衛生行政處罰案卷評析和文書書寫管理

【關鍵詞】衛生行政處罰案卷；評析；文書書寫管理

805文章編號：1004-7484（2014）-06-3639-02

2013年11月，市衛生局組織開展了全市衛生行政執法文書聯展聯評活動，省、市、縣三級衛生行政部門和監督機構的11名專家和骨干對5個縣市區30份衛生行政處罰案卷進行了書面評查。評查結果顯示，近年來各級衛生行政機關及其衛生監督機構狠抓衛生行政處罰工作規范化建設，行政處罰工作制度逐步健全，行政處罰案卷質量逐步提高。一些地方不斷通過制度、方法創新規范行政處罰工作，保障相對人合法權益。通過此次評查，既發現了目前衛生行政處罰工作中存在的問題和不足，交流了執法經驗，也推動了各級衛生行政機關辦案質量的提高。

1存在的主要問題

1.1主體方面問題

1.1.1執法主體錯誤、行政處罰的主體不具備法定資格文書中載明的執法主體是某衛生監督所。對外使用的文書加蓋的是衛生監督所的公章。

1.1.2被處罰主體認定錯誤或主題資格不清，如有的行政處罰案卷中，將個體工商戶字號作為被處罰對象；（正確的表述應該是：被處罰人：劉xx，xx小吃店負責人。）

1.1.3承辦人員不具備執法資格，未領取衛生監督員證件或行政執法證件。

1.1.4對外使用的執法文書簽收人不是法定代表人本人，但案卷內沒有法人授權委托書。

1.1.5被處罰人的名稱未使用全稱，且前后不一致。

1.2在違法事實認定方面

1.2.1證據單一如部分案件過分依賴詢問筆錄、現場檢查筆錄等作為定案依據，缺乏深入調查，缺少必要的其它證據材料（如照片等）予以佐證，沒有形成緊密的證據鏈等。

1.2.2違法事實認定不全面部分案件有多種違法事實，但只是對其中某項違法事實給予行政處罰，而對其他違法事實應當給予行政處罰卻沒有實施行政處罰，且未說明理由或作相應交代。有的案件應當追溯源頭卻沒有作進一步的追溯調查等。

1.2.3現場拍照、證據先行登記物品未在現場筆錄中注明。

1.2.4詢問筆錄有的無告知內容，被詢問人和監督員未逐頁簽字，被詢問人未注明“以上記錄屬實”。

1.2.5當事人提供的材料復印件未注明“此復印件與原件一致”，當事人也未簽字或蓋章。

1.2.6投訴舉報案件卷內未附投訴舉報記錄或舉報材料。

1.3在行政執法程序方面

1.3.1有些案件對違法所得根本沒有進行調查取證，逾越了這一程序就直接按無違法所得實施行政處罰，是程序違法。

1.3.2對當事人享有的申請回避權等權利告知不完整或告知當事人申請聽證權利的同時未告知其同時具有陳述申辯權。

1.3.3違反先立案后調查的程序要求，案件調查全部工作在立案前完成。

1.3.4行政處罰事先告知書與行政處罰決定書罰款數額不一致，但無二次合議記錄。或兩者日期是同一天，但無當事人放棄陳述和申辯權利的書面材料。

1.3.5重大復雜案件未經衛生行政部門負責人集體討論決定；行政處罰事先告知文書未經衛生行政部門負責人審批；未使用《衛生行政執法事項審批表》。

1.3.6違反罰繳分離原則，以衛生監督所名義收繳罰款。

1.3.7不能提供記錄證明行政執法人員已表明身份，出示合法有效執法行政執法證件。

1.4在法律適用方面

1.4.1自由裁量不規范為數不少的辦案單位沒有制定或遵循行政處罰裁量權行使規則，導致對相同違法行為類似違法情節處理存在較大差異。同樣的違法行為不同科室，不同的監督員間處罰不同。

1.4.2做出的行政處罰種類不符合法律規定，把責令改正作為罰種適用；行政處罰決定未遵循分別裁量、合并處罰原則。

1.4.3適用法律、法規、規章名稱填寫不規范、不完整。引用的條、款、項、目書寫錯誤如：第九條第一款第九項。正確寫法為第九條第一款第（九）項地第12目。

1.5案卷材料制作方面問題

1.5.1部分案卷使用舊版文書。未使用2012版新版執法文書。

1.5.2處罰案卷卷宗檔案封皮板式不同。部分案卷使用的不是新版封皮。

1.5.3文書的文號、編號書寫不規范，（正確的寫法應是：地區簡稱+衛+執法類別（醫、消、公、水）+執法性質（罰、告等）+年份+序號，如“梨衛公罰〔2013〕017號”。

1.5.4卷內文書的右上角未標明頁數。

1.5.5案卷內無執法人員執法證件復印件。

1.5.6案卷中未附有公民身份證明的材料或未附有法人、其他組織主體資格證明材料。在案卷制作過程中，是個人的把個人身份證復印件附上，有工商執照的把工商執照復印件附上。也可把執照拍下來附在卷宗里。

