基于流程的部門與崗位職責關系模型與算法

王廣亞，黎小平

（成都飛機工業（集團）有限責任公司，四川成都 610092）

基于流程的部門與崗位職責關系模型與算法

王廣亞，黎小平

（成都飛機工業（集團）有限責任公司，四川成都 610092）

針對職能管理中部門與崗位職責的關系進行了研究，建立了基于業務流程的部門與崗位職責關系概念模型，研究了業務及其流程、崗位與流程節點、部門及其職責的循環作用關系，建立了部門與崗位、崗位與業務流程、業務流程與部門的責任數量分布矩陣與轉換算法，以A企業為例對算法的應用與相關實際問題進行了分析。

職能管理；責任矩陣；部門與崗位職責；職責關系模型

1 引言

職能管理中部門職責與崗位職責之間通常存在兩類關聯方式：一類是定性關聯，包括基于工作需要但沒有明顯規律，甚至是隨機發生的定性工作關聯。另一類常常是基于業務流程的定量線性關聯。后一類關聯往往成為強調嚴謹工作、科學管理的現代企業，特別是大型制造企業提升管理績效特別關注與研究的重點。職能管理中部門職能如何有效細化為部門職責，部門職責又如何實現與崗位及崗位職責的嚴格對應與轉換是進行部門績效與員工績效管理和有效實現職能管理目標的基礎。近年來，國內許多學者圍繞提高組織與員工績效對部門職責與崗位職責及其測評指標設定進行了大量研究，對部門職責、崗位及崗位職責的設計形成了不少有參考價值的研究成果，但普遍存在的問題是，這些研究大多局限于對部門或者崗位孤立進行，對部門職責與崗位職責的協同關系考慮較少或僅限于定性分析，對基于業務流程的部門與崗位職責量化關聯關系更是涉及較少［1-6］，而這種量化關系正是當前進行部門與崗位職責精細化設計并進行有效的績效考核急需解決的關鍵問題［6］。國際學者對企業或組織的責任與競爭力、責任與績效等關系有較多研究［7-8］，并從項目管理的角度研究項目組織實施過程中薪酬、獎金、責任等要素之間的關系［9］，將責任劃分不同等級，并大量運用責任矩陣來描述、分析和量化管理要素之間的關聯關系［9-10］，同時，將這些關聯要素及其關系集成到業務流程中以實現有效的管理［11-14］。但這些研究沒有建立以業務流程為核心的各關聯要素之間精細且匹配的量化關系。

在職能管理體系中，流程是體系的核心組成要素［15］，職能管理必須以支撐其所擁有的業務流程有效運行為目標。部門職能管理中的每個業務流程決定流程運行節點的設置和節點的運行功能與規則，并對應組織的崗位及其職責。節點的崗位集合形成對應的組織機構，節點的功能與規則則匯聚形成組織職責，保障業務運行要求的規則條目形成相關業務與組織的管理制度。崗位的具體職責可以按標準劃分為不同的職責類別，恰當的組織機構，明確的職責劃分，標準化的業務流程和最佳的資源配置是職能管理的重要手段［16-17］。因此，建立以部門業務及其流程為核心的部門職責與崗位職責關系模型，將業務運行的需求有效地傳遞給崗位與部門，形成與業務流程對應的職責，是提高部門與崗位職責設計質量與針對性，提高管理效果的重要前提。

本文所做研究的主要特點是：（1）基于業務流程，系統地梳理和分析了部門職能、部門職責、崗位職責、業務流程節點（及規則）、業務流程、業務等管理要素的關系，建立了這些管理要素關系的概念模型，并重點研究了業務與流程、崗位與流程節點、部門與流程活動之間的內外雙三角循環作用規律，這對精細量化這些要素間的關聯關系提供了科學的依據。（2）運用責任矩陣精細地描述了部門與崗位、

圖1 基于業務流程的部門與崗位職責關系概念模型

崗位與業務流程、業務流程與部門之間的協同且匹配的責任關系，提出了責任傳遞算法與責任集合等式，是對同類研究的深化與補充。（3）本文所建立的這些量化模型與算法與當前大型復雜裝備制造等科技型企業強調以流程為核心進行科學管理、精細協同的工作要求與模式非常貼近，研究成果易于得到實際應用。

2 部門與崗位職責關系概念模型

組織是為了實現更有效的管理而規定各個成員的職責及職責之間的相互關系［8，18］。本文將職能組織的職責劃分為部門級職責與崗位級職責（以下簡稱部門職責與崗位職責或部門責任與崗位責任），業務子流程確定部門的主要職責，子流程的各個節點的功能就是部門負責的主要職責［19］，部門-崗位-業務流程節點職責關系概念模型如圖1所示，它描述了部門業務、業務流程與崗位職責、部門職責和部門職能之間的關聯關系與責任傳遞過程。

