基于Web的會議紀要督辦系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

胡雨時

摘 要：近年來，互聯(lián)網(wǎng)在企事業(yè)單位日常管理中的應用范圍越來越廣，對提高企事業(yè)單位辦公效率具有重要影響意義。會議紀要督辦工作是保證企事業(yè)單位日常運行和管理的重要工作項目，其工作效率和效果對企事業(yè)單位日常管理的影響很大。網(wǎng)絡技術的發(fā)展推動了會議紀要督辦工作的自動化改革，該文針對基于Web會議紀要督辦系統(tǒng)的應用問題，深入探討會議紀要督辦系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。

關鍵詞：會議紀要 督辦系統(tǒng) 設計與實現(xiàn)

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（a）-0238-01

1 會議紀要督辦統(tǒng)分析

會議紀要督辦工作流程。會議紀要是一種記載會議基本內(nèi)容、情況、精神的紀實性公文，會議紀要中的內(nèi)容對企事業(yè)單位的管理重點、要點具有指導意義。現(xiàn)階段，我國企事業(yè)單位在做工作部署安排時，通常會將具體工作安排和工作目標記錄在會議紀要中，安排工作部署通常通過工作紀要，所以各企事業(yè)單位部門對會議紀要的監(jiān)督力度在不斷加大[1]。會議紀要監(jiān)督工作其工作目的就是對企事業(yè)單位會議紀實施監(jiān)督、督辦工作，以確保會議紀要中的工作內(nèi)容能夠很好的完成。會議紀要督辦工作的主要內(nèi)容，包括以下幾點：①工作人員，一般會議紀要督辦工作人員是由企事業(yè)單位領導和管理人員組成的，企事業(yè)單位發(fā)文部門會將會議紀要公布在公告欄上，相關會議紀要督辦工作者詳細閱讀后，明確自己的工作職能；②發(fā)布工作，工作人員通過對會議紀要進行系統(tǒng)分析后，總結出下一階段企事業(yè)單位工作的重點，編撰成正式公文發(fā)布在公告欄上；③督辦工作，工作人員應認真總結有關會議紀要的落實情況，找出工作問題，具有針對性的實施督辦工作；④監(jiān)督工作，企事業(yè)單位其他工作人員應聯(lián)合監(jiān)督會議紀要督辦工作的情況。

2 基于Web的會議紀要督辦系統(tǒng)

2.1 系統(tǒng)功能設計

通過上述對會議紀要督辦工作流程進行分析可知，不同會議紀要內(nèi)容，其督辦工作性質(zhì)不同。所以要想建立完善的會議紀要督辦制度，必須提高其網(wǎng)絡會議紀要督辦系統(tǒng)的功能性，根據(jù)不同工作職能，制定不同種類的功能模塊。常用的功能模塊有狀態(tài)監(jiān)控模塊、辦理反饋模塊、綜合查詢模塊、摘錄發(fā)放模塊等四大類。其具體功能如下：①狀態(tài)監(jiān)控模塊，通過網(wǎng)絡監(jiān)控系統(tǒng)，實時對會議紀要總結狀態(tài)、辦公狀態(tài)、催辦情況進行監(jiān)測，以做到及時發(fā)現(xiàn)問題及時改正問題；②辦理反饋模塊，將會議紀要辦理情況詳細的記錄在網(wǎng)絡信息資源共享平臺上，一般會議紀要督辦工作人員隨時查詢；③綜合查詢模塊，根據(jù)不同督辦工作屬性、紀要標題、信息搜索結果建立不同類型的查詢模塊；④摘錄發(fā)放模塊，將會議紀要的重要信息記錄在網(wǎng)絡中，分發(fā)給相應的待辦人員[2]。

2.2 系統(tǒng)建設的原則

系統(tǒng)要力求最大限度的滿足工作的需要，充分考慮各業(yè)務層次、各管理環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)處理的實用性，把滿足用戶和管理者作為第一要素進行考慮。用戶接口和操作界面設計盡可能考慮人體結構特性及視覺特性，界面力求美觀大方，操作力求簡便實用，以安全穩(wěn)定、經(jīng)濟實用、注重未來發(fā)展為設計原則[4]。

