淺議如何做好房屋安全信息檔案管理系統及應用

杭州市房地產測繪公司 浙江省杭州市 310003

摘要：房地產產業是我國重要的經濟支柱，隨著該產業的發展所產生的巨量房屋安全信息檔案管理變得越發重要，傳統的紙質保存方式已經不能滿足日益增大的信息存儲要求。如何更加有效、更加完善地建立房屋安全信息檔案系統，實現數字化、標準化、制度化的管理體制，是當今房屋安全信息檔案管理者需要解決的急切問題。

關鍵詞：房屋安全信息檔案管理；管理系統；管理體制

房屋安全信息檔案管理，關系著房屋管理質量和房地產行業的發展，因此加強對房屋安全信息檔案管理系統及應用問題研究，具有非常重大的現實意義。

1 我國房屋安全信息檔案管理的現狀

1.1 房屋安全信息檔案管理不規范

從行為規范來看，現執行的《城市房地產權屬檔案管理辦法》屬于宏觀概念，過于籠統，無實質指導意義。盡管它從房屋所屬權檔案的收集、整理、使用等幾個方面，對該項管理工作進行了規定，但與市場需求不匹配的規章制度，顯然不具有可操作性。同時，因保管年限無直接規定，無法確定需要鑒定、銷毀的檔案，致使檔案存放庫房一直處于緊張狀態，進一步增加了檔案庫房的壓力。

1.2 房屋檔案管理軟件功能不完善

檔案管理軟件是應房地產市場發展需求而生，它為巨量的房屋信息提供了更好的儲存管理載體。檔案管理軟件源于紙質檔案，所以存儲的電子檔案必須與之保持高度的一致性，且客觀真實地反映房屋產權等相關信息屬性。而市場上大多數房屋檔案管理軟件欠缺針對性的專業功能，無法直接實現數據統一性、真實性、可控性。

1.3 檔案管理者業務知識掌握不足

因房屋產權權屬登記屬于流程式過程，各個環節獨立存在，卻又環環相扣，每個環節執行著相應的業務操作規范要求，致使每一宗業務點形成的業務資料各有差異。房屋信息檔案管理不同于其他常規的檔案管理工作，它具有專業性、特異性。必須要求房屋檔案管理者具有較高的檔案管理知識，掌握相關的測繪、法律、建筑等相關專業知識，同時，還需要了解每一個權屬登記流程中，各環節形成的材料文件，以便在檔案管理過程中更加準確無誤地完成信息管理。

2 加強房屋安全信息檔案管理的措施

2.1 制定房屋安全信息檔案管理規范

目前在國家政策規范上，針對房屋安全信息檔案管理工作的可執行標準規范較少。面對這種情況，我們需要加強自身的研究學習，結合實際工作，不斷總結創新形成自己的管理理念。同時，與相關政府主管部門溝通，推動政府盡快制定出房屋安全信息檔案管理實施辦法，出臺符合市場要求、可操作性強的標準規范。制定實施細則，規范每項業務環節中文件資料的規格要求、歸檔范圍、保存期限、鑒定銷毀等內容，以便檔案管理者在實際工作操作過程中參照執行。

2.2 完善房屋安全信息檔案管理軟件

房屋安全信息檔案管理軟件屬于專業級較高的軟件，不同于其他檔案管理具有的屬性要求，需要根據該行業特性、管理要求制作專用軟件。它需要實現系統內同一卷檔案里所含有檔案資料統一，并具有完善的搜索功能，可根據檔案中某一項記錄搜索到該案卷位置，從而查看該卷全部的業務信息，以確認電子數據與紙質檔案內容是否完全吻合無誤。更進一步，還需要統計功能，就某些關鍵數據做出客觀的統計分析，實現管理者對總體數據結果的清晰明了掌握，從而幫助政府或企業制定今后的發展戰略計劃。

2.3 加強房屋安全信息檔案管理者培訓工作

房屋安全信息檔案管理者培訓工作，需要政府主管部門指導培訓和檔案管理者自身努力學習共同實現。一方面，政府主管部門根據官方法規加強對房屋安全信息檔案管理者的專業知識技能培訓，使其全面、深入地掌握該項工作的專業知識。而且就政府部門的新政策、新程序做解讀，進一步提升檔案管理者的知識層級，建立一支熟悉檔案管理、房地產管理、計算機知識的專業團隊。另一方面，房屋安全信息檔案管理者要認真對房地產權屬檔案形成過程進行充分的學習和分析，與測繪、拆遷、司法等部門建立穩定的溝通交流機制，清楚業務文件產生過程中的各環節，及時掌握業務文件的變更情況，以同步更新檔案管理要求。

