綜合檔案管理與醫院的持續性發展

摘要：醫院綜合檔案是醫院管理的重要組成部分，對醫院管理、醫療、護理、教學、科研等工作具有深遠影響。醫院的持續性發展離不開綜合檔案的支持，綜合檔案資源的開發利用日益重要；綜合檔案管理存在重視度不足、體系不完善、人才缺乏、人員素質不高、管理手段落伍等諸多問題，本文就綜合檔案管理如何發揮自身作用，以促進和保障醫院的持續性發展提出系列問題和對策，對醫院綜合檔案管理具有良好的借鑒作用。

關鍵詞：綜合檔案管理；醫院；持續性發展

醫院職能部門和臨床醫技科室在職能和醫療護理活動中所形成、積累、歸檔保存并有利用價值的各類檔案統稱為醫院綜合檔案，包括有人事檔案、文秘檔案、財務檔案、教學科研檔案、病歷檔案、設備檔案、基建檔案、圖書館檔案等，具有廣泛性的特點，涉及醫院的每個部門，融入醫院的全方位信息。伴隨著科學技術的發展和人民群眾的醫療衛生需要的增長，如何做好綜合檔案管理和開發利用工作，保障和促進醫院的可持續性發展，已經成為我們檔案工作者的一個挑戰，本文就此問題展開討論。

1綜合檔案對醫院可持續性發展的重要性

1.1檔案屬于醫院整體的一部分 醫院綜合檔案是醫院管理者與醫務人員辛勤勞動的見證、智慧的結晶，記錄著醫院成長經歷和演變過程，是醫院精神文明與文化建設的重要內容。

1.2檔案是醫務人員在醫療護理活動實時記錄 醫療檔案是醫療護理活動的實時記錄，能為后人總結經驗提供直接依據，為推動醫學事業的發展創造良好的先決條件。醫療活動是一門經驗學科，醫務人員需要不斷總結經驗，就離不開檔案資源的幫助，以避免耗費多余的人力、物力、財力。

1.3檔案利于醫學科研成果的總結、開發、推廣和應用 在生命醫學研究中，按照事物的客觀規律，要想扎實進行科學研究，獲取更多的成果，總結前人的經驗，就必須掌握大量充分可靠的資料，這就要檔案材料的支持。同時，通過客觀的醫學科研檔案資料的交流，才能達到說服的目的，以便更好的推廣應用和服務。

1.4檔案是醫患雙方權益的保障 病歷檔案是醫務人員在醫療護理活動中的記錄，是維護醫患雙方權益的依據，檔案對于處理醫療糾紛、保證醫院穩定的工作秩序、促進醫院持續性發展等具有不可替代的作用。

1.5檔案管理對推進醫院工作的益處 伴隨辦公自動化、電子病歷的廣泛應用，檔案工作的信息化建設已經成為醫院檔案工作發展的重點與必然趨勢。檔案的信息化管理，能有效的推進醫院的規范化管理，能滿足醫療衛生方面更多的需求，詳實、豐富、便利的檔案服務能為醫務人員提高臨床診療水平，促進教學、科研能力具有現實的意義。建設完善良好的檔案管理體系能為醫療業務帶來優質高效的服務。便利綜合檔案利用能為醫院現代化建設和管理的決策提供原始依據，對促進醫療技術和服務質量的不斷提升，增強醫院的競爭力，具有現實意義。

2目前醫院綜合檔案管理中的不足

2.1醫院檔案管理制度不完善，水平不高，效率低下。

2.1.1部分醫院檔案管理制度體系不健全 從整體上看，多數醫院對檔案工作的重視程度還是偏低的，綜合檔案管理呈現的是多頭管理的局面，部門間沒有明確的制度規定，各個部門管理職責不明確，再加上部門間管理方式的差異性，造成醫院檔案管理的混亂局面，管理的標準化難以實現。同時隨著新的先進設備和管理手段不斷更新，相關的檔案管理制度并沒有得到及時補充修訂，致使有些很有價值的科研科技成果，未能及時整理歸檔，有些雖進行整理歸檔，但由于執行的是舊的檔案管理制度，存在著檔案資料內容重點不突出，缺項漏項，圖表資料和文字資料不符等現象。還有就是檔案收集歸檔過程相對緩慢，根本不能發揮科技手段在管理中的作用，沒有適應醫院發展的需要。

