WPS表格在醫學工程保障服務信息記錄與統計工作中的應用

王威，李怡勇，李濤，張華艷，陳培昕

廣州軍區武漢總醫院 醫學工程科，湖北 武漢 430070

WPS表格在醫學工程保障服務信息記錄與統計工作中的應用

王威，李怡勇，李濤，張華艷，陳培昕

廣州軍區武漢總醫院 醫學工程科，湖北 武漢 430070

目的提高醫學工程保障服務信息的記錄及統計效率。方法使用WPS辦公軟件，設計用于記錄服務保障信息的電子表格，利用其自帶的數據透視表統計分析各工程師的工作匯總數據。結果通過應用WPS電子表格，醫院的相關人員可在PC端或智能移動設備上進行信息記錄與統計分析。結論使用WPS表格記錄并統計數據，能夠基本滿足科室日常數據記錄及統計的需要，管理成本低，具有推廣應用價值。

WPS電子表格；數據透視表；醫學工程科；保障服務

0 前言

目前，我院醫學工程科記錄設備維修、日常維護、質量控制等保障服務信息時，普遍采用維修保障后先做紙質記錄，再由專人負責錄入計算機數據庫系統的方法。這種二次錄入方法，不但降低了工作效率，也容易造成記錄信息的不規范、不準確，尤其是當一線工程師在工作任務重、時間緊的情況下，很難保證及時詳細地記錄信息。以上這些問題，造成醫工科在績效考核、維修數據統計、工作計劃制定等方面缺少準確詳實的原始數據做分析，制約了醫工科保障服務水平的提高。雖然目前一些公司針對這種情況提出了便攜式醫療設備管理方案[1-2]，但由于這些系統軟硬件設備初期投入成本高，難以在一些中小型醫院中普及使用。因此，為了降低管理成本并提高醫工科工作記錄效率，本文嘗試使用電子表格的方式記錄工程師服務保障信息。

近幾年隨著智能手機的普及，移動操作系統的完善，之前在PC端流行的辦公軟件也逐漸在智能手機上使用。無線網絡的發達，共享軟件及網絡存儲空間的普及，為實現云辦公提供了可能。電子表格，即Excel，除了能夠對日常工作信息進行逐項記錄外，還自帶了一些強大的數據處理分析功能，已普遍應用于醫工科日常數據記錄及管理[3-6]。目前國產的WPS表格無論在PC端還是在安卓系統上，都可以免費使用，且與Excel兼容[7]。本文主要以WPS為例子，闡述具體的表格設計及如何在工作中利用電子表格來提高工作效率。

1 服務保障記錄電子表格的設計

我們根據醫學工程科設備服務保障工作分類，按照現有紙質記錄表內容（表1），分別制定了維修記錄表、PM記錄表、質控記錄表。同時，為了規范輸入數據，還建立了參數表；為使用WPS表格自帶的查找函數，簡化輸入內容，建立了“科室對應工程師”工作表。從醫院設備管理系統導出“設備信息表”，就可根據設備編號查找設備的詳細信息。

表1 醫學工程科醫療設備維修日常登記

1.1 建立參數表

為了保證每次錄入表格的數據符合一定的規范，我們充分利用了WPS表格提供的數據有效性（圖1）。通過限制數據有效性，可以強制要求單元格內容必須來源于某一序列，如工程師姓名必須來源于醫工科工程師人員序列，科室名稱必須來源于醫院科室序列。建立包含這些設定好的序列內容工作表，即為參數表[8]。利用數據有效性，除了能夠自動檢查輸入內容，找出不符合要求的內容進行出錯警告，還會在選中單元格時，出現下拉箭頭及列表框（圖2），實現自動輸入功能，減少工程師手動輸入數據的繁瑣，降低了輸入時的錯誤率。

圖1 數據有效性設置對話框

圖2 利用“數據有效性”提高數據錄入效率

1.2 建立數據查找工作表

為了使用WPS表格自帶的VLOOKUP查找函數[9]，簡化輸入內容，建立了數據查找工作表 ——“科室對應工程師”工作表，在該工作表中，我們首先輸入一列醫院科室名稱數據，再根據科室分管情況，輸入對應的工程師名稱（圖3），建立科室與工程師的對應關系。用同樣方法建立“設備信息表”，實現設備編號到設備詳細信息的索引。

圖3 科室對應工程師工作表

1.3 制作服務保障記錄表

以維修工作記錄表為例，介紹建立記錄表過程。

1.3.1 確定記錄表字段

按照表1所示的科室現有紙質記錄表格樣式，通過提取其數據字段，并按照工程師習慣的數據記錄次序進行組合，建立維修記錄表（圖4）。其中，左側部分為工程師手動輸入部分，如“科室”“設備編號”“故障類型”“日期”等；右側部分為利用函數自動計算出的內容，如“設備分類”“設備名稱”“工程師”等。可通過VLOOKUP查找函數在“設備信息表”提取數據；“工時”可通過時間函數自動計算“結束時間”和“開始時間”的間隔，無需工程師手工填寫。

在“工程師”一列中，輸入函數“=VLOOKUP(A2,工程師對應科室表!$A$2:$B$50,2,1”，即可找到科室對應的負責工程師并自動填寫；在“工時”一列中，輸入函數“=MOD(F3-E3,1)*24”即可返回兩個時間之間相差的小時數。

