PDCA方法在編碼員工作分工調(diào)整中的應用

摘要：目的 探討運用PDCA方法對編碼員的工作分工進行調(diào)整。方法 制定工作計劃和措施，并認真執(zhí)行，每周對執(zhí)行情況進行檢查，并進行總結(jié)以便進入下一個循環(huán)。結(jié)果 通過PDCA方法對編碼員的工作分工進行調(diào)整后，編碼員的工作效率得到很大提高，不同編碼員之間的工作量差距顯著縮小。結(jié)論 PDCA方法在編碼員管理實踐中能夠發(fā)揮巨大的作用。

關鍵詞：PDCA；編碼員；工作分工

隨著醫(yī)院規(guī)模在不斷擴大，醫(yī)院收治的患者人數(shù)在不斷增多，導致病案編碼員每月的工作量也在不斷增加。而部分醫(yī)院病案部門對編碼員的管理方式較為落后，不能充分調(diào)動編碼員的工作積極性，導致編碼員的工作效率難以提高。某三甲醫(yī)院病案部門通過應用PDCA方法對編碼員的工作分工進行調(diào)整，成功提高了編碼員的工作效率。

1資料與方法

1.1資料-PDCA循環(huán) PDCA循環(huán)又可稱為戴明環(huán)（Deming cycle），是由美國質(zhì)量管理專家戴明提出，共包括P、D、C、A四個階段，其中P代表Plan（計劃），D代表Do（執(zhí)行），C代表Check（檢查），A代表（處理）[1]。應用PDCA循環(huán)對編碼員工作分工進行調(diào)整由4個階段組成：①計劃階段：分析編碼員當前的工作分工現(xiàn)狀，找出存在的問題，并進一步分析主要原因，制定整改措施并預測結(jié)果；②執(zhí)行階段：按照計劃落實整改措施；③檢查階段：檢查計劃的執(zhí)行情況；④總結(jié)階段：根據(jù)檢查結(jié)果進行總結(jié)。

1.2方法

1.2.1計劃階段

1.2.1.1現(xiàn)狀分析 某三甲醫(yī)院病案部門目前共有編碼員9名，編碼員的主要工作是對病案編碼和首頁錄入，其他的工作還包括：查找復入院病人病案的原始住院號、科研檢索、臨床路徑和重點專科數(shù)據(jù)檢索、專項檢查或項目申報數(shù)據(jù)檢索、ICD字典庫維護、進修生帶教、院內(nèi)首頁填寫培訓、協(xié)助維護電子病歷系統(tǒng)等。2014年1～6月該院的出院患者數(shù)約為4萬例次（不含院區(qū)），要求編碼員在每月12日前完成上1個月的病案編碼和首頁錄入工作。

1.2.1.2存在問題分析 2014年7月開始該院的新外科大樓正式投入使用，增加約800個床位，每月至少新增出院患者2300例次。在此之前，由于編碼員能按時完成每月的病案編碼和首頁錄入工作，故沒有規(guī)定編碼員每月必須完成的最低工作量，編碼工作也沒有明確的分工，僅僅依靠編碼員的自覺性完成每月的工作量，導致不同編碼員所完成的工作量相差較大，一些編碼員工作效率低下。新外科大樓投入使用后，編碼工作量大幅增加，但編碼員人數(shù)維持不變，故如果不明確編碼員當前的工作分工，不提高部分編碼員的工作效率，必然會導致病案編碼工作不能按時完成，病案在編碼環(huán)節(jié)的大量積壓同時也影響了病案工作的后續(xù)環(huán)節(jié)，對病案的利用也將受到影響。

1.2.1.3制定計劃和措施 提高編碼員的工作效率首先需要明確編碼員的工作分工。當前較為流行的編碼員工作分工方法是按出院科室分工，即為每位編碼員指定所負責的科室，由編碼員完成指定科室的病案編碼，其他的方法還有績效考核[2]等。考慮到為編碼員指定科室要求編碼員熟記所負責的科室，且從全院的病案中挑選出指定科室的病案需要花費較多的時間，為了使編碼員的工作分工更容易執(zhí)行，將按整理員簽名對編碼員進行分工，即由編碼員完成指定整理員簽名的病案編碼。為了保證編碼工作能按時完成，要求編碼員必須在下個月10日前完成所負責病案的編碼工作，不能完成的需自行加班完成。為了保證編碼質(zhì)量，每月由科主任和編碼組組長進行抽查，同時要求編碼員在首頁錄入時對編碼進行檢查，以便檢查編碼質(zhì)量。由于編碼員的主要工作還包括首頁錄入和查找復入院患者病案的原始住院號等，故也需要明確以上工作的分工。制定工作分工方案時先根據(jù)整理員的數(shù)量把編碼員分組，再明確每一個小組所負責的工作內(nèi)容。最終的編碼員工作分工方案見表1。

