芻議計算機技術在檔案管理中的有效應用

摘 要：加強檔案管理是保存、使用檔案的重要前提，也是發(fā)揮檔案價值的基本需求。無論是機關、企事業(yè)還是其他類型的單位，都要充分認識到檔案及檔案管理的重要性，并自覺的投入更多的力量參與其中。將計算機技術應用于新時期的檔案管理，是提升管理水平的有效方法，值得推廣和普及。本文正是以此為線索，分析了計算機技術應用于檔案管理的必要性和意義，并闡述了具體的應用思路和方法。

關鍵詞：檔案管理；計算機技術；信息化；電子檔案；數(shù)據(jù)庫

檔案管理的現(xiàn)代化是一個基本的趨勢，也是提升管理效率、改善管理環(huán)境的重要訴求。以計算機技術為代表的現(xiàn)代化技術手段，在新時期檔案管理中的應用愈發(fā)普遍，并且廣受好評。一方面，我們已經(jīng)進入計算機主導的網(wǎng)絡信息化時代，計算機的應用無處不在，自然也包括檔案管理；另一方面，檔案管理中對計算機的需求還是很大的，這也促使檔案管理盡快的走向信息化、科技化。尤其在計算機技術更為頻繁的應用于檔案管理的今天，研討相關問題更具價值。

1 計算機技術應用于檔案管理的意義和必要性

首先，在檔案管理中應用計算機技術，能夠大大提升檔案管理的效率與工作質(zhì)量。檔案管理尤其是大宗、大批量的檔案的處理、收集、整理與分類等工作，僅僅依靠人工操作需要花費大量的時間和精力，而且搜尋、查找起來極為復雜。不一樣的則是，運用計算機技術進行檔案的管理，可以很好的解決上述問題。計算機技術制作的數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)鏈，能夠?qū)⒐沤裰型狻|西南北的各類檔案進行信息、數(shù)據(jù)的儲存、歸類和整理，既便于查找、使用，也節(jié)省了人力、物力和財力。因此，在檔案管理中大范圍、大規(guī)模的運用計算機技術，是檔案管理質(zhì)量提升、水平升級的基本需要，也是未來檔案管理的趨勢。

其次，檔案管理的信息化需要更多的依靠計算機技術完成，這也是很多珍貴檔案保存的需要。運用現(xiàn)代化計算機技術手段，很多珍貴的、缺失的檔案資料可以有效的保存下來，同時供更多的研究者、愛好者參考、使用。如，一些珍貴的手稿、孤本、善本等，通過計算機掃描及儲存的辦法，能夠進入互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，成為網(wǎng)上圖書館的一部分。這就說明，檔案管理的信息化建設是迫在眉睫的事情，計算機技術在其中必然要發(fā)揮中流砥柱的巨大作用。所以，運用計算機技術更好的開展檔案管理，既是十分必要的，也是檔案信息化的大勢所趨。

總之，創(chuàng)新檔案管理的手段和思路，需要很大程度上依賴計算機技術的應用，這也是加強檔案保護、傳承檔案精神的需要，是檔案存在與利用的核心訴求所在。

2 計算機技術應用于檔案管理存在的問題

首先，很多機關、企事業(yè)單位對于加強檔案管理存在意識上的淡化和偏差，投入的氣力不夠大，人力、財力和物力的保障遠遠不夠。在建設信息化檔案方面，計算機技術的應用缺少必要的支持。

其次，很多企事業(yè)單位或機關在運用計算機技術開展檔案管理的過程中，工作停留在表面，做的大都是官樣文章，很多實事并沒有落到實處，延阻了檔案信息化、數(shù)字化的進程。

此外，將計算機技術應用于檔案管理需要嚴密的制度、機制的保障，這方面的工作目前仍然處于起步或空白階段，很多單位對此并不重視，造成了檔案管理工作效率的低下。將上述問題盡快納入到解決議題，是有效提升檔案管理質(zhì)量的基本思路。

3 檔案管理中計算機技術的應用思路和舉措

通過前文的論述不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理中計算機技術的應用既是必要的，也是必須的。那么，在新時期檔案管理中，計算機技術應該如何發(fā)揮作用，這一點耐人尋味。

