工程竣工后的檔案整理與移交探討

[摘要]現(xiàn)代電力企業(yè)檔案管理中工程竣工檔案占據(jù)十分重要的位置，但竣工檔案的移交工作又是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。長(zhǎng)久以來(lái)，一些電力工程項(xiàng)目的管理是由施工單位、監(jiān)理部門、建設(shè)單位等等項(xiàng)目工作人員在工程項(xiàng)目竣工之后將其分別交給檔案室進(jìn)行管理的。本文就工程項(xiàng)目竣工之后檔案整理與移交工作進(jìn)行了一些談?wù)摲治觯⑻岢鱿嚓P(guān)管理措施。

[關(guān)鍵詞]工程竣工；檔案；管理與移交；探討

一、電力工程項(xiàng)目竣工之后檔案的整理工作

企業(yè)想要有效保障工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量，就一定要對(duì)竣工檔案進(jìn)行有效管理，保障竣工檔案的完整、準(zhǔn)確等一些基本要求，這就一定要做好竣工文件材料的形成、積累、管理工作。

（一）需建立施工秩序管理標(biāo)準(zhǔn)，并以此為依據(jù)對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程進(jìn)行檢查管理

電力工程項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中，一定要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行管理，并且這也是工程項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中一定要遵循的，是進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵部分。這一過(guò)程有效規(guī)定了工程項(xiàng)目施工步驟、階段的整個(gè)過(guò)程，規(guī)范了每一階段、步驟的工序以及需要完成的任務(wù)并形成相應(yīng)的竣工文件，并對(duì)各種竣工文件的表述、編制制定了相應(yīng)的辦法。所以，工程項(xiàng)目的建設(shè)秩序以及相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，不僅是項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位以及施工、監(jiān)理單位進(jìn)行施工的重要依據(jù)，又是竣工文件形成的基礎(chǔ)。

（二）抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好竣工文件形成、積累以及管理工作

工程項(xiàng)目在施工之前的準(zhǔn)備、結(jié)束階段的時(shí)候，往往是竣工文件形成、積累的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在工程項(xiàng)目準(zhǔn)備的時(shí)候，對(duì)于電力工程項(xiàng)目可操作性研究工作、項(xiàng)目實(shí)施評(píng)估以及初步項(xiàng)目設(shè)計(jì)等等，大多是施工技術(shù)人員進(jìn)行的，或者是并沒(méi)有建立相關(guān)研究部門，或者是該部門人員流動(dòng)性太大不夠穩(wěn)定，或者是該部門工作人員缺乏相應(yīng)管理經(jīng)驗(yàn)，或者是相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)不夠等等方面的原因，使其往往對(duì)竣工文件的形成積累工作不夠重視；在工程項(xiàng)目結(jié)束階段，是人員流動(dòng)性較大的一個(gè)階段，一些工作人員往往手上的工作并沒(méi)有完成，就被調(diào)到新的工程項(xiàng)目上去了，致使竣工項(xiàng)目文件出現(xiàn)無(wú)人過(guò)問(wèn)或者是推脫局面出現(xiàn)。針對(duì)這樣的發(fā)展現(xiàn)狀，工程項(xiàng)目在前期準(zhǔn)備階段的時(shí)候，就是竣工文件形成與積累工作的開(kāi)始，并且這一階段形成的竣工文件大多較為重要，例如各種依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件等等；在工程項(xiàng)目結(jié)束階段，是竣工文件形成、積累的最后過(guò)程，這時(shí)候竣工文件將會(huì)全部形成、歸總，最后進(jìn)行系統(tǒng)整理、歸檔，并且這一階段是竣工文件形成與積累最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，是最后出成果的一個(gè)環(huán)節(jié)。

（三）實(shí)行三納入，保障竣工文件形成與積累能夠制度化

就竣工文件的形成與積累來(lái)說(shuō)，一定要對(duì)其進(jìn)行有效管理，最基本的措施就是實(shí)行“三納入”政策，要將竣工文件的形成與積累作為一項(xiàng)計(jì)劃納入相關(guān)工程秩序職工，并明確相關(guān)崗位人員的職責(zé)。“三納入”從根本上來(lái)說(shuō)，就是加強(qiáng)管理人手，使竣工文件的形成積累能夠制度化。

（四）進(jìn)行科學(xué)有效的管理工作，不斷細(xì)化每一步驟

在進(jìn)行竣工文件的管理歸檔時(shí)，必須要遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的處事原則，項(xiàng)目建設(shè)單位以及勘察設(shè)計(jì)、科研管理部門以及新技術(shù)適應(yīng)單位、工程項(xiàng)目施工以及監(jiān)理單位、工程質(zhì)量檢測(cè)評(píng)價(jià)單位等工作部門一定要各盡其職，負(fù)責(zé)自身竣工文件資料的管理，并對(duì)其進(jìn)行整理。在交工之后，可由項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)（業(yè)主）進(jìn)行收集，并接收全部竣工檔案管理，工程竣工驗(yàn)收之后將其移交給相關(guān)管理運(yùn)營(yíng)單位。使竣工文件的形成、管理、整理工作能夠有效進(jìn)行。

