淺談我國水利工程檔案管理存在的問題與解決措施

摘 要：水利工程檔案管理工作的好壞直接影響工程建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量，也影響工程建后管理工作，本文分析了我國水利工程檔案管理中存在的問題并提出了相關(guān)解決措施。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；問題；措施

1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案管理是指對水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄的管理。這些工程建設(shè)管理真實(shí)的記錄其具有相關(guān)的憑證以及依據(jù)的作用，是水利工程技術(shù)管理人員勞動智慧結(jié)晶，是維護(hù)水利工程真實(shí)面貌重要的工作，它是貫穿整個水利工程項(xiàng)目建設(shè)全過程。任何一項(xiàng)水利工程項(xiàng)目從它的立項(xiàng)、項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、項(xiàng)目的施工、竣工驗(yàn)收以及到項(xiàng)目的運(yùn)行、項(xiàng)目的養(yǎng)護(hù)、項(xiàng)目的維修、項(xiàng)目的改造等等環(huán)節(jié)要經(jīng)過不同的階段，跨越的時間段也是漫長的。在這全過程里會由專業(yè)技術(shù)人員收集編制形成工程項(xiàng)目的檔案資料，但是每個工程項(xiàng)目資料的形成環(huán)節(jié)或者是后期管理過程中出現(xiàn)任何紕漏都會產(chǎn)生隱患，甚者還會引發(fā)事故發(fā)生。因此，對工程項(xiàng)目的檔案管理必須加強(qiáng)。另外工程項(xiàng)目檔案資料管理也是工程項(xiàng)目正常運(yùn)行最基本保障，完善的工程檔案資料能讓以后的運(yùn)行中，相關(guān)的管理人員能迅速熟悉整個工程的狀況，作好工程的維護(hù)以及維修改造，提高管理效率有重要作用，如果管理不到位會影響整個工程的運(yùn)安全與效益。

2 我國水利工程檔案管理存在的問題

我國水利工程檔案管理存在的問題主要如下：一是管理意識淡薄，影響檔案完整。當(dāng)前我國水利工程檔案管理手段落后的情況沒有根本改變，個別單位負(fù)責(zé)人及檔案管理者，對水利工程檔案管理的重要性認(rèn)識不足，重視程度不夠，沒有把檔案工作滲透到水利工程建設(shè)的全過程，缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常的水利工程檔案管理行為，致使水利工程檔案的收集、整理不及時，甚至延誤，影響了檔案收集整理、歸檔的時效性和完整性；二是管理機(jī)構(gòu)不全，檔案殘缺丟失。一些單位沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，只是把檔案管理工作納入綜合部門的管理職能。雖然制定了相關(guān)的規(guī)章制度，但大多是流于形式，沒有形成有效的監(jiān)督管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案資料殘缺不全，給檔案的收集、整理和歸檔帶來困難，嚴(yán)重影響了日后水利工程的正常維護(hù)與管理；三是保管場所不定，安全難以保證。一些單位沒有固定的檔案室，有的把水利工程檔案存放在辦公室或與其他雜物一起存放在庫房里。保管場所不固定，安全措施不到位，很容易造成檔案資料受潮、受損，不利于檔案資料的長期保管，難以保證檔案資料的完整性和安全性；四是收集方法單一，管理方式被動。一些單位不能根據(jù)不同水利工程特點(diǎn)，采取不同的檔案資料收集管理辦法。一方面，一些單位負(fù)責(zé)人和檔案管理者平時只注重抓工程質(zhì)量、進(jìn)度和安全等工作而忽略了檔案管理工作的前期投入和管理，另一方面?zhèn)€別檔案管理者缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，只是機(jī)械和被動地從工程技術(shù)人員手中接收資料，致使工程原始資料收集不全；五是人員多為兼職，專業(yè)人才缺乏。一些單位沒有配備專職的水利工程檔案管理人員，身兼數(shù)職、精力有限，加之未經(jīng)過專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對有關(guān)水利工程檔案的法律法規(guī)、管理制度及管理流程不熟悉，嚴(yán)重影響了水利工程檔案管理的質(zhì)量；六是硬件設(shè)施缺乏，管理手段落后。

3 解決我國水利工程檔案管理問題的措施

為了有效解決我國水利工程檔案管理中存在的問題，我建議采取如下措施：其一，轉(zhuǎn)變觀念，完善制度。為了使水利工程檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，水利單位負(fù)責(zé)人和檔案管理者要提高認(rèn)識、轉(zhuǎn)變觀念，把檔案管理工作納入水利工程總體格局，滲透到水利工程建設(shè)的全過程；其二，健全機(jī)構(gòu)，配備專人。水利工程檔案管理要構(gòu)建統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、專人負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)配合的管理機(jī)制。有條件的單位，要設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員； 暫不具備條件的單位，也要積極創(chuàng)造條件，先配備專職的檔案管理人員；其三，配備管理設(shè)施，保證檔案安全。采取切實(shí)可行的檔案管理安全措施，設(shè)置專門的檔案管理場所，按照檔案保管要求，設(shè)置專業(yè)檔案室，配備檔案管理設(shè)施，確保檔案安全；其四，改變管理方式，豐富收集手段。根據(jù)不同水利工程特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道，變被動為主動收集檔案資料，采取靈活多樣的收集手段，來適應(yīng)水利工程檔案管理的要求。對建設(shè)周期較長的大型水利工程檔案收集，應(yīng)與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失；其五，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。水利工程檔案管理工作具有復(fù)雜、細(xì)致和瑣碎的特點(diǎn)。其科學(xué)性、服務(wù)性及技術(shù)性特征，要求水利工程檔案管理者要具備很高的素質(zhì)，而加強(qiáng)培訓(xùn)是提高其業(yè)務(wù)水平的重要途徑。檔案管理者只有具備現(xiàn)代管理素質(zhì)和合理的知識結(jié)構(gòu)，才能切實(shí)擔(dān)負(fù)起水利工程檔案管理的重任；其六，優(yōu)化管理手段，提高利用效率。檔案的生命在于利用，只有對水利工程檔案充分利用，才能體現(xiàn)其真正的價值。要充分利用水利工程檔案，就要改變傳統(tǒng)落后的管理手段，應(yīng)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，在不斷豐富水利工程檔案內(nèi)容的同時，提高其信息的檢索和查閱功能，努力實(shí)現(xiàn)資源共享。

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