1.5.7部分案卷案由表述不規范。正確的表述應該是違法主體+主要違法事實+案。

1.5.8部分文書項目填寫不全如現場檢查筆錄和詢問筆錄當事人填寫：是法人或其他組織的，應填寫單位的全稱、地址、聯系電話、法定代表人姓名、性別、年齡、民族、職務等；是個人的應填寫姓名、性別、年齡、民族、住址、聯系電話等內容。案件受理記錄填寫：如案發單位，填寫時應注意區分發案的是單位還是個人。如發案的是單位，要寫明單位名稱、地址、法定代表人或負責人的姓名、性別、職務、電話。單位名稱應填寫單位全稱。如果這個單位不具有獨立法人資格，則應將它隸屬的法人單位名稱填上，如“xx公司招待所”、“xx學校學生食堂”；如果發案的是個人，應填寫其姓名、性別、民族、現工作單位，個體工商戶的應再加上xx工商戶戶主，這對下一步的調查及分清法律責任承擔者以及有關文書的送達等都具有重要意義。

1.5.9現場檢查筆錄的檢查地點不具體，地點不僅包括被檢查現場所在地的地址，還包括被檢查現場的具體位置。現場檢查筆錄中要記錄現場調取的物證和現場的拍照。筆錄要記錄物證和拍照的物品所在的位置、名稱、數量、狀態、標記等，使現場檢查筆錄與現場拍照、現場提取的實物證據互相印證、互相補充，構成證據鎖鏈。如果在現場采取了行政控制措施或保存證據措施的，應在筆錄中記載。

1.5.10非該單位法定代表人或者負責人簽收主要文書，缺少授權委托書。如放棄陳述申辯，放棄聽證，不是隨便誰都能簽字的，應是法定代表人或老板本人，其他人應有授權委托書。

2文書書寫管理

文書應按照規定的格式印制后填寫。兩聯以上的文書應用無碳復寫紙印制。應用藍色或黑色的水筆或簽字筆填寫，保證字跡清楚、文字規范、文面清潔。有條件的衛生行政機關可按照規定的格式打印。

2.1文書書寫原則

2.1.1衛生行政監督執法文書制作時必須用鋼筆或中性筆填寫，字跡清楚、文字規范、文面清潔。

2.1.2因書寫錯誤需對文書進行修改的，應用杠線劃去修改處，在其上方或后面寫上正確內容。重要內容及對外使用的文書需修改的，應加蓋校對章或由對方當事人簽名或蓋章，每頁文書修改不得超過兩處。

2.1.3預先設定的文書欄目，應逐項填寫。摘要填寫的，應簡明、完整、準確。簽名和注明日期，必須清楚無誤。

2.1.4調查詢問所作的記錄應具體詳細，涉及案件關鍵事實和重要線索的，應盡量記錄原話。不得使用推測性詞句，以免發生詞句歧義對方位、狀態及程度的描述記錄，應依次有序、準確清楚

2.1.5當場制作的采樣記錄、現場檢查筆錄、詢問筆錄、陳述和申辯筆錄、聽證筆錄等文書，應當場交由有關當事人審閱或者向當事人宣讀，并由當事人簽字確認。當事人認為記錄有遺漏或者有差錯的，應當提出補充和修改，并在改動處用指紋或印鑒覆蓋。

2.1.6文書首頁不夠時，可用附頁記錄，附頁必須有監督人員或當事人簽名。

2.1.7文書要求監督人員簽名的，必須由本人簽寫，不得他人代簽。

2.2各類文書中有關共性欄目的填寫方法

2.2.1文書本身設有“當事人”項目的，按以下要求填寫是法人或其他組織的，應填寫單位的全稱、地址、聯系電話，法定代表人（負責人）的姓名、性別、民族、職務等內容；是個人的應填寫姓名、性別、年齡、民族、住址、聯系電話等內容。“案件來源”按照《衛生行政處罰程序》第十四條的內容填寫。

2.2.2案由統一寫法為當事人名稱（姓名）+具體違法行為+案，例如XXX商場違反衛生許可管理案。文書本身設有“當事人”項目的，在寫案由時可省略有關當事人的內容。

2.2.3對外使用的文書本身設定簽收欄的，在直接送達的情況下，應由當事人直接簽收。沒有設定的，一般應使用送達回執。

2.3提高衛生行政處罰案卷質量的幾點建議依法實施行政處罰是衛生行政部門運用法律手段管理公共衛生事務的重要方法和手段，是依法行政的重要體現。針對此次案卷評查發現的情況，我們要以提高辦案質量為抓手，進一步規范執法行為，加強執法能力建設。

2.3.1要進一步重視衛生行政處罰案件質量管理單位內部要建立健全案卷評查制度，完善評查標準和評查方法，定期對本單位執法案卷組織評查。要加強對案卷形成過程的全程質量控制，嚴格按照規定程序和標準進行書寫、整理、立卷、歸檔，實現行政處罰案卷管理的規范化。

2.3.2要加強業務培訓，提高辦案人員業務素質要轉變以往偏重于衛生技能提高的培訓模式，強化衛生行政執法人員綜合辦案能力的培養，除培訓相關的衛生法律知識外，著重培訓衛生監督員辦案程序和方法、執法文書書寫、案卷制作等執法技能。

2.3.3要落實執法責任追究制度要將衛生行政執法作為本單位依法行政的一項主要工作來抓，把行政處罰案卷質量作為對執法人員考核的重要指標，對辦案能力突出，成績優秀的人員予以表彰，對有執法過錯的行政執法行為予以責任追究。牢固樹立有權必有責、用權受監督、違法受追究的觀念，自覺維護衛生執法的良好形象，提高衛生執法人員依法行政能力和水平。