巧用Excel實現二級學院低值易耗品庫存高效管理

摘要：Microsoft Excel作為通用辦公軟件，其操作簡便，廣泛地應用于管理、統計、金融等眾多領域，除具有表格制作方便、靈活、輸出數據美觀等優點，還提供了強大的Excel函數、數據檢索、查詢、排序、篩選等功能，可以作為辦公管理和庫存管理的平臺，以提高使用者的工作效率和決策能力。通過應用Excel函數實現二級學院實驗室低值易耗品庫存管理的實例，進行研究與探討。

關鍵詞：Excel函數 二級庫存管理 低值易耗品 高效率

1 Excel實現二級庫存管理的可行性分析

由于資金實力、高額成本、技術和人才障礙等因素的限制，目前高校二級庫存統計工作絕大多數采用傳統手工模式處理庫存信息，雖繁瑣但很重要。從申購到使用，涉及的環節、部門較多，長期以來對這方面的管理重視不夠，要求不規范，管理模式相對滯后；品種多樣化、工作量大容易出錯，統計采購工作難以合理化、操作重復性、效率低下。而大多院校又會覺得性價比不高，而不愿花費專項資金購買相關信息軟件。即使有些企事業單位使用了庫存管理系統，由于管理理念缺陷，無法從本質上滿足庫存管理的實際需求。因此，尋求一種性價比高、操作簡便的軟件解決這種現狀，將會是用戶樂意接受的。Excel軟件在報表統計中的應用就是基于這種需求存在的。

Microsoft Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，是由Microsoft為Windows 操作系統的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件。具有完美的圖形用戶界面，采用標準的Windows的窗口形式，由標題欄、控制菜單、最大化按鈕、最小化按鈕、菜單欄等組成。

通過Excel函數應用于二級庫存管理，實現物品采購入庫、使用出庫、庫存查詢操作。其特點是：層次分明，功能使用一目了然，查詢功能強大，界面設計精簡，操作方便簡單，出入庫記錄修改方便；硬件要求低，僅需office應用軟件；報表包含信息量大，任何需要的信息都可以在一張表里找到，只要對一張表進行編輯即可。且與一些專業信息軟件相比，易于上手，操作門檻低，只要學習過辦公自動化就能輕松掌握；避免了后期維護難度大，管理成本增加等問題；也便于審計部門進行監管，既合理利用了資源，又節約了辦學資金。

2 常用Excel函數簡介

Excel強大的數據處理功能和分析能力在現有的文字處理軟件中可以說是略勝一籌。為用戶提供了十一大類函數，包括財務函數、數學和三角函數、數據庫函數、信息函數、日期與時間函數、邏輯函數、工程函數、查詢和引用函數、文本函數、統計函數等，用戶可以利用這些函數進行復雜的數學計算、統計、財務分析等工作；對數據進行檢索、排序、分類、篩選、統計、匯總、自動求和、求平均值、求最大最小值等；還可根據自己的需求自定義函數。所需數據、信息都可以通過工作表的形式進行管理，以單元格為基本單位，符合數據庫系統的要求，數據間的相互關系明確清晰。

2.1 DATEVALUE函數

用途：返回date_text所表示的日期的序列號。該函數的主要用途是將文字表示的日期轉換成一個序列號。

語法：DATEVALUE（date_text）

參數：Date_text是用Excel日期格式表示日期的文本。如果省略參數date_text中的年代，則函數DATEVALUE使用電腦系統內部時鐘的當前年代，且date_text中的時間信息將被忽略。

2.2 TEXT 函數

用途：將數值轉換為按指定數字格式表示的文本。

語法：TEXT（value，format_text）

參數：Value是數值、計算結果是數值的公式、或對數值單元格的引用；Format_text是所要選用的文本型數字格式，即“單元格格式”對話框“數字”選項卡的“分類”列表框中顯示的格式，它不能包含星號“*”。

2.3 SUMPRODUCT 函數

用途：在給定的幾組數組中，將數組間對應的元素乘，并返回乘積之和。

語法：SUMPRODUCT（array1，array2，array3，...）

參數：Array1，array2，array3，...為2至30 個數組，其相應元素需要進行相乘并求和。

2.4 VLOOKUP函數

用途：在數據表的首列查找指定的數值，并由此返回數據表當前行中指定列處的數值。

語法：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_

num，range_lookup）

參數：Lookup_value代表需要查找的數值；Table_array代表需要在其中查找數據的單元格區域；Col_index_num為在table_array區域中待返回的匹配值的列序號（當Col_index_num為2時，返回table_array第2列中的數值，為3時，返回第3列的值……）；Range_lookup為一邏輯值，如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數值；如果為FALSE，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。

