優(yōu)化備件管理流程 降低采購(gòu)費(fèi)用

袁紹霞

（濟(jì)南鋼鐵股份有限公司冷軋板廠 濟(jì)南）

自2008年下半年以來(lái)，金融危機(jī)對(duì)濟(jì)南鋼鐵股份有限公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響逐步加劇，面對(duì)嚴(yán)峻的市場(chǎng)形勢(shì)，集團(tuán)公司提出了進(jìn)一步降低成本、增加效益、應(yīng)對(duì)危機(jī)的要求。為此，冷軋板廠首先從備品配件、輔助材料、小型機(jī)電庫(kù)存的實(shí)物管理入手，建立起備件、輔助材料、小型機(jī)電實(shí)物跟蹤管理系統(tǒng)，明確要求深挖潛力，降低備件、輔助材料等庫(kù)存量，確保了降本增效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一、實(shí)施背景與立項(xiàng)理由

冷軋板廠主要負(fù)責(zé)備品配件、輔助材料、小型機(jī)電、儀器儀表、辦公用品（統(tǒng)稱(chēng)為備件、材料）的采購(gòu)，并進(jìn)行后續(xù)管理。工作流程見(jiàn)圖1。分為線(xiàn)上（PTS和ERP）管理和線(xiàn)下（現(xiàn)場(chǎng)）管理。

圖1

1.線(xiàn)上管理（PTS和ERP）

（1）以前集團(tuán)公司的備件、材料管理采用的是一級(jí)庫(kù)存管理模式，由于現(xiàn)行的“以領(lǐng)代耗”的管理及核算方式，即以“領(lǐng)料”作為“消耗”計(jì)入生產(chǎn)費(fèi)用和成本，致使各生產(chǎn)分廠存在“二級(jí)”庫(kù)存的情況。不僅資源不能共享使用，還占用大量庫(kù)存資金，容易造成資金浪費(fèi)；管理部門(mén)無(wú)法準(zhǔn)確掌握“二級(jí)”庫(kù)存動(dòng)態(tài)，失去了對(duì)實(shí)物的監(jiān)管，形成了管理真空。針對(duì)此問(wèn)題，利用信息化手段規(guī)范“二級(jí)”庫(kù)存管理狀況，對(duì)備件、材料實(shí)物進(jìn)行跟蹤和加強(qiáng)監(jiān)管，同時(shí)與已納入信息化管理的計(jì)劃申請(qǐng)、訂單錄入，以及入總廠庫(kù)、入分廠庫(kù)功能等銜接起來(lái)，形成設(shè)備備件、材料的全程跟蹤與管理。

（2）PTS備件實(shí)物跟蹤管理系統(tǒng)，是以實(shí)物的“消耗周期”為關(guān)鍵路徑對(duì)備件進(jìn)行跟蹤管理，從計(jì)劃申報(bào)、訂單簽訂、物料接收入總庫(kù)、入廠級(jí)庫(kù)、備件存放情況、機(jī)旁情況、組裝情況、修復(fù)及修后使用情況，直至報(bào)廢的全壽命周期管理。PTS輔助材料實(shí)物跟蹤管理系統(tǒng)是對(duì)輔助材料以實(shí)物的“實(shí)際消耗”為關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行的跟蹤管理，從輔助材料的計(jì)劃、采購(gòu)訂單、入總庫(kù)、入廠級(jí)庫(kù)的實(shí)物存放，一直到消耗和用途等情況，全部納入到信息化管理系統(tǒng)中，以實(shí)現(xiàn)輔助材料的閉環(huán)管理和信息共享。

（3）在ERP系統(tǒng)中，主要包括備件、材料的接收、檢驗(yàn)和入庫(kù)。物料搬運(yùn)單是處理庫(kù)存發(fā)料和子庫(kù)轉(zhuǎn)移的一種方式，ERP系統(tǒng)提供了全自動(dòng)的實(shí)地盤(pán)點(diǎn)功能，可使用庫(kù)存的實(shí)際盤(pán)點(diǎn)數(shù)來(lái)調(diào)節(jié)物料現(xiàn)有量，也是加強(qiáng)管理、確保供應(yīng)與需求，保持高服務(wù)水平和計(jì)劃生產(chǎn)的基礎(chǔ)。

2.線(xiàn)下（現(xiàn)場(chǎng)）管理

在實(shí)際運(yùn)行當(dāng)中，備件和材料會(huì)伴隨著設(shè)備從采購(gòu)、成為固定資產(chǎn)到使用維護(hù)、折舊直至報(bào)廢，都面臨以下問(wèn)題：①因物料編碼、描述、基本信息不完善，工作流程不順暢，現(xiàn)代化信息管理工作無(wú)法開(kāi)展。②備件、材料的現(xiàn)場(chǎng)消耗沒(méi)有數(shù)據(jù)可查，提交需求計(jì)劃時(shí)全憑經(jīng)驗(yàn)，補(bǔ)充存貨沒(méi)有數(shù)據(jù)支撐，呆滯庫(kù)存及臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃增多。③物料訂貨及交貨周期不清楚。④部分備件物資積壓嚴(yán)重，造成不必要的資金浪費(fèi)。2013年3月ERP系統(tǒng)全面上線(xiàn)后，雖然基本解決了備件、材料的線(xiàn)上管理問(wèn)題，但分廠負(fù)責(zé)的線(xiàn)下管理仍存在諸多問(wèn)題，為保證及時(shí)供應(yīng)，根據(jù)實(shí)際情況又制定了多項(xiàng)制度與措施。