2.1.2檔案管理水平不高 由于檔案管理人員業務素質問題，匯編資料時缺乏外部信息，專題匯編資料多來自院內信息，跟不上形勢發展要求，工作人員缺乏主動積累、主動服務和超前服務的意識，多是需要時才著手編，甚至才開始補，從而使檔案編研和材料的搜集滯后，未能及時地反應出檔案信息情況，不便于檔案資源的利用。

2.1.3檔案管理手段落伍，效率低下 傳統的手工管理制度存在著檢索困難，查準率低、費力耗時等諸多不足，但很多醫院檔案管理仍保留在傳統的模式上，缺乏完整的檢索工具，檔案檢索和內容查找都很困難，資源的利用效率低下，造成通過檔案資料的查閱和分析獲得信息資源的作用不能充分發揮。

2.2醫院檔案管理不規范。

2.2.1檔案管理格局混亂，管理機構職責不明確 醫院檔案管理多由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、財務檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而人事檔案有人事部門管理，科研檔案由科教科管--醫療病歷檔案由病案室管理，膠片檔案、病理切片檔案、各種影像圖文檔案等分屬各個業務科室自己管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，較為混亂，導致部門間職責不明確。

2.2.2醫院檔案常常不能及時完好歸檔 在檔案材料搜集過程中，由于檔案觀念較淡薄，制度約束不夠，各部門、各人經常將一些重要的檔案資料隨意存放，造成檔案資料零星不全，歸檔不系統、不完整，歸檔資料連續性差等現象。

2.2.3人才人事檔案的監管缺失 由于醫療技術人才的激烈競爭，醫療單位在招聘人才時，多來自人才交流中心，該部分人員都是通過人事代理的途徑來管理人事檔案。一旦涉及調入調出等人才流動問題，在檔案交接和轉遞過程中，由于缺少第三方審查監管，出現檔案材料的丟失或損壞的現象極為普遍。

2.2.4醫院對科技科研檔案管理不到位 醫院的科研或重點學科建設過程中會產生許多寶貴的資料，從項目計劃到項目報告，包括其中的論文發表、實驗數據、社會效益和經濟效益信息統計、人才梯隊培養和建設等，沒有跟蹤性紀實性的材料積累，造成隨后材料的無法收集，并且隨著醫院人才的流動，這些成果往往會被帶走，大量的資源都被浪費掉，因此難以推動醫院的醫療技術創新和研究工作。

2.3檔案管理方式整體協調性差 由于管理體制和運行機制的影響，形成醫院各檔案管理部門間相互分割、各自為政的封閉狀態，各部門間管理協調性差。還有各自使用不同的檔案管理軟件，管理方式及數據庫的結構設計也不同，難以在醫院檔案系統內自由、方便地交換檔案數據。在信息化、現代化建設上，有的醫院還在低水平狀態下重復徘徊，造成人財物浪費；即使許多醫院已經意識到資源共享的重要性，但未健全部門協調合作機制，也不利于綜合檔案資料的共享。

2.4醫院檔案管理人員觀念陳舊及業務素質滯后。

2.4.1檔案管理人員觀念陳舊 醫院檔案管理人員的\"重藏輕用\"\"為保管而保管\"的傳統觀念仍然存在，長期形成的封閉、被動、單一等傳統觀念，嚴重拖延檔案資源開發利用工作的進行。

2.4.2檔案管理人員業務素質不高 檔案管理部門一般屬于二級科室，人員本來就偏少，特別是檔案專業人員更是缺乏，檔案管理人員多由非專業的相關技術人員擔任，大多由其他的科室分流來的。雖然經過培訓后，他們懂得基本的查找、歸檔的工作，但其相關的專業知識掌握還是很少，很難對檔案進行標準化的管理，更不用提對檔案管理工作進行突破和創新了。在業務上尤其缺乏在醫學和檔案學兩方面都能精通的人才，形成對信息技術的應用能力水平低下，工作積極性不高，缺乏主動性與創新性的局面，根本不能滿足現代化醫療行業對檔案管理的需求，使得醫院的檔案管理無法適應社會的發展需求。

2.4.3檔案管理人員培訓學習不夠 由于對檔案管理工作的重視不足，醫院側重于醫療專業技術人員的素質培養，對檔案管理人員重視不夠，沒有對該部分人員進行系統、全面的培訓，使得檔案管理工作人員在知識更新方面更顯得落后很多，素質不高。

2.5對檔案管理工作的意義認識不足 醫院很多人都認為檔案管理工作不能直接創造經濟效益，導致員工對檔案工作的關注度不足，醫院對檔案重要性的宣傳力度也不足，沒有認識檔案工作建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的，沒有認識到充分開發現檔案資料能為醫院的持續性發展充實的依據，造成很多人檔案意識較淡薄，隨意處置醫院檔案，導致檔案材料的丟失和損壞。

