蘇格蘭國家檔案館掠影

摘要：本文介紹了蘇格蘭國家檔案館的歷史，工作體制、職責及館藏檔案情況，開展工作遵循的相關法律，檔案資源的收集和開放工作，館藏英國相關機構檔案的所有權問題，館藏檔案的保管、保護、數字化、宣傳和推廣工作。

關鍵詞：檔案機構蘇格蘭國家檔案館檔案工作

一、蘇格蘭國家檔案館的歷史

蘇格蘭保管檔案的歷史與英格蘭有著很多關系。在13-16世紀中，蘇格蘭地區的很多珍貴檔案都會被運到英格蘭保管，但限于當時的包裝和運輸條件，很多珍貴的檔案在運輸過程中被遺失了，還有一些檔案是從英格蘭運回到蘇格蘭的過程中遺失了，例如有一次使用船舶從英格蘭運輸檔案到蘇格蘭，兩艘運輸船中的一艘由于遭受風浪沉沒海中導致巨大的損失。

這個時期蘇格蘭的剩余檔案一部分保存在愛丁堡城堡里面，還有一部分保存在蘇格蘭國會大樓。但在400多年前的時候，這兩個檔案保管地的保管環境都十分惡劣，房間內布滿灰塵、陰冷潮濕、鼠患橫行，當時就把檔案長時間地存放在釀酒的橡木桶里面，另外也沒有對檔案進行必要的整理，幾百年留存下來的檔案就在這樣惡劣的環境中存放著。1750年，當有人意識到檔案保管環境惡劣時，也只是在存放檔案的房間里放些貓來捕鼠。

1765年，蘇格蘭政府終于從蘇格蘭的貴族中籌集了一筆資金，才真正對歷史檔案展開專門的保護和保存，并選擇著名建筑師羅伯特·亞當來建設新的檔案大樓。蘇格蘭國家檔案館是在1789年正式建成并運行，當時大樓投入使用并未完全竣工，直到1820年才由另外一個建筑師羅伯特·李德完成最后的部分，這所建筑即目前仍在使用的蘇格蘭國家檔案館，也可以說是世界范圍內最老的檔案建筑之一。在這個大樓建成之后，蘇格蘭又專門找到兩處其他的地方保存其余的檔案，1971年將一個教堂改建成了新的注冊登記辦公室時，1995年建成了新的托馬斯大樓。

蘇格蘭國家檔案館與蘇格蘭注冊辦公室經歷了分分合合，百年后又走到了一起。1806年，蘇格蘭國家檔案館首任館長托馬斯·湯姆森奠基了蘇格蘭最早的檔案分類系統、整理方法及保管方式等管理工作。隨著檔案保護工作的開展，蘇格蘭國家檔案館也逐漸對公民信息的注冊登記工作進行完善。1854年，蘇格蘭規定公民的出生、結婚、死亡等信息必須到注冊辦公室進行登記；1861年，蘇格蘭立法規定注冊辦公室每十年進行一次人口普查；嬰兒出生和在教堂的洗禮儀式也需要進行注冊登記。這時的蘇格蘭注冊辦公室有很多公民信息記錄工作要完成，同時產生了大量檔案需要妥善保管，因此在現有的大樓旁邊又建設了一座新的注冊登記大樓。1920年，產生了兩個不同的機構分別負責檔案管理和公民信息登記注冊工作，即原蘇格蘭注冊辦公室和原蘇格蘭國家檔案館。2011年，兩個機構又合并成了一個機構，從1920年分開，過了將近百年又合并到了一起，這在蘇格蘭的歷史上也是第一次。

二、蘇格蘭國家檔案館工作體制、職責及館藏情況

蘇格蘭國家檔案館（National Records of Scot？ land）隸屬于蘇格蘭文化部。2011年，原蘇格蘭國家檔案館（THE NATIONAL ARCHIVES OF SCOTLAND）與原蘇格蘭注冊辦公室（General Register Office for SCOTLAND）合并成蘇格蘭國家檔案館。館長由蘇格蘭政府部門任命但不具有大臣和政府部長的頭銜，館長同時也負責管理注冊辦公室的各項工作。