二、實(shí)施方法

備件、材料管理在ERP系統(tǒng)中是先下線(xiàn)到分廠，再由分廠分配到各相關(guān)區(qū)域。備件、材料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，管理部門(mén)只留一份紙質(zhì)收貨單，因長(zhǎng)時(shí)間存放出現(xiàn)破損或字跡辨認(rèn)不清等情況，在查驗(yàn)關(guān)鍵備件、材料時(shí)需要長(zhǎng)時(shí)間翻閱才行。通過(guò)不斷探索和試驗(yàn)后，制定出備件、材料的實(shí)時(shí)在線(xiàn)跟蹤表格，主要包括基本信息，如編碼、描述、數(shù)量、入?yún)^(qū)域庫(kù)日期、接收人，上級(jí)部門(mén)查驗(yàn)所需的合同號(hào)、物料加工及供應(yīng)商信息等情況。同時(shí)，制訂以下措施。

（1）實(shí)行計(jì)劃提報(bào)會(huì)審制度。為確保設(shè)備正常運(yùn)行，定期組織召開(kāi)備件、材料協(xié)調(diào)會(huì)，充分聽(tīng)取廠、作業(yè)區(qū)和科室等部門(mén)的意見(jiàn)，廣泛采納合理化建議，提高工作水平。

（2）定期學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和政策。組織計(jì)劃員定期學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)備件采購(gòu)與庫(kù)存業(yè)務(wù)操作規(guī)范，冷軋廠采購(gòu)品采購(gòu)管理辦法，以及新制定的制度和政策等，確保計(jì)劃提報(bào)的準(zhǔn)確性，符合格式化管理的要求。

（3）做好物料編碼工作。編碼是區(qū)分物料最主要的條件，包括物料的屬性、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)、資產(chǎn)序列號(hào)、流水碼、規(guī)格型號(hào)等。設(shè)備碼為一次性碼，每次編制計(jì)劃前都需新增編碼，不得使用曾使用過(guò)的編碼。一個(gè)編碼只能對(duì)應(yīng)一個(gè)物料，物料編碼具有唯一性。通過(guò)實(shí)時(shí)在線(xiàn)跟蹤表格的建立，可以確保物料編碼的準(zhǔn)確，便于后續(xù)工作的開(kāi)展。

（4）優(yōu)化備件及材料管理。通過(guò)學(xué)習(xí)新技術(shù)、新工藝和新材料的相關(guān)知識(shí)，不僅優(yōu)化了備件、材料管理的程序，工作效率也得到大幅度提升。例如，軋機(jī)夾緊單元的液壓缸，原來(lái)采用的是進(jìn)口備件，通過(guò)對(duì)活塞處密封由格萊圈改為新Y型密封后，不但延長(zhǎng)了壽命，還實(shí)現(xiàn)了備件國(guó)產(chǎn)化，降低了采購(gòu)成本；罩式爐燒嘴數(shù)量多、更換周期短，通過(guò)了解燒嘴工藝情況后，將燒嘴的主要變形部位更換為新型耐高溫材質(zhì)，延長(zhǎng)了使用周期。

三、取得效果

（1）自從實(shí)施月份項(xiàng)目以來(lái)，修理和日常維護(hù)費(fèi)用都在可控范圍內(nèi)，沒(méi)有出現(xiàn)應(yīng)急的采購(gòu)備件和材料，所需物料都在計(jì)劃之內(nèi)，取得了一定的經(jīng)濟(jì)效益。每個(gè)月的總修理費(fèi)用均處于可控的范圍之內(nèi)。例如，備件消耗只在9月份大中修時(shí)超額3.36萬(wàn)元，材料消耗在10月和11月也只是在大中修期間超額38.47萬(wàn)元和20.24萬(wàn)元，小型機(jī)電、儀器、儀表在9月份大中修期間超過(guò)預(yù)算15.69萬(wàn)元。但綜合下來(lái)，除去日常維護(hù)費(fèi)用后，3—11月共節(jié)約資金82.17萬(wàn)元。

