淺談電子檔案的保護問題

摘 要：由于電子檔案本身的特點，自其出現伊始，就在一定層面上決定它在自身的保護方面存在較大的問題和困難。本文認為電子檔案要發揮其憑證作用與法律效力，就要保證其具有原始性與真實性，并從技術、法律、制度等三個方面來保障。

關鍵詞： 電子檔案；原始性與真實性；保護

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 06-0000-01

電子技術作為現代科學技術發展的產物，其在現代人的工作和生活中發揮重要的作用。近年來，電子技術被廣泛應用于教育教學管理中，使得教育教學管理不斷朝著數字化、信息化發展。檔案管理是高校教學管理工作的主要內容之一，其在保障高校教育教學活動正常秩序中發揮巨大的作用。隨著我國高校信息化建設不斷推進，電子檔案在高校檔案管理中的應用范圍不斷擴大，但相比傳統紙質檔案，其在管理的法律效力、原始性、保密性等方面存在較大爭議。

眾所周知，電子文件是依賴系統而存在的資源，具有存儲密集性、資源共享性、載體不確定性等特點，且電子文件在傳輸、儲存過程中容易受外界因素的影響，比如病毒感染、系統崩潰、存盤損毀等因素可造成文件資源大量丟失。此外，電子文件可以進行無痕改動，容易被人為改動或竊取，嚴重威脅文件資源的安全性。

當前高校應用電子檔案存在主要問題有：（1）電子信息量龐大，自動化管理程度低，總體管理難度大，容易造成信息丟失，十分不利于檔案及資料的保密。（2）高校電子檔案管理機制不完善，容易出現檔案或信息外泄，導致相關人員合法權益受到侵害。而隨著人民對知識產權和檔案保護意識不斷增強，電子檔案管理弊端容易引發法律糾紛。因此，如何運用法律手段保護電子檔案的原始性與真實性，確保高校檔案的安全性是高校檔案管理工作的一個重要課題。

一、分析電子檔案管理的困境

電子檔案的產生和大量應用，在檔案管理領域，記錄方式以及文檔載體的形式不斷翻新，有許多已轉化為電子檔案。由于電子文件本身存在著技術手段難以克服的缺陷，電子文件的真實性和可靠性始終是電子文件檔案化管理中的一大難題。

（一）難以確保有效性。概括而言，電子檔案同時具備可適用性、可理解性，且囊括信息存儲可靠性、可被識別性及信息完整性等總稱為有效性。

（二）難以確認電子檔案真實性及原始性。于確認電子檔案內容、信息結構及其背景資料均與原始信息相互保持一致后，可稱為電子檔案的真實性以及原始性，其中，真實性既可作為電子檔案使用時的法律依據，也被視為能否有效使用的判別依據。

（三）難以確保安全性。電子檔案于正常使用下無被泄露以及使用價值受損等狀況出現可稱為安全性。

二、電子文件管理中對電子文件的保護

（一）高校檔案歸檔的方式保護。由于文件采用電子編碼技術，因此要保證電子檔案于傳輸與處理環節中均無紕漏出現，意在確保電子檔案部門收到具備完好性、原始性及準確性的文件，這也是電子檔案失蹤被視為法律依據的條件之一。

（二）維持檔案歸檔時的時間。針對高校電子檔案而言，具有針對性的劃分兩種，即一類為檔案辦理完畢后隨即便予以歸檔，而另一類則于某一特定時間點或周期內予以統一歸檔。

（三）維護檔案收集途徑。高校電子文件在收集方式可借助校園網，開通電子文件歸檔傳遞網線。

（四）高校檔案保管方式的保護。因現代電子技術的更新速度加快，電子檔案在日常保管中需繼續借助計算機，且為提高保管質量，需對計算機設備進行優化改造，以便于滿足當前高端電子技術的應用需求，同時必須對電子檔案進行定期檢測和拷貝，以確保檔案的可靠性和安全性。

（五）高校檔案利用方式的保護。具有針對性的保護電子檔案。針對內同尚且不完全開發的檔案，不適用拷貝方式獲取；針對可以采用拷貝方式獲取的電子檔案應于合理監控下操作。

三、加強高校電子文件檔案化管理應重點解決好以下幾個問題

（一）提高重視度。對于電子文件檔案化管理，相關高校必須提高其重視程度，將電子檔案管理的基礎工作做好，從而進一步提高電子文件的安全性以及真實性。建立和完善高校電子文件管理制度，嚴格要求和明確規定電子文件的歸檔范圍、內容、時間和存儲載體。同時，將電子檔案管理的機制體制進行理順，能夠為電子檔案的完整性和可靠性提供有力的保障[2]。

（二）保障高校電子文件信息安全。安全是信息化的命脈，安全出問題，則會導致信息化工作難以順利進行。當前，電子文件信息存儲已趨向于海量化，信息存儲具備的密集性，充分發揮各種不同優勢和特點，如便于信息收集、保管、處理、攜帶、傳播及利用等，但是，因電子文件本身具有載體和信息，并且其生存環境相對較差，所以，往往使電子文件出現偽造、刪除、泄密等不良現象[3]。人類對計算機的依賴性越強，其帶來的社會危害就越大。

（三）提高管理人員素質。全面提高檔案管理人員專業水平和素質，以此滿足檔案信息化管理及服務要求。隨著檔案電子化不斷快速發展，對檔案管理人員的要求也越來越高。所以，想要有效管理高校電子檔案，則需要培養更多高素質的復合型人才，加強培訓檔案管理人員。

（四）增強安全管理技術。由于電子檔案需要保持較高的有效性及原始性，倘若未有安全技術，則難以保證電子檔案的原始性，法律效力就會受到質疑。隨著電子技術不斷快速發展，一些保護和反保護，解密和加密等技術也得到一定的發展，將這些技術進行充分利用，則能夠為電子檔案安全管理奠定堅實的基礎。

（五）充分利用法律知識。在電子檔案中，法律是一個確認其有效性和真實性的最佳途徑，即利用法律形式加以明確，保證電子檔案真實性、有效性。從使用角度看，電子檔案具有作為法律證據的可采性，也具有作為法律證據的證明力，具有法律效力是毫無疑問的，因此必須將維護電子檔案的原始性以及真實性，并在檔案館（室）的法定責任以及義務中將其納入。

以上論述，國內至今尚未出臺關于管理電子檔案內容的保障體系，針對電子檔案內容上的管理所采用的方法仍有待于繼續探索，以便于保障電子檔案的完整性、安全性及準確性，這被視國內檔案管理者的長遠職責。

參考文獻：

[1]李奕男.電子檔案與紙質檔案的差異[J].哈爾濱市委黨校學報，2006（01）.

[2]馮慧玲.我國電子文件管理國家戰略的特點[J].檔案學通訊，2009（05）：10-11.