高校特殊載體檔案管理策略研究

摘要：高校作為文化傳承、科技創新、服務社會的基地，日常工作中會產生多種不同載體的檔案。為管理好這些特殊載體檔案，本文通過對部分在京高校特殊載體檔案進行調研，提出了管理策略。

關鍵詞：特殊載體檔案管理高等學校

一、高校特殊載體檔案的概念和研究必要性

隨著人類文明和技術的進步，不同于紙質檔案的特殊載體檔案種類不斷豐富。通常特殊載體檔案是指以磁性材料、感光材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。[1]相比紙質檔案，它記錄信息更立體、直觀、生動，在還原事件和現場細節上具有獨特作用，在辦展、編研中尤顯突出，能提升檔案產品的文化性、趣味性，宣傳、教育作用強。本文所研究的高校特殊載體檔案是指高校所保存的除了紙質檔案之外的其他各種載體檔案的總稱。特殊載體檔案在校園文化傳播、校史校志展陳、國內外交流、學生德育教育、學校信息資源產品開發中發揮的作用越來越重要。因此各高校檔案部門有必要加強對特殊載體檔案的管理。

二、高校特殊載體檔案管理現狀

高校特殊載體檔案主要集中在影音聲像檔案、縮微膠片、印章、獎杯、錦旗、標牌、對外交流中的紀念品、校友捐贈物品、書畫作品、教學或科研標本及電子檔案等。2013年筆者對20家在京高校進行了調查，結果顯示，85%的高校檔案機構館藏中涉及特殊載體檔案，其中75%的高校涉及聲像檔案，85%涉及到各類實物檔案。但管理現狀不容樂觀，具體表現在以下4個方面：

（一）保管分散、檔案完整性差

特殊載體檔案的完整性包括兩層含義：一是數量齊全，二是每一份檔案的實體和元數據等背景信息完整。調查顯示，高校特殊載體檔案完整性差，如有的重大活動產生了很多特殊載體檔案，但是歸檔的僅為其中的少部分，很多分散保存在不同的部門、不同的人員手中；有的僅重視紙質文件的管理，根本沒有對特殊載體進行歸檔管理，導致缺少相應的特殊載體檔案；還有的特殊載體檔案僅僅歸檔了內容本身，沒對相關的背景信息、結構信息等元數據進行歸檔；絕大多數依然按照紙質檔案的歸檔方式，被動的接收檔案，等到需歸檔時，很多特殊載體檔案早已無從找起。這些管理現狀導致高校特殊載體檔案的完整性差。

（二）保管條件不好，檔案安全無保障

特殊載體檔案的安全包括實體的安全和內容的安全。各類特殊載體檔案由于其載體的特殊性，如記錄圖像信息的照片，記錄聲音信息的唱片、錄音磁帶，同時記錄聲音和圖像信息的膠片、錄像磁帶等，尤其是隨著計算機的廣泛使用，開始大量產生使用磁介質和光介質作為存儲載體的新信息，對保管條件有更嚴格的特殊要求。中華人民共和國國家標準《照片檔案管理規范》GB/ T11821-89規定保存膠片的適宜溫濕度為：溫度13℃～15℃，相對濕度35%～45%；保存照片的適宜溫濕度為：溫度14℃～24℃，相對濕度45%～60%。庫房內晝夜溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不能大于±5%；實物檔案形態各異、尺寸不一，保管條件要因質地不同而需區別對待。同時，保存環境還應該保持空氣清潔、防光、防塵、防霉、防火等。但調查顯示僅有10%的高校設有特殊載體檔案的專門庫房，大多數高校由于經費不足、重視度不夠等原因根本沒有提供保存特殊載體檔案的條件，無法保證特殊載體檔案的實體安全。據調查30%的高校有校史館，15%的高校辦展時由檔案機構負責實施，但檔案人員并沒有充分利用這一機會向領導爭取支持。從內容安全看，還應該有備份（包括異地備份）措施，但從調查數據看，特殊載體檔案年均數字化存儲量500-1000G的占10%，但80%無備份標準、備份工作未正常開展，更無異地備份。一旦因病毒、誤操作、災難等損毀檔案，將造成無法彌補的損失。

（三）可讀性差，利用受限

由于載體特殊、種類繁多，特殊載體檔案經常需要借助特定軟硬件才能閱讀利用，管理和傳播的成本相對較高；雖然國家檔案局2011年第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》中提出：“檔案館在收集檔案時，應同時收集有助于了解檔案內容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設備。”但調查顯示，實際工作中大部分高校專用設備接收長期沒被列入收集計劃，也沒有對相關設備的情況、檔案的相關元數據同時歸檔，更沒有轉化成歸檔管理通用軟件可接收、閱讀的格式，從而導致可讀性差；還有一些檔案，由于特殊載體容易損壞，沒有保管好，導致無法閱讀。可讀性差，影響了特殊載體檔案更好地提供利用、發揮功效。

（四）制度落實不到位，人員檔案素養不夠，管理不規范

特殊載體檔案是新技術發展的產物，雖然國家及各行業已經有相關的標準規范，如《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894—2002）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15-95）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T 17678.1-1999），但由于各高校檔案人員在特殊載體檔案管理方面的技術等跟不上時代發展的需要，如無法指導相關人員對特殊載體檔案開展歸檔工作；無法或者沒有意識對特殊載體檔案在歸檔時進行可讀性、完整性、病毒等方面的檢測；在保存管理中，無法按規定每隔一段時間對相關檔案進行檢測。調查對象中，高校檔案機構管理特殊載體檔案的工作人員45%為檔案專業畢業，但只有10%接受過特殊載體檔案管理的專門培訓；45%的高校在進行數字化備份時，出于技術、設備、人員等綜合因素，會選擇外包；檔案產生人員檔案意識薄弱，有些部門或個人出于競爭、評獎等私心，將特殊載體檔案據為己有；領導對此重視不夠，支持力度不夠；缺乏有效的監督和保障措施。這些使得特殊載體檔案相關管理制度落實不到位，管理不規范。