蘇格蘭國家檔案館（以下簡稱檔案館）對蘇格蘭的檔案工作具有領導地位。檔案館具有一系列職責，最重要的是集中在信息管理方面的工作，主要職責可以引用他們的宣傳口號來界定，即“保留過去、記住現在、傳承未來”。一是對整個蘇格蘭的相關檔案都會進行保護和保存，在獲取檔案的途徑上包括蘇格蘭政府、法院和國會，除了政府性質的檔案以外，還會收集一些個人的有價值的檔案，有一些珍貴的檔案也并非全部保存在蘇格蘭檔案館，通過咨詢也可以保存在蘇格蘭其他檔案機構里；二是對蘇格蘭其他的檔案機構進行業務建議和咨詢工作，并且對許多公共機構進行建議和咨詢；三是對蘇格蘭公共信息、公共記錄的立法作建議和咨詢工作；四是作信息的傳達工作，包括將歷史上有價值的信息傳達給蘇格蘭公眾。

檔案館大樓建成距今已有226年的歷史，目前主要保存兩部分的檔案，第一部分是蘇格蘭法院和政府檔案，一是法律和司法文件；二是蘇格蘭政府各部門的文件記錄及英國內政部、海軍部等機關檔案；三是有價值的私人文件；四是蘇格蘭國會的火漆印章檔案，現在議會通過的法令還會按照傳統蓋上火漆印章。第二部分是蘇格蘭公民信息的登記注冊檔案，一是每十年的人口普查記錄；二是公民的出生、死亡及結婚登記記錄；三是公民的健康服務記錄檔案；四是蘇格蘭特產（著名的蘇格蘭羊絨和羊毛產品）的注冊登記檔案；五是一些地理方面的信息登記檔案。館藏檔案排架長度大約80公里。

三、蘇格蘭國家檔案館開展工作遵循的主要法律

檔案館開展檔案收集、保管和利用工作主要遵循的是《公共檔案法（蘇格蘭）》和《信息自由法（蘇格蘭）》。1958年，英國頒布了《公共檔案法》，規定公共檔案專指應移交公共檔案館保存的政府各部和其他機關的檔案，但是本法只適用于英格蘭、威爾士和北愛爾蘭的檔案，不包括蘇格蘭地方政府的檔案，《公共檔案法》進一步強化了英國中央和地方、公共和非公共檔案分散管理的檔案體制。2011年，蘇格蘭地方議會完善、制定了自己的《公共檔案法（蘇格蘭）》（Public Re？ cords（Scotland） Act 2011）。蘇格蘭的立法有不同于英格蘭的規定，要求現實的公共記錄和檔案如何更好地銜接、保管與利用等，例如規定孤兒收養的檔案應該妥善保存。這部法律的制定背景是20世紀末期蘇格蘭的福利院、孤兒院關于兒童的記錄保存工作非常差，檔案文件沒有妥善保管和管理，孩子長大后已經找不到個人信息的記錄了。通過這些現象，蘇格蘭議會終于在2011年通過了這個關于公共文件的立法。立法規定蘇格蘭的公共機構和部門必須對自己產生的公共記錄的管理制訂計劃并提交給相關的政府部門，制定的計劃必須經過蘇格蘭檔案館館長批準才能完成和實施。

檔案館開展檔案信息公開、利用工作主要遵循的是《信息自由法（蘇格蘭）》（Freedom Of Iformation （Scot？ land） Act 2002）和《數據保護法》（Data Protection Act 1998）?！缎畔⒆杂煞ǎㄌK格蘭）》規定任何公共部門都應將信息公開，不公開需要批準，檔案部門也在這種法律環境下開展工作。檔案館在開展信息公開工作的同時也注意保護好個人隱私，《數據保護法》規定凡是涉及個人隱私的敏感信息保護達到100年以上。