2.6醫院檔案管理現代化水平低，信息化程度不高，缺乏專業的管理軟件。

2.6.1檔案管理的現代化水平低 很多醫院檔案管理信息化設備和軟件系統使用率低，信息存儲量小，沒有達到充分開發利用的目的。目前科技的發展，信息化管理已經是今后檔案管理最重要、最基本的手段之一，比如很多醫院都開始嘗試著使用電子病歷檔案、局域網管理與辦公自動化、實驗室信息系統、影像學信息系統、醫院信息系統、財務系統等已經廣泛應用，計算機系統在醫院管理中起著越來起越重要的作用，如果醫院不加快檔案管理的信息化建設，那醫院的檔案工作將明顯滯后于時代發展的步伐。

2.6.2檔案管理軟件利用效率差 目前各行業管理軟件發展得相當完善，但在軟件設計與開發過程中，檔案管理者參與較少，很多檔案管理軟件設計者不能將檔案管理的專業要求很好地實現，因此不能使管理軟件體現出快捷、方便、高效的特點，造成軟件使用中經常出現信息輸入困難、歸類不嚴謹、搜索結果錯誤等問題。市場上缺少良好的管理軟件，也嚴重影響醫院檔案資源的利用效率。

3綜合檔案管理如何促進醫院的持續性發展

3.1以科技科研檔案促進醫院科研發展 醫院發展離不開科技技術的支撐，醫學屬一門實踐性科學，有許多疑難問題尚未得到解決，這使得醫務人員要不斷總結前人經驗教訓，在實踐中反復總結、探索，才摸索出行之效的醫療技術解決難題。這些都離不開科技科研檔案信息的收集管理。我們要將科研管理與科研檔案管理有機的結合起來，挖掘科技科研檔案中蘊藏的科技信息，充分利用好科技科研檔案，使之成為科研立項、實施以及科研成果推廣應用的重要依據。\"科技興院、科教興院\"已成為廣大醫務工作者的共識，充分利用科技科研檔案，開發、推廣和應用科研成果，加快醫院科研能力的提高，能為醫院的持續性發展提供強勁動力。

3.2以病歷檔案促進醫療質量 醫院綜合檔案最主要的就是病歷檔案，他是評價和衡量醫院管理、醫療質量和技術水平的重要依據。病歷檔案信息的利用率高、時間性、實用率強，專業技術性強，其必須在短時間內做好收集、整理、組卷、登記、分類、編目、編碼、排號、貯存和檔案的檢索、利用等工作，病歷檔案中包含了醫患雙方大量的醫療信息，對之進行系統全面的收集分析，能準確及時的反映出醫院的醫療質量和技術水平的變化，以及醫療業務發展狀況，為醫院決策層提供最有價值的原始信息。病歷檔案的查閱利用包括醫院感染、新農合、醫療保險、公費醫療、公檢法、計劃生育、醫療事故糾紛案件、傷殘事故、民事案件、疑難病例、轉院會診病歷復印件等。做好病歷檔案管理，能直接體現醫院業務管理水平，影響醫院業務建設的決策，便于科室總結提高醫療技術水平和醫療質量控制，為醫院持續性發展提供的有力保障。

3.3以設備檔案促進技術質量 醫療設備的配置情況能真實反映出醫院的業務水平，醫療設備檔案管理直接聯系日常的醫療護理工作，完善的醫療設備檔案能為醫院全面、準確地了解設備購置、使用情況提供了可靠的依據和查考憑證，也是設備的正常運轉的保障。設備檔案在大型儀器的引進和維護必不可少。充分利用好設備檔案考查、大中型儀器設備的論證，對了解設備使用頻率、使用壽命，做好預測服務，為及時購置、更替設備提供及時、準確的信息，避免資源浪費，是加強醫院宏觀調控、保障醫療技術質量的重要途徑。因而，設備檔案也是保證醫療技術水平和質量，影響醫院全面發展的關鍵之一。

3.4以人事檔案促進人才選拔 醫院的發展，最關鍵是人才，其是推動醫院不斷的向前發展的動力。隨著人事制度改革力度的不斷加大，全面真實的干部人事檔案倍受重視，干部人事檔案真實記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，是組織人事工作不可缺少的重要依據，是評價人才必不可少資源。此外，各類醫療技術人員的合理配置，資源的合理利用以及行政、醫療部門結構的調配等方面，都離不開對人事檔案利用。加快人事檔案管理的現代化建設，我們就可利用信息化技術，通過科學的檢索，提供借閱全面、系統、準確的人事檔案信息，保證醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用上充分實現合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進而為醫院持續發展奠定堅實的基礎。