2.3 基于Web會議紀要督辦系統(tǒng)存在的應用問題

因為會議紀要督辦工作是一個各工作連接非常緊密的工作，工作人員在會議紀要督辦工作中，會制定自己的工作任務，每個人的工作職能和工作任務都存在很大的差異性。自動工作業(yè)務活動和督辦工作業(yè)務活動是工作流管理的重要組成部分，是人與電腦共同工作的自動化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在信息化的業(yè)務過程上，通過在網(wǎng)絡上運行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)[3]。通常情況下，會議紀要督辦工作以OA系統(tǒng)為辦公主體，因為OA系統(tǒng)的應用性能非常好，能夠?qū)碗s的會議紀要分類儲存、編輯。因為企事業(yè)單位開設的會議很多，會議涉及到的工作人員非常復雜，會議討論的相關議題種類也非常豐富，這些特殊條件，使會議紀要督辦工作人員的工作壓力很大，引發(fā)工作問題，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：①會議紀要督辦工作缺少及時性，會議紀要記錄經(jīng)常會復印兩份，一份給會議主持領導，一份給會議紀要督辦人員，但是會議結束后，工作人員要先對會議紀要進行整理，所以會議紀要通常不會及時的交給會議主持領導和會議紀要督辦人員；②會議紀要內(nèi)容的不統(tǒng)一性，會議紀要發(fā)放時，要針對發(fā)放對象進行內(nèi)容處理，重新排版打印之后傳送給發(fā)放對象，不同發(fā)放對象接到的會議紀要內(nèi)容不同；③會議紀要督辦工作的不安全性，會議紀要通過網(wǎng)絡進行傳輸，雖然可以增加信息的傳輸速度，但卻降低了會議紀要的安全性和穩(wěn)定性；④會議紀要督辦工作的重復性，因為網(wǎng)絡信息傳送方式便捷，所以企事業(yè)單位在開展會議紀要督辦工作時，經(jīng)常會重復性的監(jiān)察、復制會議紀要內(nèi)容，這種督辦工作形式會讓會議紀要督辦系統(tǒng)變得繁瑣復雜，在一定程度上造成了人力資源的浪費。

3 改善會議紀要督辦系統(tǒng)的合理性建議

通過上文對網(wǎng)絡會議紀要督辦系統(tǒng)存在的問題進行系統(tǒng)分析可知，完善會議紀要督辦工作的信息化管理是推動會議紀要督辦工作順利開展的主要助力。目前企事業(yè)單位的網(wǎng)絡會議紀要督辦系統(tǒng)仍存在很多問題，急需改善，其具體改善措施如下：①建立安全的網(wǎng)絡環(huán)境，在會議紀要工作中引入計算機監(jiān)測，計算機可以通過錄音系統(tǒng)，對會議內(nèi)容進行實時記錄，會議結束后，即可編撰出本次會議紀要；②及時更新網(wǎng)絡會議督辦的應用程序，使其應用程序和實際辦公流程相符；③建立完善的統(tǒng)計查詢機制，以方便會議紀要督辦人員隨時查詢會議紀要記錄。

4 結語

通過對會議紀要督辦系統(tǒng)開發(fā)以及兩年多運行的分析，其作用是明顯的。基于Web的會議紀要督辦系統(tǒng)不僅增強了會議紀要督辦工作的透明度，還提高了會議紀要督辦工作效率[5]。

參考文獻

[1] 劉清梅.基于Web的會議紀要督辦系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].電腦知識與技術，2012，13（5）：104-116.

[2] 海洋，張薇娟.基于Web的遠程考試系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].科技信息，2012，14（25）：145-152.

[3] 王璐瑤.基于Web的人才招聘系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].吉林大學，2013（10）：145-152.

[4] 徐勇，張利宏，張慧.基于Web的肺結核病人規(guī)范管理轉(zhuǎn)診系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].科技信息（科學教研），2010，14（2）：117-125.

[5] 張國強.基于J2EE的采油工程決策支持系統(tǒng)設計與開發(fā)[J].電子科技大學，2012（3）：109-113.endprint