二維碼在檔案管理中的應(yīng)用探討

吳小競

二維碼產(chǎn)生于1980年，在九十年代初期逐漸進(jìn)入應(yīng)用領(lǐng)域。目前主要用于商業(yè)領(lǐng)域和互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域。近年來，二維碼的應(yīng)用得到廣泛應(yīng)用，并開始進(jìn)入其它領(lǐng)域，其中也包括在檔案管理中的應(yīng)用。

1.二維碼的概念

二維碼，用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號信息。能夠在橫向和縱向兩個方位同時以圖形表達(dá)信息，因此能在很小的面積內(nèi)表達(dá)大量的信息，可容納多達(dá)1850個大寫字母或2710個數(shù)字或1108個字節(jié)，或500多個漢字。

二維碼有矩陣式和堆疊式兩種，目前最常見的是矩陣式。

二維碼的主要特點(diǎn)：（1）數(shù)據(jù)容量更大；（2）超越了字母數(shù)字的限制；（3）條形碼相對尺寸小；（4）具有抗損毀能力；（5）可引入加密措施：（6）成本低，易制作，持久耐用。

2.二維碼在檔案管理中的應(yīng)用

在八十年代中期，我國的檔案數(shù)字化工作開始引入了一維條碼，但限于一維條碼的表達(dá)能力有限，其應(yīng)用的范圍有限，沒有形成有效的作用。通過對二維碼特點(diǎn)的研究，我們可以發(fā)現(xiàn)其在數(shù)字檔案館的建設(shè)工作中可以發(fā)揮巨大的作用。

從互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展趨勢來看，2012年中國的移動終端用戶數(shù)為2.88億人，首次超過電腦設(shè)備接入互聯(lián)網(wǎng)的用戶數(shù)。移動終端以固定電腦所無法相比的便攜性能而具有了強(qiáng)大的生命力，針對移動終端的應(yīng)用開發(fā)利用成為互聯(lián)網(wǎng)研究中的最熱點(diǎn)。面對著移動終端將成為互聯(lián)網(wǎng)終端設(shè)備主流的時代，檔案信息化工作的研究也應(yīng)該做到與時俱進(jìn)。通過充分應(yīng)用二維碼，我們可以解決大量檔案數(shù)字化和移動終端互通互聯(lián)的技術(shù)性問題。

2.1檔案摘要

數(shù)字檔案館中的開放數(shù)據(jù)元，可采用二維碼方式，用圖形記錄大量的內(nèi)容信息，以紙質(zhì)載體實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息。傳統(tǒng)的檔案保管方式，檔案盒封面和背脊上只能記錄最簡單的一些信息，一般不能超過100字，查看摘要和目錄等信息，則需要到軟件系統(tǒng)里去調(diào)閱。使用二維碼，用移動終端掃描，可直接了當(dāng)?shù)乜焖佾@取顯示大容量的摘要和目錄。

2.2檔案管理

利用二維碼，可對檔案的架位管理進(jìn)行優(yōu)化。檔案上架之前，檔案盒所附的二維碼編制時加入架位編碼信息。可應(yīng)用于以下場合

（1）可快速確定所在位置回置檔案；

（2）二維碼信息大，突破數(shù)字字母限制，可用來實(shí)現(xiàn)多重編目；

（3）架位調(diào)整時，通過調(diào)整系統(tǒng)里的信息目錄，可方便地重新定位，實(shí)現(xiàn)架位的調(diào)整；

（4）盤點(diǎn)檔案時，二維碼可提供豐富的對照信息保證正確率。

2.3信息發(fā)布

在開發(fā)利用檔案的工作中，利用二維碼，可極大地豐富開放手段。幾百字的信息，可壓縮于方寸之間，供各種移動終端使用。在信息化快速發(fā)展的這個時代，傳統(tǒng)的文字形式印刷品出版物已經(jīng)不能滿足利用者的方便需求。而網(wǎng)絡(luò)發(fā)布和下載，某種場合下也有一定的局限性。通過使用二維碼，發(fā)布的載體又可回歸到傳統(tǒng)的印刷物，比如雜志、報紙、宣傳頁、廣告牌，擴(kuò)展的還有網(wǎng)頁、電視、彩信等方式。

2.4調(diào)閱管理

基于檔案的保密管理規(guī)定，數(shù)字檔案館系統(tǒng)所在的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該完全物理隔離，不允許對外有接口，這樣就限制了開放式服務(wù)的功能。一般的做法是把開放數(shù)據(jù)元同步到外部可訪問的服務(wù)器上，提供開放式查詢服務(wù)。在某些無法在線的場合下，我們可以考慮采用二維碼方式制作目錄，以紙質(zhì)方式印刷提供查詢調(diào)閱服務(wù)。一張A4尺寸的紙，一般可打印30-50個二維碼，每個二維碼可容納多達(dá)500個漢字，基本上可完整地放入一份檔案的開放數(shù)據(jù)元。再開發(fā)提供移動終端用的查詢工具軟件，即可實(shí)現(xiàn)離線式信息目錄發(fā)布。而且二維碼的載體管理和復(fù)制的成本極低，有利于檔案的傳遞成本控制。