3.5以醫德醫風檔案促進行風建設 行風建設是醫院建設中必不可少，醫院醫德醫風檔案囊括醫院實行目標管理責任制中形成的各類規章制度及崗位職責，包括患者對醫生醫療技術和服務質量的評定、醫院員工的年度考核、患者及其家屬的表揚與投訴等，醫德醫風檔案是綜合檔案管理的重要組成部分。良好完善的醫德醫風檔案建設，將每位職工的醫德醫風、服務態度、廉政建設情況等作為專題考證，為醫院將根據醫德醫風檔案評選出專家名醫、優秀學科帶頭人、優秀管理人才、專業技術骨干、優秀護理人才、服務明星、先進工作者等提供便利，為宣傳醫院文化，保證醫院聲譽，促進醫院的全面發展有積極作用。

4如何推進綜合檔案管理工作，為醫院持續性發展助力

要做好綜合檔案管理，為醫院的持續性發展提供有力保障，我認為要做到以下幾點：

4.1加強領導，規范管理 綜合檔案管理實現科學化、規范化，領導重視是前提，醫院領導必須率先增強檔案意識，切實把檔案管理納入重要議事日程，使之與醫院業務建設同步規劃、同步發展。同時，醫院要建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理規章制度，檔案管理部門要樹立主動服務意識，了解一線醫護人員的需要，提供及時、可靠的服務；要充分利用掌握信息資源的條件，密切關注醫院建設各方面工作，為醫院管理提供資政決策服務；要不斷完善檔案服務的新手段、新措施，確保將相關檔案收集好、保管好、利用好。

4.2加強培訓，提高檔案管理人員素質。

4.2.1檔案管理人員除加強專業知識學習外，要注意側重計算機知識的學習，重視網絡知識教育。檔案管理人員的業務素質在很大程度上決定著檔案管理的水平。大家要樹立終生教育的觀念，廣泛開展多種形式的教育培訓。同時，還要注重加強檔案管理者之間、相關專業工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流。通過交流，使之了解別人的先進經驗，及時查找自身不足，吸取好的經驗應用于實際工作中。

4.2.2強化服務意識，樹立\"工作就是服務\"的觀念。以\"增強服務意識\"和\"主動服務\"作為檔案管理工作的出發點和歸宿，不要僅局限于檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。

4.2.3因循守舊、墨守成規的工作方法已不適應時代發展要求，檔案管理呈現多樣化的趨勢，檔案管理者就要勇于探索、創新，善于發現問題，在思路上不斷創新，在工作方法上創新，不斷提高工作效率和質量。

4.3加強檔案基礎工作 提高檔案質量主要是抓好收集、整理、立卷、歸檔、編目、保管等基礎工作。檔案的收集是檔案管理最基礎的工作。檔案收集不到，就談不上立卷歸檔等其它各個環節。在檔案質量問題上，檔案管理部門和人員要認真履行職責，嚴格把關，對不合格檔案要拒收，對不按期歸檔的單位和個人要督促其按期歸檔。檔案質量問題還可列入人員績效考核中，以保障提高檔案質量，做到及時收集、準確整理、完整歸檔、安全保存。

4.4實現檔案管理現代化。

4.4.1要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施。

4.4.2要加強檔案管理工作的信息化，改進管理手段，實現信息化管理，醫院檔案按照行政管理、黨群管理、基本建設等進行分門別類，然后輸入到計算機里，通過對計算機具有檢索的功能，進行快速的檢索，使得醫院的檔案管理工作既方便又高效，如此，不僅可以節約人力、財力以及物力，更可以避免人工操作帶來的失誤，使得醫院的檔案管理能夠得到準確、快速的體現，獲得良好的效果。

4.4.3要配備檔案掃描系統，改變單一的人工錄入做法，提高檔案管理的質量和工作效率，注重對現代化信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面經驗，使醫院綜合檔案管理更加現代化、規范化。

綜上，隨著醫療衛生事業的發展，醫院檔案管理工作的重要性日益顯凸現。醫院決策者、醫護人員要充分地認識并積極參與醫院綜合檔案管理，建立醫院檔案一體化管理模式，多途徑多渠道地開發利用檔案資源，提高醫院檔案管理水平，充分開發利用檔案資源，為促進醫院的持續性發展發揮積極作用。

編輯/申磊