作成的能被計算機識別的數字信息，可嵌入Netcase中打開的文檔格式，比如：WORD文檔、PDF文檔，TXT文本等。可利用高速掃描儀自帶的掃描軟件生成圖片式PDF電子文件，以這種格式存儲的文件保證了數字檔案的原始性，生成以后任何人無權修改具體的內容。附件可以單個附加，也可以批量附加，不過批量附加的時候要求附件名必須與系統內電子檔案目錄對應的檔號一致。通過這種方式就可以建立完整的電子檔案數據庫。

3.4電力工程檔案信息化管理簡要評價

（1）方便、直觀的顯示及打印：為使用戶在最短時間內熟悉系統，采用了直觀的瀏覽界面，使用戶一目了然;同時可直接打印瀏覽界面，所見即所得。

（2）完善的權限管理：通過權限管理，可以方便地實現分布式的檔案管理，實現檔案信息的網絡化共享。

（3）兼容新舊檔案管理：本系統既支持原有的以案卷為單位的管理模式，同時也支持最新的歸檔文件整理標準，即以件為單位的管理模式。

（4）檢索方便：大大減少了利用檔案信息人員的等候時間，以前幾個小時甚至幾天查不到的檔案，現在片刻就能查到，使檔案利用產生質的飛躍。

4、結語

隨著信息社會的高速發展，建立電力設計工程檔案信息化管理是適應社會發展的必然要求，也是發展檔案事業的必由之路。我們只有不斷探索檔案管理的現代化管理，實現檔案信息化建設，才能從根本上提高檔案信息服務水平，才能確保電力事業的穩步發展。

參考文獻：

【1】張軼洪.電子政務環境下檔案資源的整合研究[D].安徽大學"2011

【2】陳堅.檔案管理活力的思維源泉——創造性思維[J].檔案與建設.2012（09）：10-11

【3】陳峰.論電子信息技術在檔案管理中的應用[J].硅谷.2010（22）：25～26

作者簡介：

梁仁康（1980.09-），男（壯族），廣西南寧人，本科，從事電力設計工作。