二、工程項(xiàng)目竣工之后檔案的移交工作

（一）重視檔案管理工作、提升檔案管理意識(shí)

首先重視檔案管理工作應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)做起，然后由上往下，層層帶動(dòng)，并有計(jì)劃、有制度、有責(zé)任的進(jìn)行。在基建工程項(xiàng)目的管理中，應(yīng)該對(duì)相關(guān)檔案材料提出要求，并將其納入基層人員的責(zé)任范圍之內(nèi)，做好集中管理工作，并由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，另外，基層部門必須要有專門人員負(fù)責(zé)建設(shè)檔案的管理，確定相關(guān)責(zé)任人，只有這樣才能夠不斷加大執(zhí)法力度，保障檔案工程項(xiàng)目工作效率。并且檔案管理工作人員應(yīng)該具備檔案管理意識(shí)，了解到工程檔案管理的重要性。一些工作人員在進(jìn)行工作的時(shí)候?qū)n案管理工作不夠重視，究其根本原因是因?yàn)閷?duì)檔案的重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)工程檔案是單位總體布局以及遠(yuǎn)景規(guī)劃，是后期項(xiàng)目維修養(yǎng)護(hù)的重要依據(jù)。另外要加強(qiáng)檔案管理宣傳工作，使所有人都能夠感受到檔案的重要性，所以，檔案管理部門一定要定期搞一些檔案宣傳活動(dòng)，使相關(guān)工作人員能夠了解到檔案管理重要性。并且還可以建立工程檔案獎(jiǎng)懲制度，并積極調(diào)動(dòng)工程檔案管理人員的積極性，制定相應(yīng)的檔案管理制度，使其有規(guī)可循，對(duì)于工作不認(rèn)真的人員要進(jìn)行批評(píng)、處罰，對(duì)于工作完成較好人員，給予表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)。

（二）完善檔案移交制度，及時(shí)整理、移交工程檔案

工程項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期的時(shí)候就應(yīng)該按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及電力企業(yè)有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合實(shí)際工作情況對(duì)檔案實(shí)施管理，并制定相應(yīng)的檔案管理制度，明確相關(guān)設(shè)計(jì)單位、勘察單位、施工以及建設(shè)單位的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的管理收集，保障工程檔案能夠順利移交。對(duì)于工程量較大的項(xiàng)目，特別是一些周期較長(zhǎng)的工程應(yīng)該實(shí)行分期分階段移交，不然這些檔案最終整理歸檔工作將很難進(jìn)行下去。相關(guān)工作部門可以依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行項(xiàng)目移交工作，這樣就能夠有效解決大型工程項(xiàng)目保存困難問(wèn)題，也保障工程項(xiàng)目中對(duì)原始資料的查閱。另外，檔案管理工作一定要重視日常積累，相關(guān)檔案管理人員一定要具有強(qiáng)烈檔案管理意識(shí)，時(shí)刻謹(jǐn)記有價(jià)值的檔案，保障其不會(huì)遺失。當(dāng)一個(gè)工程項(xiàng)目結(jié)束的時(shí)候就應(yīng)該及時(shí)將其整理完善，并盡快移交，不能夠拖延。建立企業(yè)資信管理，對(duì)于拖延移交檔案、或者檔案質(zhì)量太差的單位，利用承包商扣分制度，對(duì)違反規(guī)定的單位進(jìn)行扣分，對(duì)以后進(jìn)行工程招投標(biāo)評(píng)標(biāo)過(guò)程根據(jù)企業(yè)資信情況扣分嚴(yán)重單位進(jìn)行淘汰，或者禁止該單位投標(biāo)。

（三）將工程建設(shè)與檔案管理工作相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化

在進(jìn)行工程項(xiàng)目管理的時(shí)候，檔案管理部門一定要積極與建設(shè)部門相結(jié)合，一起做好建設(shè)工程竣工歸檔工作，要落實(shí)“三個(gè)到位”首先，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)辦事到位；其次，制定項(xiàng)目責(zé)任人員工作到位；最后，落實(shí)項(xiàng)目施工人員以及安裝編制竣工技術(shù)資料等人員到位。相關(guān)工程項(xiàng)目檔案管理人員一定要對(duì)檔案整體工作具有一定了解，然后有意識(shí)進(jìn)行獲取，將工程項(xiàng)目建設(shè)、竣工驗(yàn)收等等工作進(jìn)行有效聯(lián)系起來(lái)，建立完善的管理制度，并對(duì)檔案管理實(shí)施全程監(jiān)控。在進(jìn)行工程項(xiàng)目管理的時(shí)候，應(yīng)該將檔案管理工作納入工程管理各個(gè)階段，并由檔案管理人員參與到項(xiàng)目設(shè)計(jì)之中，明確其責(zé)任人。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，竣工后檔案整理與移交工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的管理工作，想要保障工程竣工檔案資料的完整、準(zhǔn)確，就一定要真實(shí)進(jìn)行記錄并及時(shí)反映竣工驗(yàn)收的整個(gè)過(guò)程，并要不斷加強(qiáng)管理、監(jiān)管水平，繼而有效保障高質(zhì)量工程資料檔案的形成。

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