（2）實(shí)現(xiàn)了備件、材料信息的完整性，使用情況可細(xì)分到每個(gè)區(qū)域，實(shí)現(xiàn)了物料的定置定位管理。輸入任何關(guān)鍵詞時(shí)就可全面了解物料的全部信息，如合同號(hào)、物料編碼、狀況描述等，查找方式更加簡(jiǎn)潔，工作流程更為順暢，節(jié)省了大量工作時(shí)間。例如，輸入物料的編碼或描述后可快速查找所在區(qū)域和入庫(kù)時(shí)間，當(dāng)同一個(gè)物料編碼和描述的氣動(dòng)閥在酸洗和罩式爐區(qū)域同時(shí)使用時(shí)，可根據(jù)在線(xiàn)跟蹤表格區(qū)分出入庫(kù)日期和合同號(hào)，很快查到物料的定置定位情況。

（3）對(duì)關(guān)鍵備件實(shí)時(shí)跟蹤并制定采購(gòu)計(jì)劃，確保不因缺件而停機(jī)。對(duì)不同的備件依據(jù)損壞頻率、采購(gòu)周期來(lái)編制采購(gòu)計(jì)劃，備件管理人員應(yīng)在保證正常生產(chǎn)的前提下，盡量壓縮備件儲(chǔ)備資金，降低備件資金占用量。備件、材料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，通過(guò)此系統(tǒng)可對(duì)關(guān)鍵物料進(jìn)行跟蹤，確定更換周期和提報(bào)日期。例如，冷軋廠的關(guān)鍵備件主要有：軋機(jī)的主傳動(dòng)軸，是主電機(jī)與軋輥聯(lián)接軸，所受負(fù)載和扭矩較大，因此更換較為頻繁；向焙燒爐提供濃酸和廢酸的泵，因受溫度、壓力等工況影響，且濃酸廢酸易產(chǎn)生結(jié)晶，每年的使用量在12臺(tái)左右。通過(guò)查詢(xún)相關(guān)表格便可了解入庫(kù)時(shí)間，根據(jù)月消耗量可準(zhǔn)確地提報(bào)下次計(jì)劃。

（4）可實(shí)時(shí)對(duì)任何物料進(jìn)行監(jiān)督和查驗(yàn)，從提報(bào)計(jì)劃到PTS、ERP線(xiàn)上操作，再到現(xiàn)場(chǎng)管理均實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理，每項(xiàng)操作都可做到有據(jù)可查。備件管理是保障生產(chǎn)穩(wěn)定運(yùn)行的重要工作，只有科學(xué)合理的儲(chǔ)備與供應(yīng)備件，才能保證設(shè)備修理質(zhì)量和進(jìn)度。通過(guò)實(shí)時(shí)在線(xiàn)跟蹤表格，當(dāng)上級(jí)部門(mén)查賬或檢驗(yàn)時(shí)，可快速查找到物料的接受人、所在區(qū)域及使用情況。

（5）可對(duì)每季度消耗情況進(jìn)行監(jiān)督，合理確定提報(bào)計(jì)劃，科學(xué)分配資金占有量，減少資金占用。工廠每月都有固定的材料消耗，如軋制液、熟石灰、鹽酸等，通過(guò)相關(guān)圖表便可確定下一季度、年度計(jì)劃的提報(bào)數(shù)額。例如，鹽酸在9月份的消耗量最低，可確定酸洗線(xiàn)產(chǎn)量在9月份是最低的；通過(guò)軋制液可看出9月份消耗量最低，其產(chǎn)量也最低，從而確定9月份是工廠的大中修時(shí)間。既可監(jiān)督每季度主要材料的消耗情況，還可充分利用有限的備件資金。

（6）能綜合分析物料的成本、使用周期、歷史需求及采購(gòu)周期，合理確定采購(gòu)計(jì)劃。設(shè)備維修需要庫(kù)存?zhèn)浼﹥?chǔ)會(huì)造成生產(chǎn)損失，超儲(chǔ)則造成資金積壓或因過(guò)期、失效而報(bào)廢。因此備件儲(chǔ)備時(shí)，既要滿(mǎn)足計(jì)劃和非計(jì)劃性維修的備件需求，又要避免過(guò)量庫(kù)存，實(shí)現(xiàn)資金占用和備件等待損失的最小化。為此，先制作出關(guān)鍵備件的月報(bào)及年報(bào)計(jì)劃，再根據(jù)每月的資金定額、歷史需求、訂貨周期和庫(kù)存量等，提報(bào)其他備件計(jì)劃，既要保證關(guān)鍵備件供應(yīng)，又能提高資金利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)的管理方式也在不斷創(chuàng)新，備件、材料在管理中所節(jié)約的“無(wú)形成本”雖然無(wú)法被量化統(tǒng)計(jì)，但卻關(guān)系到生產(chǎn)的穩(wěn)定運(yùn)行和固定資本金的占用。因此，要用創(chuàng)新理念不斷推進(jìn)備件、材料的精益化管理工作開(kāi)展，以精細(xì)化管理為著入點(diǎn)，探索符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的備件、材料管理模式，以成本控制為中心不斷提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。