基于計算機特點的人事檔案管理探討

摘 要：隨著社會經濟的飛速發展，人事檔案管理在現代企業管理中的作用越來越重要，知識經濟時代背景下，如何利用計算機技術推動人事檔案管理現代化，是企業管理者關注的重點問題。計算機技術在人事檔案管理中的突出表現，在于實現了檔案管理數字化，將管理人員從繁雜的紙質檔案管理工作中解放出來，打破了傳統管理模式的低效格局。本文圍繞人事檔案數字化管理中的相關問題進行探討，以期計算機在檔案管理工作中發揮更大作用，不斷提升企業管理科學化水平。

關鍵詞：計算機；人事檔案；數字化管理；信息安全

1 人事檔案數字化管理的優越性

1.1 有助于提高人事檔案管理效率

人事檔案記載了個人經歷、社會關系、學習情況、業務能力、獎懲記錄等信息，是企業領導和相關部門重要的備查原始資料。計算機技術的應用，實現了檔案數字化管理，借助檔案管理系統平臺，管理人員可以迅速查閱到員工的各方面信息，提高了檔案管理工作的效率。

1.2 有助于降低人事檔案管理成本

人事檔案管理是一項集長期性、經常性于一體的特殊工作，傳統管理模式下，紙質檔案不僅需要巨大的保存空間，設置專門人員對檔案館加以防衛，以保護檔案信息安全；同時，多次翻閱還會加劇紙張磨損，影響檔案信息呈現效果。借助數字化檔案管理系統，各級各部門之間可以實現信息共享和在線傳輸，特別是近年來興起的云存儲，更是為檔案信息保存提供了便捷、可靠的空間，節約了管理成本。

1.3 有助于豐富人事檔案管理形式

傳統人事檔案信息主要以紙質形式存在，通過文件和照片來保存文字、圖像等人事信息，形式較為單一；現代化檔案信息的儲存方式更加多樣，通過檔案信息的數字化，可以借助各種各樣的格式對信息進行儲存，隨著計算機技術的發展，又能實現文字、圖像、音頻、視頻等多種信息形式“混搭式”的儲存管理。

2 影響數字化人事檔案信息安全的因素及應對策略

2.1 影響數字化人事檔案信息安全的因素

2.1.1 信息的生成

在數字人事檔案信息生成與文件資料的數據備份過程中，因其處理通常由普通操作人員或者第三方完成，這些人對檔案信息中的重要性和保密性往往缺乏了解，因此在哪些內容需要采取保護措施以及采取什么程度的保護措施上較為模糊，同時，這一過程也使檔案信息面臨著泄露的風險。

2.1.2 信息的傳播

數字檔案信息的傳播方式主要有：在線傳送、紙質打印、傳真、刻錄與拷貝等，在傳播過程中，檔案信息安全面臨諸多風險。其中拷貝由于具有體積小、容量大、易攜帶的特點，使大量的、含有重要內容的電子檔案能輕而易舉地被傳播出去，而且這些介質極易因內外網之間的交叉混用而遭受木馬病毒的攻擊，造成重要數據流失和泄密。

2.1.3 信息的存儲

就其存儲環境來講，數字檔案信息通常存儲在光盤、磁盤等介質中，這些介質受自身缺陷影響，多比較脆弱，極易因為損壞導致數據丟失，加之這些介質多依靠計算機存在，其功能的發揮（如數據讀取、顯示、刪減等）必須附屬于計算機軟硬件才能使用，具有較大的依賴性，因此，在存儲環節，計算機木馬病毒等因素也會對數字檔案信息造成影響。

2.1.4 信息的管理

傳統檔案管理“看得見、摸得著”，而現代數字檔案管理則更像“一只無形的手”。近年來，由于人為操作失范、惡意違規等行為造成檔案信息遭受破壞的案例屢見報端，給企業管理和個人成長造成負面影響。究其原因，主要是檔案信息管理不善造成的。管理員信息安全防范意識淡薄、操作錯誤、職業道德敗壞、專業水平較低等因素，都會造成安全隱患。

2.2 加強數字化人事檔案信息安全建設

2.2.1 建立健全制度保障體系

首先，完善相關法律法規建設，對數字人事檔案建設作出明確規定，加強信息儲存介質的規范與管理，使檔案信息管理違規、違法行為有法可依。從實際出發，根據員工管理需要，制定嚴格的規章制度，對人事檔案管理工作明確分工、責任到人，設置完整的保密制度和懲罰細則。只有建立形成完善的檔案信息安全制度保障，有了相應的嚴格司法、嚴格執法的企業環境，有了廣大檔案管理人員對相關法律、制度及規范的遵守和履行，才能保障數字人事檔案信息管理工作的穩定、有序進行。

2.2.2 加強信息安全保障技術改革

加強信息安全保障技術改革，結合檔案信息管理實際，從數字檔案信息生成、傳播、存儲與管理的各環節展開研究，突出技術保障的針對性、實用性，充分發揮科學技術對人事檔案管理的支撐作用，不斷更新管理設備，完善數字檔案信息管理系統。

2.2.3 加強管理人員隊伍建設

高素質的管理人員是保障檔案信息安全的根本保證，加強管理人員隊伍建設，不僅需要加強對相關人員的技術培訓，將人事檔案管理的發展動態與趨勢、最新科研成果等納入培訓內容，努力提升其專業素養和業務水平，更重要的是加強其職業道德建設，重點突出其思想品質、行為規范等方面的訓練，使之明確其肩上擔負的責任。

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