3 做好房屋安全信息檔案管理系統至關重要

房地產權屬檔案是房地產行政主管部門在房地產權屬登記、調查等房地產管理各項業務工作中形成的真實有效的歷史記錄，也是各企業機構重要的數據資料。做好房屋安全信息檔案管理系統是機構制度規范的直接體現，能有效避免紙質檔案保存的易丟失、易耗損、難查找等問題，有效防范房地產市場風險，保障權利人合法權益。房屋的信息采集主要包括：（1）房屋的地理位置選取主要建筑物、道路、河流作為控制點、線，將整個城市分割成為大小不等的區域對其進行統一編號。這些點、線在GIS系統的矢量數據結構中，即成為相應的結點。區域特征由閉合鏈表示，線狀特征由開鏈表示。（2）房屋的幾何屬性在這一數據庫里，存放建筑面積、結構形式、層數、高度、形狀、基礎、用地面積等反映房屋建筑空間形體的信息。對于重要的建筑物，需要存放主要的設計竣工資料、完工后的照片等；（3）房屋的歷史屬性、存放建成的年代、改擴建和加固情況、用途改變等信息；（4）房屋的質量屬性存放質量評定的信息；（5）人員居住信息；防火信息如潛在的火源、防火通道、防火設施等信息。

3.1房屋安全信息檔案管理系統應用意義

房屋安全信息檔案管理系統建設的主要目前在于對房屋安檢、完損狀態以及危險情況進行管理，進一步完善和健全房屋安全管理機制。房屋安全信息檔案管理系統的應用是行業發展趨勢，盡早應用將有效促進行業發展，是體現時代前瞻性的重要舉措。房地產權屬檔案具有極強的動態性。隨著時間的積累和社會經濟的持續發展，檔案資料必然以大數量為單位迅速增加，致使傳統管理形式無法承受巨量工作壓力。龐大的數據也加劇管理難度，產權管理風險增加更多不安因素。利用由先進的計算機科學技術、信息系統管理技術、網絡數據傳輸技術構建的房屋安全信息檔案管理系統，將使檔案從收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、調閱、統計等傳統的檔案管理工作轉變為簡單、便捷、高效的工作形式，大大提升檔案的利用率、查準率、有效率，使紙質檔案原件避免反復使用減少壽命以及受到破壞的情況，使其保存更加妥善、安全。

3.2 全國房屋安全信息檔案管理系統聯網

房地產經濟是我國快速發展的主力經濟產業，也影響著我國及各省市地區的經濟發展。而今大多省市地區的房地產市場還處于“各自為政”的階段，房產信息系的不互通為黨中央及各級政府部門帶來了極大的工作阻礙，不能準確有效地掌握整個房地產行業信息，為政府制定發展政策和戰略規劃增加了難度。近年來，房地產市場在黨中央不斷的宏觀調控下，建立全國房產管理系統聯網的趨勢日益明顯，所以各省市地區急需要加快房屋安全信息檔案管理系統建設，這不僅僅是對當地行政主管部門、企業機構自身有著大裨益的事情，也是響應黨中央戰略決策的重要措施。

所以，房屋安全信息檔案系統廣泛應用是大勢所趨、勢在必行。房屋安全信息檔案管理系統以產權交易、產籍產權管理整個工作流程為基礎，將產籍、產權、圖形三大管理機制有機結合起來，關聯所有業務環節，將整個業務流程整體納入管理系統當中。實行計算機全程監控管理，確保在權屬登記辦證過程中方便快捷。更加重要的是能夠實現數據、資源共享，規范業務辦理流程，從而給后期檔案管理奠定基礎，形成有秩序、有規矩的業務辦理，可考驗，可考據的檔案信息安全存儲管理全過程。

4 結束語

做好房屋安全信息檔案管理系統的建設及應用，是為了提高對房屋安全信息檔案管理能力，通過科學的、先進的管理辦法實現房屋檔案信息的智能管理和應用，為行政主管部門、企業機構提供切實有效的發展支持，無論是政府的宏觀產業分析還是企業的微觀市場調研，都將得到具有實質性的助力，實現管理系統真正意義上的服務職能。

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