3 Excel在二級庫存管理中的功能實現

二級學院實驗低值易耗品管理需求分為采購預算制定計劃、采購及庫存管理三個方面。根據此需求設計Excel表庫功能模塊主要有：實時統計功能、入庫功能、出庫功能、最低庫存量報警功能等。具體功能實現方法：

3.1 實物出入賬

建立物品實物出入賬工作表，以物品“總賬”為例。設計表樣如圖1，再利用sum函數，實現物品總賬每日實時結存。“結存數量F4”值的公式為：SUM（實盤統計！E3+D4，-E4）。其中E3為第一次實盤庫存.D4為購入物品數量，E4為支出數量。其它物品同理建立自己的實物出入賬工作表。

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圖1

3.2 庫存統計表

統計表主要實現功能：根據統計時間查詢各年度或各學期購入物品數量、支出數量及當前庫存實時情況。如：只需在統計時間處，輸入2012-02-10至2012-07-30，即可自動顯示2012-2013學年第二學期所有物品購入總量、支出總量及學期末結存數量查詢。

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圖2

①單元格為某時間段總收入數量，輸入函數公式：SUMPRODUCT（（總賬！ $A$4： $A$10000>=DATEVALUE（TEXT（$I$1，"e-m-d"）））*（總賬！$A$4：$A$10000<=DATEVALUE（TEXT（$K$1，"e-m-d"）））*（總賬！$D$4：$D$10000））

其中： TEXT（$I$1，"e-m-d"）函數：將I1日期格式轉換成Datavalue函數所需引用的日期值；Datavalue函數將日期值從字符串轉化為序列數；總賬！$A$4：$A$10000>=DATEVALUE（TEXT（$I$1，"e-m-d"）函數：實現自動檢索工作表“總賬”A列大于等于I1單元格輸入的值；總賬！$A$4： $A$10000<=DATEVALUE（TEXT（$K$1，"e-m-d"）函數：實現自動檢索工作表“總賬”A列小于等于K1單元格輸入的值；總賬！$D$4：$D$10000函數：實現絕對引用D4至D10000單元格，Sumproduct函數返回相應的數組或區域乘積的和，最終實現總輸入數量的計算。

同理，其它物品總收入數量，用Excel十字星下拉命令，執行相同公式；并修改對應工作表名稱即可實時將數據反饋到統計表中。

②E3單元格為總支出數量，輸入函數公式：SUMPRODUCT（（總賬！$A$4： $A$10000>=DATEVALUE（TEXT（$I$1，"e-m-d"）））*（總賬！$A$4：$A$10000<=DATEVALUE（TEXT（$K$1，"e-m-d"）））*（總賬！$E$4：$E$10000））

同理，以上總收入數量函數計算方法。

③F3單元格為現結存數量，輸入函數公式=VLOOKUP（$K$1，總賬！A：H，6，1） 同理，向下復制到F列，并修改對應工作表名稱即可獲取所有物品實時結存數量。

3.3 庫存報警

根據各物品每學期使用數量設置最低庫存量，以便及時提出購置申請，進行采購。具體實現方法：選中現結存數量單元格，打開條件格式-新建規則-選擇規則類型：只為包含以下內容的單元格設置格式，設置最低庫存值，并設置為紅色字體。

3.4 超級鏈接

為了快速訪問另一個工作表上的相關信息，可以在工作表單元格中插入超鏈接。將A列品名，對應鏈接至相對應的實物出入賬工作表，再將每個實物出入賬表利用超鏈接返回統計表主頁，實現完美切換及操作需求。操作實現：選中A3單元格文本，右鍵選中超鏈接，在“本文檔中的位置中”，選定需要鏈接的工作表即可。A列其它品名超級鏈接與此同理。

3.5 安全性

考慮使用過程中，被誤刪、篡改，影響數據準確性。將對整個工作薄中使用Excel函數的單元格進行鎖定。具體實現方法：選擇允許修改的單元格區域，然后按CTRL+1 或右鍵打開設置單元格格式，在保護中取消“鎖定”前面的勾。再選擇工具-保護-保護工作表，設定保護密碼，在下面的復選框中選擇第二個（未被鎖定的單元格），選擇確定即可。

4 結語

實踐證明，利用Eexcel函數建立二級庫存管理系統以來，管理員擺脫了繁重的手工登記管理方式，實時統計功能避免了某種物品囤積過多，占用資金；或庫存不足影響實驗教學進度等現象。滿足了二級庫存的高效率管理。但也存在不足之處：本系統建立僅考慮在單機環境下操作，二級庫存管理系統在全院統一使用情況下，還需進一步開發網絡運行模塊。

參考文獻：

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[3]白楊.EXCEL在高校勞動工資統計中的應用[J].黑龍江生態工程職業學院學報，2013（01）：29-30.

作者簡介：

王敏，女，四川人，本科，實驗員，研究方向：計算機科學與技術。