三、高校開展特殊載體檔案管理工作策略建議

針對上述調研結果，筆者建議以切實保護特殊載體檔案原件為基礎，以開展數字化建設為抓手，從以下4個方面系統開展特殊載體檔案管理建設工作：

（一）全程管理和及時歸檔相結合

全程管理和及時歸檔是保障檔案完整性、可讀性的重要手段。對于特殊載體檔案，一方面，檔案人員應該熟悉高校的每一個業務流程，在各個業務環節對相關人員進行指導，對特殊載體檔案從形成直到歸檔進行監管和指導，保證特殊載體檔案的內容和元數據都歸檔。另一方面，在全程管理中，要把好時間關，對特殊載體檔案及時進行歸檔。特殊載體檔案往往是由專門部門或專門人員利用特定的軟硬件負責制作的，它不同于紙質檔案的內容直觀，改動有痕跡，如果不及時歸檔，具體部門或人員很容易因缺乏一定的監督機制忘記歸檔，或因時間過長才歸檔而導致對其中的人物、事件敘述不清。因此，對特殊載體檔案應及時歸檔，即在某一次活動或某項工作結束后立刻由相關責任部門或人員進行歸檔，尤其是對一些重大活動產生的大量特殊載體檔案，要求相關人員活動結束即進行歸檔；而對于一些時間跨度長、空間跨度大的業務，則應該根據業務流程，分階段及時進行歸檔。

（二）建立適合于高校特殊載體檔案的保管條件

對于產生特殊載體檔案數量大的高校（如戲劇、影視學院），應該建立符合保管條件的檔案庫房和安全可靠的備份條件及備份措施。沒有合格條件的高校，檔案人員應該在利用檔案為學校解決重大實際問題時，如建校史館、辦校周年展，多向領導反映這些檔案的重要作用，爭取領導在政策和資金上的支持。除這些專業學校，各高校特殊載體檔案的數量相對有限，就高校的特殊載體檔案數量和資產管理制度而言，將各種配套設備一一配備不現實也不經濟，檔案人員既要創造條件，不斷積累、擴充檔案設備，也要探索既安全又經濟的手段，尋找適合本校的道路，如沒有專用庫房，可采用購買恒溫恒濕膠片柜等單體設備的方式進行解決；利用邏輯歸檔的方式，充分利用各業務部門的資源，對特殊載體檔案進行歸檔；將各類特殊載體檔案轉化成歸檔管理通用軟件格式進行歸檔；同時，在不違反保密和安全規定的情況下，租賃設備或外包業務保管、備份相關檔案，以降低保管成本，保障檔案安全。

（三）建立以數字化為核心的特殊載體檔案管理模式

將特殊載體檔案數字化，既能看到檔案原貌，又能減少檔案原件使用，保護檔案實體，節約管理時間和成本，并能提高利用效率和減少對原始設備的依賴性。標準的制定非常關鍵，各校在進行檔案數字化或數字化資源庫建立時要充分以檔案數字化行業標準為依據，如《縮微膠片數字化技術規范》（DA/T43-2009）等，主動了解行業內的通行做法，確保數字化后的檔案通用性、可讀性、數據可交換性高。設計數據存儲中心時，要注意根據高強度、長時間，并發訪問多和讀/寫穩定性的數據處理特點進行選擇，做好頂層設計，充分體現發展性、系統性、長效性，對特殊載體檔案管理系統的有效建設與持續發展起到重要的保障作用。同時，數字化檔案數據要做好異質、異地備份。

（四）加強宣傳、技能培訓和制度約束

首先，檔案部門要借助學校重大活動、檔案節日（如國際檔案日）、搭車展示與專門展示相結合，不斷進行宣傳，把特殊載體檔案的重要性宣傳出去，引起領導和各業務環節文件產生人員的重視，增強相關人員的檔案意識，使歸檔工作從被動變成主動。其次，利用檔案行業、檔案軟件開發公司、高校檔案專業等資源，通過觀摩學習、經驗交流、學習培訓等措施對檔案人員進行技能培訓，提升檔案人員的相關技能。再次，建立考評體系，把特殊載體檔案歸檔工作納入業務驗收、崗位考核中，增加對相關人員的約束力，從制度上對特殊載體管理工作提供保障。

綜上所述，特殊載體檔案具有不同于紙質檔案的特性，其管理有特殊之處，需要引起領導和檔案人員的重視，檔案人員應當跟上時代的發展，積極、主動學習相關技能，做好相關管理工作，從而保障其完整、可讀、可長久保存。

注釋：

[1]昌平檔案信息網

http：//www.bjchp.gov.cn/daj/tabid/4779/InfoID/ 125449/frtid/4777/Default.aspx

參考文獻：

[1]馬蕊，陳占鳳.企業特殊載體檔案管理試行之路[J].檔案學研究.2013（S1）

[2]沈東巖.創新特殊載體檔案管理機制拓展服務新功能[J].四川檔案.2013（3）

[3]盧曉峰.特殊載體檔案概述[J].黑龍江科技信息.2012（18）

作者單位：北京聯合大學應用文理學院中國科學院檔案館