“云技術(shù)”在檔案管理中的應(yīng)用

邢陽

云技術(shù)是一種通過網(wǎng)絡(luò)以便捷的方式獲取計算資源（網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲、應(yīng)用和服務(wù)）的模式，這些資源來自一個共享的、可配置的資源池，能夠快速提供和釋放，并只需要很少的管理工作或很少的與服務(wù)供應(yīng)商的交互。云技術(shù)具有四大特點（1）資源共享；（2）平滑擴展；（3）大規(guī)模，跨地域；（4）動態(tài)分配。

一、云檔案管理的模型

云技術(shù)數(shù)字檔案系統(tǒng)主要是由云技術(shù)數(shù)字檔案管理應(yīng)用程序數(shù)字管理節(jié)點、計算機專用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻、公用和私有的硬件設(shè)施等構(gòu)成。云技術(shù)的數(shù)字檔案館的檔案信息是分布式的，以數(shù)據(jù)流的形式分布存儲在各個數(shù)字檔案節(jié)點上的。在基于云的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)里面，核心的還是數(shù)字檔案信息的組織形式。

這是檔案云的一個基本架構(gòu)，主要是和前面說的云技術(shù)的基礎(chǔ)架構(gòu)差不多，主要分基礎(chǔ)設(shè)施軟件、服務(wù)平臺和客戶端，另外有評估標準和咨詢進行系統(tǒng)支撐。通過虛擬化技術(shù)實現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)服務(wù)的統(tǒng)一管理可以實現(xiàn)動態(tài)的可伸縮的架構(gòu)，滿足應(yīng)用和用戶規(guī)模的需要。

二、云技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢

（一）實現(xiàn)檔案信息資源共享

通過云技術(shù)模式，檔案部門可以避免因檔案管理系統(tǒng)軟件的多頭開發(fā)所造成的“信息資源孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)，可以在檔案部門之間共同構(gòu)筑檔案信息共享池，可隨時獲得相互之間的資料，也使用戶的信息需求獲得極大的滿足。

（二）節(jié)省投資

眾多的檔案部門可以分享由云技術(shù)平臺提供的基礎(chǔ)設(shè)施，以極低的成本投入獲得極高的運算能力，克服服務(wù)器訪問限制的瓶頸，不再需要為了滿足用戶需求花費大量的資金購買更高級別的服務(wù)器等相關(guān)的硬件，檔案部門的運行成本在大大降低的同時，效率得到大幅度的提高。

（三）提高可靠性

在云技術(shù)模式中，“云”中有眾多服務(wù)器，因此即使“云”中的某臺服務(wù)器出現(xiàn)故障，其他服務(wù)器也可以在極短的時間內(nèi)快速將這臺服務(wù)器中的數(shù)據(jù)完全拷貝到其他服務(wù)器上，并啟動新的服務(wù)器來提供服務(wù)，從而使檔案管理工作真正實現(xiàn)無間斷安全服務(wù)。

（四）解決目前檔案部門信息化人才短缺的問題

隨著檔案信息化的深入，檔案部門對信息化人才的需求越來越迫切，但計算機人才的缺乏，嚴重影響檔案信息化的推進。而在“云”的另一端有專業(yè)的管理人員維護系統(tǒng)軟硬件，云技術(shù)對用戶端的設(shè)備要求最低，使用起來也最方便，對檔案工作人員的計算機水平要求不高，工作強度也大大降低。

三、“云技術(shù)”在檔案管理中的應(yīng)用問題

（一）檔案數(shù)據(jù)安全保密問題

數(shù)據(jù)安全對企事業(yè)單位至關(guān)重要，一旦丟失，后果將會非常嚴重。當前許多檔案都是有保密期限的，而目前對公開的人群也是有選擇性的。哪些檔案資源可以放到“云”中是檔案管理應(yīng)當考慮的問題。

（二）管理問題

云技術(shù)的應(yīng)用是一項戰(zhàn)略選擇，一旦選擇了云技術(shù)，必然會導致整個管理體制和管理方式的變化，同時會使整個部門的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化。面臨云技術(shù)浪潮的沖擊，檔案部門該一味堅守原有的電子文件的管理模式，還是進行大刀闊斧的改革，或?qū)⑵渑c原有模式進行融合，值得我們進一步思考。 （三）數(shù)據(jù)兼容問題

