網絡時代檔案信息共享的問題與對策

許鳳姣

摘要：本文從數字檔案的原真性、用戶查檔的便捷性、供需雙方的權益保護三方面闡述了網絡時代檔案信息共享的基本要求，從數字檔案資源的豐富程度、檔案信息系統的互通性、檔案信息標準化程度、公共檔案信息平臺建設四方面分析了目前檔案信息共享存在的問題，并提出了相應的解決對策。

關鍵詞：網絡時代檔案信息信息共享

隨著科技的發展和社會的進步，越來越多的人習慣于通過網絡獲取信息。利用網絡實現檔案信息共享是時代發展的必然趨勢，也是檔案工作可持續性發展的必然要求。然而，目前有諸多因素制約著檔案信息共享的實現，如何全面把握網絡時代檔案信息共享的基本要求，針對現存問題采取有效措施，切實推動檔案信息更大范圍內共享利用，已經成為檔案界共同關注的問題。

一、網絡時代檔案信息共享的基本要求

（一）確保數字化檔案的原始性和真實性

檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻，必須尊重歷史，不能去改過去形成的材料；而數字化則是對檔案信息存在形式的轉換，必須尊重檔案，不能對檔案內容作額外處理。一個圖像文件只要它是檔案原件的真實反映，就不能因其有瑕疵或是紙張發黃或是字跡潦草而利用軟件對其進行美化處理。但是，采用防篡改技術避免檔案信息在網絡環境下被改動則是允許的，因為這對檔案信息的真實性起到了固化作用。數字化必須嚴格維護檔案信息和載體的原真性，最大限度地體現檔案的本來面貌，才能保證網絡共享的檔案信息真實準確。

（二）用戶查詢利用檔案信息方便快捷

在信息化高速發展的今天，用戶更多地希望通過網絡能夠直接調用檔案信息。但是，由于用戶對計算機的掌握程度不盡相同，操作水平有高有低，因此檔案信息共享界面必須方便查詢，具有開放性和易操作性，查到的檔案信息方便下載。同時，必須加強對檔案信息共享平臺的社會宣傳和定期回訪，使大家熟悉進而習慣檔案信息的網絡查詢，建議開展檔案利用在線咨詢服務，及時解決用戶使用過程中遇到的問題，從而保障網絡環境下檔案信息便捷利用的順利實現，公共檔案信息能真正實時共享、隨意下載。

（三）保障檔案信息供需雙方的權力不受侵害

檔案是全社會的共同財富，公民對檔案享有知情權，檔案工作要最大限度地開放檔案服務社會。然而，檔案作為一種信息，有些會涉及國家機密、商業秘密、個人隱私或者知識產權，檔案開放受到一定的限制。因此必須在上網前做好檔案信息鑒定，哪些檔案信息適宜公開，哪些檔案信息必須保密。對不宜公開的檔案信息要嚴格管控，加強數字化加工和網絡化利用的監控，確保不公開的檔案信息安全。檔案信息共享既要保護檔案中相關權益不受侵犯，又要將檔案中記載的智力勞動成果充分公開，網絡環境下處理好兩者關系就顯得尤為重要。

二、目前檔案信息共享存在的若干問題

（一）數字檔案資源不夠豐富

檔案數字化是檔案信息共享的資源基礎。然而，由于各級檔案館領導支持程度不一，基礎保障條件差異很大，導致我國檔案數字化工作沒有全面鋪開，數字檔案資源不夠豐富，最終呈現信息高速路上“車少貨缺”的現象。就全國范圍而言，一些檔案館仍然沿襲傳統管理模式，沒有主動參與檔案數字化工作，珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案還有相當一部分是傳統紙質檔案的保管形式，尚未進行數字化。沒有數字化的檔案信息資源，通過網絡的傳輸共享就無從談起，因此，檔案數字化是信息共享的基礎，只有加快全國檔案數字化進程，不斷豐富數字檔案信息，實現檔案全文共享的目標才指日可待。

（二）檔案信息系統各自為政

由于檔案信息化缺乏全局性的統籌規劃和監督管理，不同行業系統和行政區域存在“條塊分割”，加上檔案自身具有一定程度的保密性，導致不同單位在研發或引進檔案信息系統時，多從自身檔案管理需求出發，而缺乏全社會的檔案信息整合共享的全局觀。各系統數據結構不統一，數據格式不一致，檔案信息系統互不兼容，數據無法交換，信息無法共享，從而形成“信息孤島”。一個個“信息孤島”的存在，導致檔案資源重復數字化，檔案軟件重復開發，檔案系統重復建設，這不僅是人力、財力和物力的極大浪費，更成為檔案信息共享的瓶頸。此外，將信息“據為己有”的心理趨向也會阻礙信息的互通共享。

（三）檔案信息標準化程度不高

標準化是實現檔案信息共享的最具實質性意義的保障手段。目前，我國傳統檔案管理的標準規范相對健全，但數字環境中，這些標準規范需要重新審視，相當部分的標準規范需要按照信息化環境的要求進行調整。同時，實時歸檔、技術鑒定、存儲管理、載體轉換、權限控制、數據遷移、實時發布等大量新型業務內容，都需要新的標準規范進行支撐。雖然我國已經制定和正在制定一些檔案信息化標準規范，但是從總體上講，標準制定相對滯后，數量偏少，分布分散，核心標準規范的研發相對薄弱。此外，有些標準由于宣傳貫徹力度不夠等原因，其實施情況參差不齊。缺乏統一標準規范，使得檔案信息難以流通與共享。

