食品藥品檢驗所專業技術人員技術檔案建立和管理

浦學春　楊德昌

摘 要：專業技術人員檔案是技術部門不可缺少的信息資源管理工作，技術檔案是對員工信息的詳細記錄，檢驗人員個人的工作經歷、社會實踐經驗、業務能力和綜合素質等都能得到真實的體現，是專業技術人員在工作實踐中勞動結晶，也是他們晉升職稱、聘任、提職、調資、評先、評優，年度考核提供材料的重要依據。本所自1986年成立至今，從未建立過專業技術檔案，給以往專業人員晉升職稱帶來諸多不便，今年我所為完善和做好專業技術人員檔案建立和管理工作，我們認為應做到以下幾點。

關鍵詞：檔案收集；檔案管理；檔案體會

1 專業技術人員檔案的收集工作

加強檔案收集是做好檔案工作的基礎，開展檔案收集應做好三個方面的工作：

1.1 建立規定制度，使歸檔工作有章可循

歸檔工作是正常途徑下保證檔案齊全完整的第一關，歸檔制度的確立使歸檔范圍、歸檔時間、歸檔材料的質量要求得以明確，它從制度上保障了檔案管理員定期接受歸檔材料，起到一定的制約作用，杜絕了私存文件、拒不歸檔現象的發生，保證文件材料的齊全完整。熟悉專業技術人員檔案的收集渠道和內容。專業技術人員檔案的收集渠道和內容有如下幾個方面：

①專業技術人員每年年度考核和總結，由個人對本年度工作進行自我評分，在科室里集體評議和打分，考核小組評分，然后由科室主任寫評語和簽名，最后由考核小組綜合評定并蓋章。

②畢業證書、學位證書、各級專業技術資格（職稱）證書，單位聘任證書。

③各種學術論文、專著、開展新項目、科研成果。

④進修和短期專業學習所取得的各種鑒定、證書。

⑤參加繼續醫學教育所取得的繼續醫學教育學分及相應學分證書。

⑥參加本所及以上專業知識、實際操作、大型儀器設備上機操作考核、技術比武的成績記載以及專業技術崗位上崗證書。

⑦每次參加實驗室資質認定現場試驗項目名單、參加實驗室間比對品種、項目名單及比對分析情況。

⑧參加國家計量院培訓取得的實驗室內審員資格證書、參加國家食品藥品監督管理局培訓取得的GMP、GSP證書。

⑨教學、培養人才情況。

⑩專業技術處分情況及其它情況。

1.2 專業技術人員檔案材料的收集工作，還要堅持做到兩個結合

一是堅持平時收集和集中收集相結合，平時收集，就是注意日常原始材料的收集，集中收集，主要集中在年底對一年來的材料進行收集。二是組織收集和個人收集相結合。組織堅持日常收集外，但個人取得的一些歸檔材料如證書、鑒定證書、論文、專著等要及時送交檔案管理人員歸檔。

2 專業技術人員檔案的整理工作

專業技術人員檔案的價值就是為晉升職稱、聘任、提職、調資、評先、評優、年度考核、實驗室資質認定、領導掌握專業技術人員情況而服務的，在整理工作中 ，必須按檔案的要求來嚴格規范。檔案整理是檔案管理的一項重要內容。整理的目的就是將零亂的和零星的材料進一步條理化，具體為分類、整理、編目錄，使之系統化，便于檔案的管理和查找。根據平時工作的體會，我們認為專業技術檔案的整理應掌握以下原則：

2.1 一人一檔

并在封面上標注姓名、科室、職稱、職務。目錄分類清晰詳盡。反映專業技術人員技術水平的材料種類很多，大致分為學歷、工作經歷、技術考核、技術職稱、論文、論著、科研、學分等類型。按獲得的時間順序將各類材料按表一、表二的形式進行排序。便于保管和利用。便于保管和利用是建立檔案的基本出發點和最終要求。整理后的專業技術人員檔案應簡明清晰便于利用，我們就將檔案建立成紙質文檔和電子文檔。電子文檔查找更方便快捷。如要查看某某新項目開展情況，點擊新項目開展情況就及時了解。就不用再到檔案室查找，更省時省力。

2.2 及時性

為確保檔案資料的及時性，平時收集的培訓證書、獲獎情況要及時歸檔，做到專業技術人員檔案能夠隨時反映個人情況，其它檔案整理工作重點在年終集中收集歸檔。

2.3 加強檔案管理人員責任心意識的培養

檔案資料的收集、整理、登錄、歸檔在檔案收集管理工作中，是一項重要的工作，之所以要加強檔案管理人員責任心意識培養，使其認識專業技術檔案建立和管理的重要性。

3 總結

通過建立專業技術檔案，填補了食品藥品檢驗所近30年來的空白，規范和完善了檔案管理工作，不僅方便了專業技術人員個人業務的記錄和平時的查詢，也為專業技術人員今后的晉升職稱、考核、評優等提高了客觀公正的參考依據，同時有助于領導一目了然地了解每一位專業技術人員的情況，有力的提高了管理工作的質量和效率。