（1）部門職責、崗位職責集合與穿越該部門所屬崗位的業務流程節點規則集合內涵上是等同的，是從不同角度與范圍形成的不同職責集合的并集。部門職責、崗位職責和流程節點規則應該具有嚴格的數量關聯關系，才能提高部門和崗位職責對部門業務運行需求的針對性，保障這些管理要素之間的有效銜接與協同關系。

（2）部門職能是對部門職責的歸納與提煉，它是對部門功能的定性和概要的描述，是不具體和不可測量的，而部門職責是具體的、確定的和可測量的。部門職責、崗位職責和業務流程節點規則之間是多對多的關聯關系。

（3）部門職責、崗位職責、崗位、業務流程節點、業務流程是相對獨立的管理要素，可以按業務流程運行與職能管理的實際需要進行恰當組合，其中，業務及其流程、崗位與流程節點、部門及其活動互相對應并構成職能管理的內外循環作用關系，是進行職能管理必須遵循的內在規律，按此模型，職能管理的外循環必須在內循環的有效運行與支撐下才能正常運轉，如圖2所示。

圖2 職能管理要素雙三角循環作用關系

3 部門與崗位責任轉換算法

責任矩陣能夠明確責任的正確分配，有效提高業務的執行效率［20］。責任矩陣能較好地表示出崗位人員及其責任關系，使其能夠明確職責，各司其職，為任務完成和按崗位要求履職提供保證［9-10，21-22］。但傳統的責任矩陣是基于角色而非崗位且相對孤立的任務導向型責任矩陣［23］，一方面沒有充分考慮部門、崗位、業務流程節點三者間責任的關聯與銜接關系，另一方面只對崗位責任進行粗略分類但未明確在該崗位所配置的具體業務種類中的明細責任（稱為崗位的基本職責），對崗位基本職責與該崗位當前承擔的具體工作責任也未加以區分，從而會導致崗位業績評價偏離崗位基本職責要求這一基礎及崗位不能有效承接部門職責的后果。本文將崗位職責與崗位承擔的具體業務工作分離，建立部門、崗位、業務流程之間相互關聯的責任數量矩陣和對應的責任集合，以求更精細而準確地描述職能管理中管理要素之間的內在關系。

設某職能部門C設有j種崗位，共有k條業務流程穿越部門的崗位，無冗余的部門職責共有i條，無冗余的崗位職責共有h條。部門與崗位責任關聯矩陣R，崗位與業務流程責任關聯矩陣F，部門與業務流程責任關聯矩陣B，E為經權重修正后的部門與業務流程責任關聯綜合指數矩陣。ei表示第i條部門職責的重要度綜合指數，指數越大表示該部門責任綜合重要度越高；rij表示第j種崗位承接第i條部門級職責的子職責數量或者第i條部門職責在第j種崗位上的分解數量，rij≠0表示j崗位與第i條部門職責有責任關聯，rij=0表示j崗位與第i條部門職責無責任關聯，r′ij表示與rij數量對應的職責集合；fjk表示第k條業務流程對j崗位的運行約束規則數量或j崗位對第k條業務流程的運行支撐責任數量，fjk≠0，表示第k條流程對j崗位存在約束規則，fjk=0表示j崗位與第k條業務流程無關，不參與該流程運行，f′jk表示與fjk數量對應的職責集合；bik表示第i條部門職責與第k條業務流程關聯的責任數量，bik=0表示兩者無關聯，bik≠0表示存在依賴關系，b′ik表示與bik數量對應的職責集合；Q是部門業務流程重要度權重矩陣，qk表示第k條業務流程的重要度權重系數。其中：

3.1 部門與崗位責任關聯矩陣與算法

從崗位視角得到的部門職責集合的全集：R′=

崗位1與各部門職責對應的職責關系數量矩

3.2 崗位與業務流程責任關聯矩陣與算法

F=表示n種崗位與l條業務流程對應的責任關聯矩陣。

從業務流程視角得到的崗位職責集合全集：F′

（1）崗位責任數量分布矩陣：Fg

業務流程1與各崗位對應職責關系數量矩陣：Fy1=

綜上，從業務流程與崗位兩個角度提取的職責集合的并集是相等的，有F′g=F′y=F′成立。

3.3 部門與業務流程責任關聯矩陣與算法

業務流程1關聯節點規則集合：

B=R×F，該矩陣建立了部門職責與穿越部門崗位所有業務流程之間的責任關系，即：

（1）部門責任數量分布矩陣：Bb=

業務流程1與各部門職責對應職責關系數量分

布矩陣：By1=

綜上，從部門與業務流程兩個角度提取的職責集合的并集是相等的，即有：B′b=B′y=B′成立。

3.4 部門與業務流程責任關聯綜合指數矩陣計算

3.5 算法討論

根據上述部門、崗位、業務流程節點三者間的職責數量與內容集合轉換關系與算法，可以得出以下結論：

（1）責任數量嚴格對應。部門、崗位、業務流程節點三者在責任數量上具有嚴格的對應與轉換關系，在進行部門職責、崗位職責與業務流程設計與管理時，應建立相關責任關聯矩陣并按責任矩陣算法對責任的分布與匹配關系進行相應分解、設計、轉換和驗證。