四、蘇格蘭國家檔案館的收集和開放工作

檔案館主要收集三個部分的文件記錄，一是法院和法律方面的文件記錄，二是蘇格蘭政府方面的文件記錄及英國政府駐蘇格蘭的部分機構檔案，三是個人有價值的文件記錄等。

第一部分是蘇格蘭法院和法律方面的文件記錄。館藏檔案中保存最多的是法院和法律方面的文件記錄，占每年收集進館檔案數量的57%。蘇格蘭的法院分為四類，包括民事訴訟法院；刑事訴訟法院；介于民事、刑事訴訟法院之間的中間法院，蘇格蘭這樣的法院有49個；以及和平法院。這四類法院產生的文件記錄有不同的保管和利用規定。另外檔案館保存的法律文件還包括生意往來簽署的交易合同，土地的交易文件等。

民事訴訟法院的案件記錄。在英國的司法系統和陪審團系統里面，民事訴訟是非常重要的一部分，因此民事訴訟檔案占了很大的部分。檔案館收集的民事訴訟案件相關的文件記錄都作永久保存，大多數的民事訴訟審理的案件基本都向公眾開放，只有一些出于對隱私保護的考慮，例如對于領養問題等民事保護案件是不對外公開的。

刑事訴訟法院的案件記錄。刑事訴訟案件如謀殺、強奸、搶劫等，刑事訴訟的所有案件的文件記錄都有收集并在檔案館進行永久保存，刑事訴訟檔案因為刑事案件比較會造成嚴重的后果，出于對受害人的保護等考慮，在保存75年以后才能進行開放。

介于民事和刑事之間的案件記錄，其性質并沒有上升到兩者的高度，在蘇格蘭有一種特殊的法院，即中間法院。中間法院處理的案件沒有上升到重要和嚴重的級別，不是每個案件的記錄都需要進行收集和保存，因此法院的工作人員就可以決定哪些案件記錄保留或銷毀。檔案館也會對律師和法律工作人員進行培訓，讓他們選擇出來有價值的和需要銷毀的檔案，使他們沒有負擔將無意義的檔案案卷記錄進行保留。這類檔案中有一些屬于個人隱私立法保護范圍，并不是全部對外開放。

另外，有一些小的違法活動，包括在墻上涂鴉、隨地吐痰、以及擾民等違法活動等是由和平法院來處理，這些級別輕微的違法活動案件處理記錄由法院自行選擇哪些需要保留或銷毀，而無需交到檔案館保存。

第二部分是政府的相關文件、檔案。檔案館收集的政府檔案分為三類，一是蘇格蘭政府方面的檔案記錄；二是蘇格蘭政府下面的執行機構的檔案記錄；三是英國中央政府在蘇格蘭的部分派駐機構、部門或辦公室的檔案記錄。這三方面構成了館藏政府文件檔案記錄。這些檔案是否能夠對外公布和公開，檔案館受限于前述相關法律的規定，一方面必須將需要公開的信息向社會公開，一方面又必須確定哪些檔案內容屬于法律保護的范疇，需要予以保護，法律規定的條款都要嚴格執行。

蘇格蘭政府部門建立了完善的文件管理機制，檔案館發揮關鍵作用。蘇格蘭政府有六個主要部門，八個相關執行機構及其他的大小政府部門，總數約200個機構。法律規定這些政府機構必須對自己產生的文件記錄建立和完善管理機制，并定期移交檔案館保存等。檔案館負責幫助政府機構來建立良好的管理機制，并指導這些機構指定獨立的文件記錄管理計劃，計劃要說明如何將文件記錄定期移交給檔案館。政府文件記錄的價值鑒定工作由相關部門自行鑒定，決定哪些文件記錄需要保存或銷毀，然后再移交給檔案館。但是，他們要銷毀文件必須征得檔案館的同意，并且提供安全的銷毀方式。

