廣西GY 貿易有限公司固定資產的內部控制研究

□（廣西財經學院會計與審計學院 廣西南寧530003）

廣西GY貿易有限公司成立于2007年3月26日，是專業研發和應用LNG（液化天然氣）項目的公司，其固定資產占企業總資產的70%左右。加強固定資產的管理能夠使企業經營活動正常有序進行，同時促使企業固定資產的保值與增值，有效降低經營成本，提高企業的經營效益，減少資產的浪費。因此加強固定資產的內部控制管理對于企業有著重要的意義。由于廣西GY貿易有限公司旗下子公司眾多，子公司的性質不同，對于固定資產的內部控制措施差異較大。本文結合廣西GY貿易有限公司的CY檢測中心的固定資產內部控制情況，提出其固定資產內部控制改進措施。

一、CY檢測中心的固定資產管理及其內部控制

（一）CY檢測中心的固定資產管理

CY檢測中心項目建設規模為年檢液化氣體汽車罐車190臺，低溫液體汽車罐車100臺，日檢測能力為8車/日，并配備開展安全閥、呼吸閥質量檢驗校驗業務；改造裝修一棟二層樓房作為檢測中心辦公用房，改造面積795平方米；新建車間一座，建筑面積1 124平方米；檢測車間一座，建筑面積750平方米；新建和改造裝修建筑總面積2 669平方米。該中心的固定資產價值1 380萬元，其中房屋及建筑物821萬元；通用設備209萬元；專用設備265萬元；自用固定資產83萬元。

CY檢測中心采用的是固定資產使用部門、固定資產管理部門和財務部門的三級固定資產管理架構，根據CY檢測中心固定資產的現行管理制度，固定資產管理的業務管理流程主要包括：固定資產確認和分類子流程、固定資產取得和驗收子流程、固定資產日常管理和維護子流程、固定資產清查和盤點子流程、固定資產折舊和減值準備計提子流程、固定資產處置和轉移子流程。

CY檢測中心根據自身特點建立的固定資產的專門管理制度，不但從財務管理制度中專門規定固定資產的相關管理條款，還建立了《固定資產管理制度》、《更新改造管理制度》等制度。固定資產的申請和采購實行歸口管理，分級授權審批，資產管理與賬務管理分別由設備管理部、財務部進行管理，定期采用多種手段對固定資產進行清查，貫徹盤點及資產報批制度，防止資產流失。CY檢測中心根據固定資產購置、使用、處置各階段具體業務的不同，制定了內部控制制度。

（二）CY檢測中心固定資產內部控制基本要素及主要內容

CY檢測中心建立和實施內部控制制度時，考慮了以下基本要素：內部環境控制、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控五要素。

1.內部環境控制方面。CY檢測中心通過完善資產管理部門，制定職權職責分工，形成由公司管理層提名組建，并由財務部等各相關部門組成的完整、有效的經營管理架構，符合公司戰略發展和內部控制的管理需要。

2.風險評估方面。CY檢測中心建立的固定資產管理的業務管理流程主要包括：固定資產確認和分類子流程、固定資產取得和驗收子流程、固定資產日常管理和維護子流程、固定資產清查和盤點子流程、固定資產折舊和減值準備計提子流程、固定資產處置和轉移子流程。

3.控制活動方面。CY檢測中心建立的內控體系基本涵蓋了經營活動各環節。根據固定資產管理流程，其內部控制內容可分為購置、使用、處置三個階段，各階段包含不同的具體業務活動。具體而言可細分為：預算控制、購置控制、使用和轉移、折舊、盤點控制和處置控制。

4.信息與溝通方面。CY檢測中心通過日常溝通機制及定期會議，收集整理內外部信息。

5.內部監控方面。CY檢測中心形成依托資產管理部門、財務部等多部門的監督機制進行內部監督審查，規范內部監控的程序、方法和要求。

二、CY檢測中心固定資產內部控制存在的問題

（一）控制環境方面存在的問題

1.對控制環境不重視。CY檢測中心的中高層管理者和員工對于固定資產管理主要是應付審計和評估，對企業內部控制的重要性認識不夠。公司在實際執行中往往忽略了內部控制，一般都會回避或不重視資產管理問題，對資產的內部控制流程流于形式。

2.現有的資產管理人員素質不適應內部控制的要求。CY檢測中心的大部分資產管理人員都是非專業人員，對于資產管理的操作時常出現錯誤，包括違反相關政策、數據記錄錯誤或是數據庫操作錯誤。資產管理人員認為資產管理只要不出現重大錯誤即可。

（二）風險評估方面存在的問題

1.缺乏適當審批程序，出現合規風險。CY檢測中心部分固定資產業務存在越權審批的問題，出現因資產處理不當引起資產損失的現象。CY檢測中心目前的一套審批流程中，整個流程較長，且不同部門審批人員崗位不同，當個別部門流程機制不完善的時候，容易出現一些監控的死角，造成資產流失。

2.對固定資產存在處置不當的問題，出現經營風險。在 CY檢測中心的日常管理當中，存在對資產使用處置不當的情況。存在使用價值的設備有時會被當成無用的設備而報廢，同時其他部門又要購置新的設備，在這個過程中，還有一些設備沒有被充分的利用，卻因為沒有一個很好的控制流程而被當作報廢設備銷毀了。

3.缺乏必要的會計及稅收專業知識，出現財務風險。CY檢測中心部門的資產管理人員對于相應會計政策和稅收政策并不熟悉，比如在報廢的時候資產的減值是否要補稅，在資產發生轉移的時候稅率的確定等方面把握不準確。