（2）責任冗余保持適度。部門責任是沒有冗余的職責，即有：，由于部門責任在不同崗位上可能存在相同的責任分解，因此部門責任在崗位責任和流程節點規則上的分解與映射都可能存在冗余。崗位之間、流程節點之間在責任與規則上存在適度的冗余是正常的，關聯性強的崗位職責冗余度還可能會比較高。崗位職責冗余度高低反映出不同崗位要求上的差異大小。

（3）責任關系相對穩定。多編制的同種崗位間的分工差異要求不應進入該崗位的責任矩陣與責任集合，也即，崗位責任矩陣與集合應與具體的工作分工無關，業務流程節點規則矩陣也應只與子流程的種類相關而與具體業務無關，這有利于三層責任轉換關系的相對穩定與職能管理的規范。

（4）責任內涵相等。部門、崗位、業務流程節點三要素中，任意兩種要素對第三種要素的責任映射集合的并集是相等的，這表明部門的職能雖然被劃分為部門責任、崗位責任和業務流程節點規則三層，但不同層次的責任集合內涵是相同的，即有：=和均成立，稱為責任集合等式。在進行部門職能分解設計的實際操作時，可以利用該等式來驗證三層責任分配是否完整、匹配，如果不相等，則表明相關責任沒有分解匹配到位，或者分解超出了應有責任范圍。

基于業務流程的責任轉換模型與算法可以有多種應用方式：（1）自頂向下。即按部門職能-部門職責-崗位職責-業務流程節點規則-業務流程的順序來梳理和確定各層面的責任并進行匹配調整與優化。（2）自底向上。即按業務流程-業務流程節點規則-崗位職責-部門職責-部門職能的順序來梳理和確定各層面的責任并進行匹配調整與優化，自底向上是比較理想的方法，因為它符合流程優化的思想，突出了以業務流程有效運行為核心的正確導向和管理目標。（3）雙向平衡調整：分別建立三層的責任數量關聯矩陣與責任集合，按責任轉換模型與算法進行責任數量與內容的匹配、驗證與調整，使三層責任管理要素保持協調與匹配。

4 實例分析

某大型制造企業A采取直線職能式管理，組織結構共劃分為職能部門、技術業務部門和制造單元三層，職能部門共有10個，其中D部門共設有5種崗位，部門所承擔的核心業務2項、輔助業務1項，細化后共有3條核心業務流程1條輔助業務流程，另有內部管理流程2條，據此該部門確定了3條部門級職責。根據部門的評估識別，6條業務流程的重要度權重系數為：

則可按本文提出的算法建立如下責任數量矩陣與責任關系模型。

4.1 建立責任數量分布矩陣

（1）根據3條部門職責與5種崗位的對應關系和6條業務流程穿越5種崗位的具體關聯情況，建立該部門的部門與崗位責任關聯矩陣R和崗位與業務流程責任關聯矩陣F：

（2）根據B=R×F，可以得到部門與業務流程責任關聯矩陣B：

B是部門責任在具體業務流程上分解的真實反映，從責任分布情況來看，部門第3條責任對每條業務流程都有較多依賴，因此，部門第3條責任實現的不確定性風險較多。對比R、F、B三個矩陣的責任分布情況可以看出，部門責任在崗位責任上的映射數量與部門責任在業務流程節點規則上的映射數量存在差異，差異大小與崗位責任向業務流程節點規則的轉換情況相關。

（3）計算部門與業務流程責任關聯綜合指數矩陣E：

從E矩陣的值可以看到：e2＞e3＞e1，這表明，部門D的職責重要度綜合指數排序是2、3、1，部門職責3雖然對應的流程責任最多，但并不是綜合重要度最高的責任。

（4）調整責任分布

根據R、F、B、E矩陣的責任分布情況與計算結果，結合Q矩陣業務流程重要度權重分布，需要對崗位、部門責任分布和績效管理指標與權重進行相應調整，使部門、崗位、業務流程責任分布與崗位、部門績效評價等管理要素實現更好的匹配與協調。調整的一般原則是：