3.1 集成現(xiàn)有檔案資源，建設電子檔案數(shù)據(jù)庫

將計算機技術更好的運用到檔案管理中，首要的工作就是集成并運用現(xiàn)有的檔案資源，把檔案進行歸類、立卷與整理，輸入計算機，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫。具體來說，依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。這樣一來，檔案的資料、信息、數(shù)據(jù)大部分都被“錄入”計算機，變成了電子檔案，檔案的保存可以實現(xiàn)持久化。

3.2 完善電子檔案的檢索與搜索功能，拓寬電子檔案應用

運用計算機技術加強檔案管理，一方面是為了更好的保護、保存檔案，另一方面是為了節(jié)約資源和空間，降低管理與工作成本。在建立健全電子檔案數(shù)據(jù)庫之后，余下的工作就是完善電子檔案數(shù)據(jù)庫的管理模式和功能，開發(fā)、應用檢索、搜索等功能，便于電子檔案的使用，發(fā)揮出電子檔案的最大價值。

諸如條目、關鍵詞、主題概念等在內(nèi)的功能拓展，可以大大加快電子檔案的檢索與搜查，從而便于使用者更快捷的查閱相關檔案。因此，從拓展檔案應用范疇與行業(yè)的角度，更好的完善相關功能，是計算機技術應用于檔案管理的又一個重大課題。檔案管理的直接目的就是檔案的調(diào)閱、使用與分享，因此檢索、搜索功能的增加與完善是非常重要的。運用計算機技術更多的建立健全檔案的電子化功能，使搜索、檢索的步驟、形式更加便捷，無疑是電子檔案發(fā)展的核心訴求，也是展現(xiàn)檔案價值的基本需要。

3.3 培養(yǎng)一批專業(yè)化、高素質(zhì)的計算機檔案管理人才

檔案管理的工作本身就具備專業(yè)性，需要更加專業(yè)的人員才能操作。加之計算機技術在檔案管理中的應用，就需要更多的專業(yè)化人才參與其中。一方面，專業(yè)化的人才必須懂計算機技術與基本的信息化技術，同時需要專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗與實踐能力；另一方面，相關單位和部門要做好隊伍建設工作，打造一支既能操作計算機又能開展檔案管理工作的高素質(zhì)人才隊伍，切實提升計算機檔案管理的水平。

因此，檔案管理人才隊伍、班子的建設需要一個長期的過程，而相關制度、體制的健全也是十分重要的。打造“招之即來，來之能戰(zhàn)”高水平人才隊伍，不僅要成為檔案管理工作的一個重要目標，也應該成為機關、企事業(yè)單位開展檔案管理創(chuàng)新的基本目標。只有做好了人才隊伍建設工作，檔案管理才能更加有序，檔案的價值發(fā)揮才更有依托。總之，做好人才方面的工作至關重要，尤其對于檔案信息化管理而言。

3.4 統(tǒng)籌計算機技術力量，提高檔案管理的水平

計算機技術的應用引導了信息技術與網(wǎng)絡技術的大幅度“擴張“，進而形成了信息化的浪潮。在檔案管理中大規(guī)模的運用計算機技術，就是要統(tǒng)籌計算機技術“力量”，構(gòu)建完整的檔案信息化管理鏈條。將完整的檔案信息化產(chǎn)業(yè)內(nèi)容歸結(jié)、構(gòu)筑起來，就形成了檔案信息化平臺，這也是計算機技術應用于檔案管理的最終目標。具體來說，其核心內(nèi)容包括如下方面：

首先，要制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效等工作。其次，要建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。此外，作為檔案事業(yè)重要組成部分的檔案工作，檔案信息化建設已成為自身發(fā)展建設的必然。將這一系列的工作內(nèi)容統(tǒng)籌、完善構(gòu)建起來，其產(chǎn)生的巨大能量必然是不可小視的，也必然促進新時期檔案管理的快速發(fā)展。

綜上所述，新時期的檔案管理需要更多的創(chuàng)新化技術手段的加入，計算機技術就是其中的重要“力量”。有效的運用計算機技術，檔案管理的水平和質(zhì)量一定可以逐步提升。運用計算機技術打造檔案管理的“升級版”與“信息化平臺”，無疑是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是檔案作用與價值展現(xiàn)的迫切需要。

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