人事檔案信息化管理的幾點思考

楊曉云

摘 要：檔案具有重要性，一定要做好檔案的保管工作，檔案里的資料要保證它的真實、完整性。里面的內容也是非常重要的，它記錄著工作人員的基本信息、工作信息等，如果不進行安全管理，將會損失很多的信息，所以一定要做好人事檔案的管理，現在我們都實行了檔案信息化的管理，這樣很方便的就把人員檔案的信息儲存了，而且不容易丟失，記錄也比較齊全。

關鍵字：信息化管理；人事檔案；管理

1 人事檔案信息化的含義

人事檔案的管理辦法不是單一的，人事檔案具有重要性，但是現在往往人事檔案的管理出現了問題，比如信息的更新不及時，導致信息發生變化，但是檔案管理卻跟不上變更的情況，要從多方面考慮人事檔案的管理和創新意義，面對一些問題找出不足之處，進行處理，找出根本原因，根本性進行處理。要進一步的處理好檔案管理與信息化的共同進步，要有好的創新意識，把傳統的人事檔案管理變更為信息化，有規律的處理好檔案的管理。還要把人事檔案充分利用起來，為工作人員提供方便，要采用合適的方式進行檔案信息化管理。

2 人事檔案現在存在的問題

人事檔案的管理是項重要的工作，但是現在很多單位不重視人事檔案的管理，認為這不是什么應該特別注意的問題，所以對人事檔案的管理相當隨意，部門也不安排有工作經驗的人員進行這項工作，而是隨便安排人做這項工作，對人事部門也沒有過多的重視，導致人事部門的工作效率不是很高，工作的謹慎性不高，這都需要特別注意，人事部應該安排一些優秀的人員，重視起這項工作，而且安排的人員一定要具有相對應的專業能力，還要懂一些計算機知識，這樣才能擔任這份工作。人事檔案信息化還沒有得到一定的實施，現在很多事業單位仍舊用傳統的方式來查詢一些人事檔案信息，不能用現在無紙化的計算機功能進行操作，這是一種落后的現象，需要全面更新，跟得上時代的腳步，要隨著科技的發展而發展。人事檔案管理的檔案要有專門的人員進行工作，但是現在的情況是人事檔案管理人員還同時管理者別的工作，不能一心把心放在人事檔案管理上，工作人員甚至對人事檔案的管理工作不夠熟悉，導致人事檔案管理工作上經常出現錯誤。人事檔案管理部門工資也不高，導致人事管理人員產生不滿的情緒，不甘于只在人事檔案管理部門工作，一旦有一定的工作經驗就想干些其他的工作，人事檔案管理的工作受不到重視，更不可能做到專業化管理，不能很好的管理好檔案。

3 人事檔案信息化管理應采取的措施

針對人事檔案信息化管理存在的問題要采取一定的措施，把這份工作做到最好，從發生的錯誤中找到原因，然后對這些問題進行處理，而且根本性的處理，以后不要再出現這種錯誤，人事檔案信息化的管理要采取新的措施，使其有序的進行整理，做到合理的歸檔，使這項工作受到重視，得到很好的工作效果，服務大眾。

3.1 做到網絡管理

如果做到網絡管理檔案是非常的安全的，能有序的進行歸檔，每個資料都有其獨特的記錄，不會發生記錄混亂的情況，對檔案還能進行及時分類，還能使檔案被完整的保存下來，網絡管理還能使人事檔案具有真實性的原則，記錄也是比較及時的，更新的較快。

3.2 加強人事檔案信息化管理的責任感

人事檔案信息化管理缺少管理意識，這就需要采取一定的措施使工作人員有很強的工作意識，需要給工作人員灌輸好的專業知識和教育，授予工作人員如何正確管理檔案的方法和經常告誡保管人事檔案的重要性和作用，使工作人員提高警惕性，能更好、更積極的去進行工作，工作人員要有負責人的心，可以實行獎罰分明的政策，以此來提高工作人員的積極性。工作人員的素質教育也是需要重視，檔案管理人員有好的素質才能更好的進行工作，這就需要上機領導經常對員工進行教育，傳授一些專業知識，使其對人事檔案管理的工作非常熟悉，能夠很好的完成工作，盡量少出現錯誤，對計算機技術也要很好的掌握的，人事檔案信息化的管理是需要計算機技術的，沒有計算機技術是不能做好這份工作的，工作人員還要做好保密工作，對各項資料的內容都不能外泄，堅持好工作準則。

3.3 對檔案的信息化工作制定好的制度

檔案的信息化管理需要一定的制度來進行工作的制約，要讓員工有一定的約束性，合理、合法的進行工作，在工作過程中，嚴格做好每一項工作，不管是檔案的歸檔還是查閱，都要按照制度規定的去做，這樣才能使人事檔案做到最好的管理，對一些有漏洞的制度進行糾正，保持制度的嚴密性。人事檔案的安全性一定要有保障，做好安全性管理是最重要的，只有信息安全了，才能更好的使用人事檔案，起到一定的作用，這就需要采取安全的措施，要對每個檔案進行密碼鎖定，密碼也要讓專門保存，不能透漏給他人，還要安裝一個殺毒軟件，對檔案進行定時的消毒，防止一些病毒的侵入。

3.4 讓人事檔案實現現代化

現在的人事檔案要實現現代化，運用高科技設備進行檔案管理，采用獨立的系統進行工作，不僅是做到檔案的歸檔和查閱，還要能有預測、分析等功能，信息的輸入和輸出要比傳統的方式快的多，還很方便，減少工作人員的工作量。還要建立相關的數據庫用來管理檔案，把檔案相關的數據進行整理、統計、分析，合理的運用數據庫和系統，實行信息化，無紙化。還要加強網絡的建設，人事檔案信息化的管理需要網絡來進行傳輸，所以一定要做好網絡方面的工作，建立計算機網絡制度，合理的輸入、輸出數據，要求數據準確，規范工作人員的行為，工作要有效率和質量。

4 總結

做好人事檔案信息化的管理是有很大的幫助的，對各方面的工作都有益處，人員檔案是最基礎的信息，必須做好這項工作的維護。人事檔案信息化的管理要跟得上社會發展的腳步，采取合法、合理的方法進行工作，做好檔案管理的安全性，人事檔案要有一定的保密性，對公民的信息嚴格遵守保密的制度，不損害公民的利益。人事檔案信息化管理需要不斷的創新，管理方法要不斷的進步，把檔案管理工作做到最好。

參考文獻

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