（四）公共檔案信息平臺建設有待加強

目前我國檔案信息數字化共享還主要局限在本館范圍內，信息跨地域聯合檢索的難度較大，還沒有形成一個以新技術為支撐的公共檔案信息共享系統。如果老百姓能運用該系統在同一平臺上進行“百度式”檢索，不受時空限制，便捷地查閱所需檔案并下載利用，那么就能有效提升檔案服務民生的能力與水平，讓老百姓享受一站式服務、一鍵式檢索的便利。正如百度一樣，“讓人們最平等、便捷地獲取檔案信息，找到所求”也是檔案工作的核心使命。通過全國檔案信息資源的整合和搜索引擎創新技術的應用，加強公共檔案信息平臺建設，方便檔案用戶查詢利用，是推動檔案信息共享的一個重要方面，其工作力度還有待加強。

三、促進檔案信息實現共享的對策

（一）豐富數字檔案資源，夯實檔案信息共享基礎

豐富數字檔案資源是實現檔案信息高度共享和充分發揮檔案作用的重要基礎。只有將豐富的館藏檔案轉換成便于下載保存的圖像、文本等形式，才能為檔案信息通過現代網絡技術傳遞與交流奠定基礎，才能滿足社會利用者的多樣化需求。檔案數字化工作是一個系統工程，涉及到諸如數字化范圍的確定、檔案中涉密文件的界定以及存儲格式和長久保存等問題，關鍵是如何統籌規劃數字化工作并解決數字化過程中會遇到的一系列問題。這就需要由檔案管理人員、數字化技術人員和法務人員一起分工合作，及時解決遇到的問題，為檔案數字化工作的順利開展提供強有力的保障。豐富數字檔案資源，必須立足“轉變觀念、統一思想，立足全局、落實局部”的原則，統一檔案信息來源，避免多渠道重復數字化，切實加快檔案數字化進程，夯實檔案信息共享的資源基礎。endprint

（二）技術攻關利益協調，促進檔案信息整合互通

實現檔案信息系統互通，必須高瞻遠矚，進行規劃。實際上，信息化規劃花費20%的投資將貢獻80%的信息化成功率。信息孤島是一個長期存在的現象，對現存的信息孤島可采用集成的方式，對個別無法集成的舊系統可采用替換升級的方式實現檔案信息共享，必要時從規劃開始對現有系統進行全面的升級和改造。一部分的信息孤島是可以用技術來解決的，但是還有一部分則必須用技術加利益協調來解決。因為應用整合、互聯互通甚至調整管理運作機制和業務流程，勢必觸及到某些部門或某部分人的利益，如果不注意利益關系的協調，信息孤島必將層出不窮。此外，必須樹立開放思想，制定相關政策，避免公共檔案信息成為某一部門自己的“私有信息”。

（三）做好標準規范建設，保障檔案信息暢通無阻

檔案信息的標準化是實現檔案信息共享的關鍵。在檔案信息化建設過程中，必須對檔案信息的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和利用等各個方面制定統一的標準和規范，并大力宣傳貫徹落實，才能讓分工協作以及技術應用有統一的依據，確保在信息化環境下檔案管理各項工作可以聯系起來，才能實現檔案信息網的暢通，共享檔案資源，獲取最佳效益。我國檔案信息共享的標準化和規范化工作相對滯后，急需制定用于進行數據交換的標準，如：檔案信息公用數據元標準、檔案信息核心元數據標準等；急需制定用于多方信息綜合利用的標準，如：檔案信息分類編碼標準。這將有利于建立行業統一數據標準的數據庫，保障檔案信息暢通無阻，幫助用戶快速查詢到所需的信息。

（四）構建公共檔案信息系統，提供檔案信息共享平臺

該系統的建設應以各級檔案館館藏檔案信息為對象，以建設區域性、分布式、規范化、超市型檔案信息共享體系為重點，充分應用先進信息技術成果，為各級檔案館提供實用性強的應用支持，以推動檔案信息的社會共享。筆者認為，基于云計算技術構建檔案信息共享平臺，能夠更好地滿足檔案信息“統一建設、按需服務、分別管理”的共享體制建設需要，能夠更好地適應未來超大規模檔案數字資源管理對系統性能、信息安全的需要，能更好地應對不斷變化的業務需求對系統平臺拓展的需要。我們還要積極將國內外搜索引擎的創新技術應用于檔案信息檢索領域，通過操作方便的網絡平臺，全面滿足用戶對公共檔案信息的利用需求，從而更有效地實現檔案的價值。

本文是國家社科基金重大項目“國家數字檔案資源整合與服務機制研究（項目編號：13&ZD184）”，階段性研究成果之一。

參考文獻：

[1]王婷婷，胡泰斌.基于政府信息公開環境下的檔案信息服務研究[J].蘭臺世界，2011（04）.

[2]張至敏.網絡環境下檔案館館際檔案信息共享的方法與途徑[J].檔案管理，2009（05）.

[3]李云波.實施電子公文和檔案信息共享工程[J].中國檔案，2011（11）.

[4]張丹.論檔案館信息資源社會共享的障礙與對策[J].檔案學研究，2009（05）.

[5]張照余.構建檔案共享網絡的效益與利益機制研究[J].檔案學研究，2011（03）.

作者單位：北京師范大學檔案館endprint