1.2.2執(zhí)行階段 具體措施包括：①科主任負責召開編碼組內(nèi)會議，對編碼員工作分工方案進行講解，明確每一位編碼員的職責，統(tǒng)一認識，并對提出的問題進行解答。②做好與回收整理組的溝通，分工方案得到整理員的認可與配合，病案在完成整理或裝訂后按要求進行擺放，以便編碼員找到自己負責的病案。編碼員工作分工方案從7月開始執(zhí)行。

1.2.3檢查階段 由科主任和編碼組組長于每周五檢查分工方案的執(zhí)行情況，聽取編碼員對分工方案提出的意見，記錄各個小組的工作完成情況，并分析個別小組出現(xiàn)病案積壓的原因，使編碼員逐步適用當前的工作狀態(tài)與工作模式。

1.2.4總結(jié)階段 總結(jié)階段是PDCA循環(huán)的最后階段，是對本輪工作的總結(jié)和分析，并有利于推動下一個PDCA循環(huán)工作的開展。通過分析工作分工方案的落實情況和編碼員在7月份的工作完成情況，對仍然存在的問題進行分析，找出原因，并提出整改措施和目標，并作為新問題進入下一個循環(huán)。

2結(jié)果

2.1 1～6月編碼員編碼與錄入份數(shù) 應用PDCA方法對編碼員的工作分工進行調(diào)整前，不同編碼員的編碼與錄入工作量差別很大，見表2。大部分編碼員每月的編碼份數(shù)在500～650之間，序號為1～3的編碼員每月完成的編碼份數(shù)超出平均數(shù)量，而序號為9的編碼員達不到平均水平。編碼員每月的錄入份數(shù)可分為500以下、500～800、900～1100和1100以上4個級別，錄入量在800以下可認為達不到平均水平。

2.2 7月編碼員編碼與錄入份數(shù) 應用PDCA方法對編碼員的工作分工進行調(diào)整后，部分編碼員的編碼與錄入份數(shù)明顯增多，工作效率明顯提高，不同編碼員的編碼與錄入工作量差距顯著縮小，但與部分醫(yī)院的情況相比仍然存在差距[3，4]。

3討論

編碼員工作效率的高低在一定程度上取決于管理方法的好壞，通過應用PDCA方法對編碼員的工作分工進行調(diào)整，取消過去對編碼員的每月工作量不作要求的做法，結(jié)合醫(yī)院病案部門自身的實際情況，對當前流行的編碼員工作分工方法進行調(diào)整并應用于實踐，取得了良好的效果，編碼員的工作效率大大提高，工作分工更為均勻并且責任明確，提高了編碼員的工作積極性。常用的按出院科室對編碼員進行分工的方法雖然也能夠為編碼員指定需要編碼和錄入的病案，但需要編碼員牢牢記住所負責的科室，并且需要從所有的病案中挑選出特定科室的病案要花費較多的時間，因此不如按整理員簽名為編碼員指定病案便利。通過應用PDCA方法，改變了病案編碼環(huán)節(jié)過去落后的管理方法，煥發(fā)了編碼員的工作熱情，在出院患者數(shù)大幅上升，編碼工作量大增的情況下，編碼員仍然能夠按時完成每月的工作，說明PDCA方法在編碼員管理實踐中能夠發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻：

[1]劉希偉，朱蕓，彭鯤，等.PDCA循環(huán)法在骨科運行病歷質(zhì)量管理的應用[J].中國病案， 2014，16（3）：12-13.

[2]陳麗英，魏秋麗.績效考核在病案管理中的應用[J].中國病案，2014，15（4）：4-6.

[3]范少真.病案管理之流程優(yōu)化[J].中國病案，2009，10（8）：8-9.

[4]歐陽菊香，劉冬生，譚燕萍.病案管理工作效率探討[J].中國病案，2007，8（2）：15-16.

編輯/申磊