（三）控制措施方面存在問題

按照固定資產的管理規定，固定資產的報廢、處置必須由CY檢測中心的資產管理部門、財務部門同意后按照公司制度進行處理。如果涉及對外出售或變賣固定資產的，則必須由專門資產評估機構對資產進行評估后才能處理。但實際上CY檢測中心涉及范圍比較分散，實物變動較大，個別部門對固定資產的報廢、處置上存在未按規定程序辦理報批的情況。存在一些資產未經批準就隨意報廢，造成公司資產流失，還有一些資產混淆在其他已審批的資產中進行報廢等現象。

（四）信息溝通方面存在的問題

CY檢測中心建立了一系列的信息平臺來管理存放共享資產信息，但這些平臺很多沒有關聯，造成系統重復，數據不匹配、數據不同步更新等問題，并沒有全面的固定的資產網絡信息化管理，這樣的信息管理系統會影響固定資產更新決策的正確性。

（五）內部監督存在的問題

CY檢測中心的內部控制自我評估是一項全面檢查評價企業內部控制實施情況的手段，但是在實際操作過程中并沒有發揮其真正的效用。由于評估人員存在評估范圍廣、工作量大、時間要求緊等局限性，實地檢查評估并未被深入到各個執行部門去進行，不能真正發現企業內控設計和內控執行的缺陷和實質性漏洞。內部監督存在應付現象。

三、完善固定資產內部控制的改進建議

（一）完善內部控制環境

1.加強對內部控制的重視。CY檢測中心內部控制環境的決定性因素是管理者的素質。CY檢測中心的固定資產占全部資產比重很大，良好的固定資產管理可以達到節省成本和增加利潤的控制目標。只有各個層次的管理者真正重視資產管理，認識到資產管理的內部控制的重要性，才能自覺帶頭執行內控制度。

2.制定完善的人力資源政策。結合現有人力資源管理存在的問題，應加強對內控執行人員進行系統全面的培訓，組建專門資產管理團隊，尤其是對關鍵崗位必須指派專業人員進行，以保證固定資產內控制度真正落實。制作出一套針對公司資產管理的完整的培訓材料，提供給資產管理及內部客戶學習。

（二）完善風險管理體系

由于CY檢測中心對風險的重視程度不夠，應在固定資產投資、日常管理、資產處置各環節增加風險管理措施，建立風險判定機制，做到對風險的全方位控制，做到事前準備、事中控制、事后追責的全過程管理。同時應建立統一的風險管理體系，明確風險責任人，以加強對風險控制的組織領導，提高經營管理水平。風險責任人對風險失誤直接負責，負責具體風險管理工作。風險業務的最高決策權屬于風險管理委員會。同時，風險管理委員會負責審查、批準企業的風險管理工作方案。

（三）規范控制活動

1.規范資產管理流程。CY檢測中心在現有資產管理流程中對公司的領導在審批中的權力及義務做出明確規定，比如審批時間、審批范圍。應在現有流程中加入校驗的環節，比如資產報廢流程，最終報廢的失誤必須清點，并與提交審批的數據比對一致后才能報廢。同時建立固定資產的投資預算、交付使用、定期盤點以及處置與轉移等控制措施。

2.明確固定資產購買的審批權限。根據 CY檢測中心的組織結構特點，購買固定資產的審批順序依次為使用部門、資產管理部門、上級資產管理部門、上級使用部門、資產管理總部。將事項審批與財務預算嚴格匹配。未制定預算則不做資產投資。

3.建立健全固定資產的交付使用驗收管理制度。對于外購材料設備，必須與供應商約定送貨時間、方式、地點。固定資產送達交貨地點，應請相關部門進行到貨驗收。包括對設備資產的數量、質量、技術標準、規格等進行核對，各相關專業人員負責配合驗收完成。設計技術難度高、程式精密的設備，必須經過專業項目技術人員確認方能收貨簽字驗收。同時，對于承包商的質量合格證書等進行查驗，大型設備應進行測試。

4.應當建立固定資產清查制度。定期對固定資產盤查可以有效保護資產。應定期對固定資產進行盤點清查，通過固定資產的清查盤點，可以實現賬面與資產記錄一致，保證資產的盤活利用。盤點應由財務部門負責組織。

（四）完善信息溝通體系

CY檢測中心根據現存的信息溝通現狀建立符合公司獨特情況的信息溝通體系，指定具體的部門業務人員和技術人員專門負責信息溝通體系的建設。同時應加大宣傳，使全體員工明確內控相關信息的收集、處理和傳遞程序。應通過完善現有的信息系統，促進信息集成與共享，同時通過信息系統，建立反舞弊機制，重在預防和規范程序，也可設立舉報專線。

（五）完善內部監督措施

1.設置內部審計部門。內部審計是強化內部控制的一項基本措施，內部審計部門工作的職責包括核查財務賬目、評價復核內部控制制度以及公司各控制活動運行的效率，最后向最高管理部門提出報告，以保證內部控制制度更加完善嚴密。

2.建立內部控制自我評價機制。由內部審計人員與資產管理人員、財務人員及相關使用部門組成一個小組，對資產管理內部控制的恰當性和有效性進行評價。管理人員在內部審計人員的協助下，根據評價的結果，通過集體討論來提出改進建議并出具報告。固定資產管理相關的人員，特別是投資、采購、庫房、使用、報廢等環節的工作人員必須到場參與討論并形成結論。自我評價報告主要對風險環節進行具體陳述，把執行的情況還原，加以分析，提出問題，提出改進方案，并且制定下一步的行動計劃。

3.建立評價和獎懲機制。通過建立評價和獎懲機制，對固定資產管理的質量進行考核，有罰有獎，建立長效監督機制，從而為更好實現各項控制活動服務。