圖4 維修記錄表頂端標題行

1.3.2 限制輸入內容

為保證工程師手動輸入內容的準確，利用WPS表格自帶的“數據有效性”功能對手動輸入的內容進行驗證和限制，如將“科室”字段的內容限制為參數表中的“科室”序列，將“故障類型”字段的內容限制為硬件故障、軟件故障、使用問題及其他。設置日期、時間的單元格格式分別為日期類型和時間類型，防止格式不統一，造成統計數據困難。此外，為了防止工程師事后補做記錄，督促工程師及時完成設備維修記錄，可以在“日期”字段的H列設置數據有效性為自定義的公式“=H1=TODAY()”，強制輸入數據為當天的日期。

1.3.3 限制修改部分內容

為防止他人對設計好的工作表字段分類及格式進行修改，可通過“保護工作表”功能進行限制（圖5），這樣每個工程師就只能按照設計好的表格樣式進行填寫內容，防止匯總數據時出現格式不一致的情況。

圖5 “保護工作表”功能

2 服務保障記錄表的使用

以維修記錄表工作為例。隨著目前智能手機的普及，基本上科室每位工程師都有安卓或蘋果的智能手機或平板電腦，這些手機上都可以安裝移動版的WPS工作軟件，將我們編制好的工作表拷入每位工程師的手機或平板電腦中，在日常工作中，可以隨時對工作內容進行記錄。

3 匯總統計分析記錄的數據

3.1 匯總記錄數據

為了將各工程師提交的電子表格進行匯總，我們編寫了VBA函數[10]，將所有工程師在一段時間內提交的所有電子表格放置在一個文件夾中，并在該文件夾中新建一個空白的匯總記錄表，運行該函數，即可將所有的工作表匯總到一個新的工作表中，方便進行下一步數據統計分析處理。

3.2 統計分析記錄數據

同Excel一樣，WPS表格也提供了數據透視表功能，通過設置數據透視表的行字段、列字段以及數據字段，可以得到不同的統計結果[11]。如要得到某一個月內每個臨床科室設備維修數，可以將行字段設置為“科室”，列字段設置為“設備類別”，數據字段也設置為“設備類別”，則WPS會自動按科室以及設備類別進行計數統計。要得到某一個月內每個工程師的維修工作時間，作為績效考核的一個依據，可以將行字段設置為“工程師”，數據字段設置為“工時”，則WPS會自動對每個工程師的維修工時進行統計。此外，還可以利用數據透視圖功能繪制數據統計圖，利用顯示明細數據功能自動生成一個新的工作表，顯示某一字段的詳細信息，避免人工篩選的復雜操作。

4 結語

本文介紹了一種利用WPS表格制作醫學工程科保障服務記錄表的方法，該方法能夠基本滿足科室日常工作記錄需要，并具有一定的統計分析功能，且推廣成本低，可以方便在中小型醫院實現記錄信息的數字化。該方法還可以在手機或平板上實時記錄服務保障信息，充分利用了工程師現有設備，保證了信息的及時性、記錄的準確性，具有一定的推廣應用價值。

[1] 毛中亮,史鴻飛,應俊,等．基于Android平臺的移動醫療應用系統[J]．中國醫療設備,2013,28(3):73-76．

[2] 張致歡．基于Android系統的平板電腦在醫院無線移動查房的應用及優勢[J]．信息系統工程,2011(6):45-46．

[3] 陳翠玲．Excel在醫療設備計量管理中的應用[J]．醫療裝備, 2009,22(5):48-48．

[4] 林峰．Excel VBA在醫用耗材庫房管理中的應用[J]．中國醫療設備,2013,28(6):46-48．

[5] 劉濤．醫院供應室管理系統的設計與實現[J]．數字技術與應用,2012,(7):134．

[6] 王光偉,徐靜,吳詠梅．醫院大型設備使用效益分析Excel模型設計[J]．中國管理信息化,2011,(16):35-37．

[7] 金山公司．WPS Office實戰技巧精粹[M]．北京:人民郵電出版社,2012．

[8] 伍昊．你早該這么玩Excel[M]．北京:北京大學出版社,2012．

[9] 王國勝,李春曉．Excel 2010公式與函數辭典[M]．北京:中國青年出版社,2012．

[10] John Walkenbach．中文版Excel 2010高級VBA編程寶典[M]．冉豪,等,譯．北京:清華大學出版社,2012．

[11] 宋翔．Excel數據透視表應用之道[M]．1版．北京:電子工業出版社,2012．

Application of WPS Spreadsheets in the Recording and Statistical Work of Security Service Information of Medical Engineering

WANG Wei, LI Yi-yong, LI Tao, ZHANG Hua-yan,
CHEN Pei-xin
Department of Medical Engineering, Wuhan General Hospital of Guangzhou Military Area Command, Wuhan Hubei 430070, China

ObjectiveTo improve the recording and summarizing efficiency of security service information of medical engineering.MethodsThe spreadsheets which can be used to record the security service information were designed with WPS software. Thus the statistics analysis of summarized working data of various engineers can be conducted with the PivotTable of the spreadsheets.ResultsRelevant staff can record, summarize and analyze the security service information with the application of WPS spreadsheets.ConclusionWPS spreadsheets with low cost and high application value which were used in data recording and summarizing can meet the basic requirements of daily data recording and summarizing of medical engineering department.

WPS spreadsheets; PivotTable; biomedical engineering department; security service

TP317.2

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.07.012

1674-1633(2014)07-0037-03

2013-12-05

武漢市科技攻關課題（201260523184-3）。

本文作者：王威，碩士，技師。

陳培昕，碩士，主管技師。

作者郵箱：wangku001wei@163．com