2.5身份識別

將二維碼印刷在工作人員的證件上，供系統(tǒng)登錄、門禁等進(jìn)行快速識別，可實(shí)現(xiàn)離線式獲取豐富身份信息。此應(yīng)用在火車票上已經(jīng)成熟應(yīng)用。不過二維碼和IC卡有別，雖然可進(jìn)行加密，但圖形化的信息可復(fù)制，不像IC卡有不可復(fù)制的唯一性，所以在保密性高的節(jié)點(diǎn)只能使用其人員信息，需要輔之以其它的安全手段。

3.二維碼應(yīng)用于數(shù)字檔案館的實(shí)務(wù)工作探討

二維碼應(yīng)用于數(shù)字檔案館，是檔案管理工作的新方式，所以我們不但要從理論上去探討，還要在實(shí)務(wù)中去實(shí)施，在實(shí)施中不斷加以總結(jié)提高。

3.1 進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)研究

加強(qiáng)各檔案館間的技術(shù)交流，逐步建立檔案行業(yè)二維碼標(biāo)準(zhǔn)。

一是要選擇適合檔案數(shù)字化的二維碼編碼方式，二是要選擇合適的二維碼加密方式。

二維碼編碼方式眾多，檔案的主要內(nèi)容基本是文字，其容納能力要求不高。我們要選擇容量大、糾錯能力強(qiáng)、識別精確度高、速度快、設(shè)備要求低的編碼方式。

二維碼雖然需要特殊設(shè)備去識別，但目前二維碼的識別設(shè)備已經(jīng)廣為普及到大量的移動終端上，讀出其內(nèi)容并不太難。我們要吸取火車票使用二維碼初期大量泄露用戶個人隱私的教訓(xùn)，針對不同的情況采取相應(yīng)的加密方式。

3.2 對檔案數(shù)據(jù)元進(jìn)行分析，逐項定義其可公開程度和方式

編制數(shù)據(jù)元開放說明目錄。此項工作不光針對二維碼，同樣在網(wǎng)絡(luò)開放工作中也需要有相應(yīng)的指導(dǎo)性規(guī)范。可按格式逐一明確，在各項檔案開放工作作為依據(jù)。

數(shù)據(jù)元ID、數(shù)據(jù)元名稱定義來源，有保密要求加密要求的部分?jǐn)?shù)據(jù)元，需要采取加密方式進(jìn)行傳遞，加密方式和策略的選擇，在檔案開放工作中需要加以特別的重視。

3.3針對各個檔案館自身特點(diǎn)，制訂出各項二維碼應(yīng)用的編制規(guī)范、內(nèi)容和使用方式

如果不加以約定，二維碼的內(nèi)容只是一長串文字，并無太大的使用價值。所以在具體應(yīng)用二維碼的時候，需要對其內(nèi)容格式進(jìn)行約定，以供各種軟件解析使用。我們需要在應(yīng)用之前就要充分考慮使用的范圍，建立使用規(guī)范。例如，檔案盒背脊標(biāo)簽：檔號 責(zé)任人 成文日期 歸檔日期 文號標(biāo)題。這樣在軟件應(yīng)用里，才能快速準(zhǔn)確地提取相應(yīng)的內(nèi)容。

3.4在安全保密的基礎(chǔ)上，建立二維碼發(fā)布機(jī)制，確定相應(yīng)的軟件體系、硬件體系、印刷體系

二維碼的使用需要相應(yīng)的專業(yè)軟件和硬件支持。

目前大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)里都沒有加入二維碼管理，在引入二維碼的時候，需要和軟件企業(yè)加強(qiáng)交流，改進(jìn)系統(tǒng)讓二維碼成為檔案管理的有機(jī)組成部分，并配備相應(yīng)的硬件設(shè)備。

二維碼的主要用途是以印刷載體記錄數(shù)字信號，我們需要根據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)所預(yù)期的信息容納量、識別精度、識別能力等指標(biāo)，明確相應(yīng)的印刷標(biāo)準(zhǔn)。

3.5開發(fā)移動終端客戶端應(yīng)用APP，開拓全新的檔案開發(fā)利用方式

移動終端的APP，是現(xiàn)在高速發(fā)展的應(yīng)用方向，其方便性、便攜性遠(yuǎn)非傳統(tǒng)電腦設(shè)備所能比。我們可以加強(qiáng)對移動終端APP的開發(fā)應(yīng)用，通過實(shí)踐尋找新的檔案開發(fā)利用方式，不斷創(chuàng)新提高檔案管理水平。

3.5.1 檔案管理

開發(fā)移動終端上的管理功能，可對檔案架位、卷宗、調(diào)閱、盤點(diǎn)等工作進(jìn)行精細(xì)化、可跟蹤管理，并大大提高效率。

3.5.2開放利用

開發(fā)應(yīng)用客戶端，為服務(wù)對象和公眾提供便利的檔案調(diào)閱方式。這方面的研究開發(fā)工作，需要有前文所提的開放標(biāo)準(zhǔn)和保密管理等已經(jīng)有比較明確的法律法規(guī)作為支撐。

3.5.3檔案推廣利用

利用移動終端+二維碼方式，大力向社會公眾宣傳檔案工作的重要性，普及檔案知識，讓檔案工作主動地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

總之，二維碼在數(shù)字檔案館的應(yīng)用雖然還處于起步階段，但其特點(diǎn)決定了它是一個全新的傳統(tǒng)傳遞載體和數(shù)字傳遞載體的結(jié)合方式，如果能進(jìn)行深入的研究和應(yīng)用，必將成為數(shù)字檔案館建設(shè)工作的有效工具。

（作者單位：安徽省科學(xué)技術(shù)檔案館）endprint