①根據Q矩陣的系數高低識別并確定關鍵與非關鍵職責及其崗位，關鍵職責與關鍵業務流程和關鍵崗位對應，使責任數量合理分布、相對均衡。

②以責任矩陣中的責任分布數量與重要度為依據來制定崗位與部門績效評價與考核指標更具科學性，同時，崗位與部門工作量也應以責任分布數量與重要度為基礎，作為績效評價的附加指標納入評價體系參與評價，只有基于責任分布矩陣與責任集合的工作量才是有效的工作量。

③調整責任分布。根據E、Q兩矩陣值，分別對F、R進行相應調整并重新計算矩陣B，在關鍵崗位確定、人力資源配置與選擇、薪酬確定與績效評價考核等措施上進行相應的動態調整，以保持責任數量、難度與重要性、工作量、薪酬與業績評價、崗位重要度、崗位任職素質要求等職能管理要素匹配與協調，從而提高部門職能管理體系運行的有效性、崗位工作滿意度和業務流程運行的質量與績效。

4.2 建立并優化責任集合

責任數量分布矩陣的建立是不同視角責任集合優化的基礎，在實際操作時，可以分別建立與各層次相關責任矩陣對應的結構化責任集合模板，使不同視角的責任集合的并集滿足責任集合等式：=和的驗證關系，使部門與崗位、崗位與業務流程、業務流程與部門的責任集合在內涵上等同，在內容條目上相互銜接一致，從而使部門職責、崗位職責、業務流程節點規則有效匹配。

在責任數量與內容集合確定后，還要編寫部門職責說明書、崗位職責說明書和業務節點規則說明書等制度文件，以制度的形式把責任固化下來，并以結構化責任集合模板的形式確定三層責任之間的對應與轉換關系，實現動態聯動，從而保持部門職能管理要素之間的協同性。

4.3 構建基于流程的職能管理關聯模型與平臺

A企業在上述算法的基礎上進一步構建了全公司基于業務流程的部門職責與崗位職責等職能管理要素數據庫關聯模型，如圖3所示，并利用流程管理基礎軟件平臺開發建立了“A企業基于業務流程的職能要素關聯互動管理平臺”，既可實現業務流程、崗位職責、部門職責及制度條款等管理要素之間的關聯互查，還可利用此平臺來診測公司職能管理要素相互間的協同性與匹配性，從而優化、理順各職能管理單元之間的關聯互動關系，為構建A企業健全、協同和高效的職能管理體系提供決策依據。該平臺已上線運行，A企業正借助平臺，將部門職責與崗位職責等管理要素之間的關聯關系由定性更多地轉變為定量管理，以提高管理的精細度、針對性和有效性。

5 結語

部門職能管理中各種管理要素實現相互銜接與匹配是實現有效職能管理的基礎，其中，圍繞業務流程的有效運行，建立業務流程節點規則、崗位職責、部門職責之間的關聯模型與轉換算法是進行部門職能與職責設計、崗位職責設計的基礎，以此為基礎規劃設計的崗位能力與素質要求、崗位任職條件、部門與員工績效評價指標與權重、崗位薪酬水平、崗位重要度衡量標準等管理要素才具有合理性。本文重點對流程節點規則、崗位職責、部門職責之間的關聯關系與責任分布數量轉換算法進行了初步研究，根據職能管理的實際需要，還需進一步引入崗位能力與素質要求、崗位實際工作量、崗位履職權利與資源配置等相關管理要素與管理量，并考慮同種崗位多編制及崗位上下級關系等實際問題進一步完善算法。

圖3 職能管理數據庫關聯模型

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Algorithm and Model of Responsibility Relationship between Department and Post based on Business Process

WANG Guang-ya，LI Xiao-ping
（Chengdu Aircraft Industrial（Group）Co.，Ltd（CAC），Chengdu 610092，China）

The responsibility relationship of department and post of functional management is studied and the concept model of the relationship based on business process is established.The correlative influences of business and its process，post and process node and department and its responsibility are discussed.Furthermore，the responsibility matrixes of department and post，post and business process and business process and department are analyzed and its algorithm of conversion are established in this paper.With the help of A corporation's example，the related problems about the algorithm and its application are also discussed at last.

functional management；responsibility matrix；responsibility of department and post；model of responsibility relationship

F240

：A

1003-207（2014）05-0075-08

2012-02-13；

2013-04-08

國防科工局飛機科研生產數字化二期工程項目（2010 -1074）

王廣亞（1965-），男（漢族），山東陽谷人，成都飛機工業（集團）有限責任公司董事長，總經理，在職博士，教授級高工，研究方向：戰略管理與創新、工業工程.