蘇格蘭地方政府負責衛生、教育等事務，但國防、外交、財政等事務由英國中央政府負責。另外，還有一些英國中央政府部門在蘇格蘭設立的辦公室，如國防部、外交部、海關、國有企業等，這些部門辦公室運行時形成的檔案記錄通過英國相關的立法規定也移交到蘇格蘭國家檔案館保管。

最后，檔案館保存的大部分就是個人性質的文件記錄，包括出于個人目的創立的文件。由于13-17世紀之間很多個人性質的檔案遺失造成巨大損失，所以檔案館希望有價值的個人檔案不再遺失，并盡最大努力做到妥善保存。檔案館很早以前就開始征集個人的檔案，并專門制定檔案征集的法律和政策，個人檔案的征集采取志愿原則。目前館藏個人檔案記錄包括了大公司、土地擁有者的檔案記錄，檔案內容有土地上的租戶、相關的農業工作及土地的屬性；具有卓越貢獻的個人檔案，如著名政治家、發明家、科學家等；另外，也會征集不同社區、民間組織機構和教堂檔案等。

五、蘇格蘭國家檔案館館藏英國相關機構檔案的所有權

關于館藏英國中央政府相關機構檔案的所有權問題。如前所述，英國中央政府相關機構在蘇格蘭建立了辦公室，這些辦公機構形成的檔案記錄也移交到檔案館保管，就這部分檔案的所有權問題，蘇格蘭國家檔案館、英國國家檔案館之間及相關機構達成友好共識，即這些機構產生的只是關于蘇格蘭，而與英格蘭部分不相關的檔案記錄，就可以在蘇格蘭國家檔案館保存，但所有權屬于這些機構，檔案館只是提供專業化的保存和保護，以后經過充分的探討和交流，再考慮將所有權移交給蘇格蘭國家檔案館。

2014年9月18日，蘇格蘭政府將組織全體公民投票，決定蘇格蘭部分是否脫離英國獨立，在此我們不持任何立場，但是，一旦蘇格蘭公投獨立，目前檔案館保管的這部分檔案記錄的歸屬也將會成為雙方討論的重要議題，并最終會有明確的結論。

六、蘇格蘭國家檔案館的檔案保管、保護和數字化工作

檔案館非常重視館藏檔案的保管和保護工作。1995年建成的托馬斯·湯姆遜大樓（Thomas Thomson House）按照規劃設計應該能夠存放下21世紀前50年產生的檔案記錄。但是2011年兩個機構合并以后，有大量的檔案記錄需要存放到大樓里去，突然發現這個大樓已經基本飽和了。因此，檔案館需要更好的設備和環境來提高保管標準，他們采取措施讓有限的空間能保管更多的檔案。一是查看現有館藏，針對價值較低的檔案采取真空包裝的方式壓縮保管空間；二是尋找一些文化遺產保護的機構、組織，能提供較好的地方及符合標準的設施、設備代為存放檔案；三是采取館藏檔案數字化的方式進行保護、保管工作，檔案館目前有一個“數字檔案”平臺，但是，現在面臨的問題是平臺空間不能夠儲存更多的數字化檔案記錄，急需尋求新的方式創建更大的“數字檔案”平臺。

七、蘇格蘭國家檔案館的利用、宣傳和推廣工作

檔案館認為其最重要的職責之一就是能夠向政府或者公眾展現出來館藏檔案能夠產生什么作用和意義。因此，檔案館為公眾利用檔案提供多種服務方式。包括網絡在線和檔案館現場服務，并提供專業化的檢索工具幫助他們找尋到相關檔案信息，尤其是為很多世界范圍內尋找家族史的人們提供了很好的利用服務。同時，檔案館還會和蘇格蘭國會合作制作專題展覽，利用國會平臺宣傳館藏檔案信息。檔案館利用館藏信息編制人口方面的統計數據，數據為政府制定相關政策提供了建議。

作者單位：北京市檔案局