目前，用于實現(xiàn)云技術(shù)工作的各種計算機系統(tǒng)和應(yīng)用程序的技術(shù)標準還沒有完全確定。不同檔案部門的情況會有所不同，服務(wù)器的配置以及所使用的服務(wù)器操作系統(tǒng)等方面也有差異。因此云技術(shù)能否解決不同數(shù)據(jù)的兼容性問題，可能會成為檔案部門未來是否采用云技術(shù)的一個關(guān)鍵因素。 （四）工作人員自身發(fā)展問題

云技術(shù)環(huán)境下，檔案部門對信息技術(shù)的了解與關(guān)注將會逐漸減少，檔案部門學習新技術(shù)新知識的機會喪失。把電子文件信息資源交給云服務(wù)商進行管理，對檔案工作人員確實是一次“減壓行動”，不過檔案工作人員有可能會形成“墮化”的心理，認為把電子文件信息資源交給服務(wù)商管理，自己便可以“萬事大吉”了。長此以往，有可能會削弱檔案部門工作人員的學習力及創(chuàng)新力。

四、“云技術(shù)”在檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）云戰(zhàn)略規(guī)劃與準備

根據(jù)自身目前的IT需求，做出云技術(shù)的戰(zhàn)略規(guī)劃與準備，包括：（1）公司采用云技術(shù)所期望達到的功能目標；（2）企業(yè)選擇的供應(yīng)商所能提供的平臺和服務(wù)（具體需要分析供應(yīng)商提供的與技術(shù)平臺的特點，與其他供應(yīng)商相比所具有的優(yōu)勢，當前所提供的服務(wù)范圍，未來的發(fā)展及創(chuàng)新，對其服務(wù)平臺的開發(fā)能力）；（3）調(diào)查本企業(yè)當前的IT應(yīng)用，分析其中能夠使用云技術(shù)的應(yīng)用，對其進行規(guī)劃；（4）對應(yīng)用中的數(shù)據(jù)進行分析規(guī)劃（數(shù)據(jù)對于企業(yè)來說是非常重要的資源，分析的過程中一定要劃分清楚保密級別的數(shù)據(jù)與非保密數(shù)據(jù)。對于非保密級別的數(shù)據(jù)，可以在剛開始試驗實施云戰(zhàn)略的時候遷移到云中去，一定不要忘記進行本地備份在遷移之前）；（5）在云戰(zhàn)略規(guī)劃與準備階段還必須注意的是企業(yè)的安全管理。安全管理包含了防火墻、入侵檢測/預防系統(tǒng)、記錄管理、應(yīng)用程序保護、數(shù)據(jù)損失保護、身份和訪問控制、加密與安全漏洞掃描等。

（二）云技術(shù)的安防

云技術(shù)的安全防護工作要做好，對于企業(yè)來說要從以下方面著手：首先對企業(yè)原有的安防管理設(shè)備進行分析，這個過程是以云技術(shù)的框架為依據(jù)的，要弄清楚原有應(yīng)用中的問題、瓶頸以及風險等等。然后企業(yè)要對自己的安防設(shè)備（包括系統(tǒng)設(shè)備適應(yīng)性等）進行綜合性評估和分級。其次，企業(yè)要對不同的云模型和云服務(wù)進行研究分析，不同類型的云模型在安全控制與責任上大不相同，理清自己所需要的是必須的。這對于企業(yè)明確自己在安防領(lǐng)域的應(yīng)用方向，確定自身是走整合還是在線服務(wù)的道路是必然的途徑。總體來說，當前大企業(yè)發(fā)展公有云是重點，私有云則是中小企業(yè)應(yīng)當側(cè)重的方面。最后，安防體系在當前大多數(shù)企業(yè)中已經(jīng)建立的相對完善，因此在云技術(shù)的應(yīng)用中，不可忽視對這些已有設(shè)備的兼顧與整合，并且適當?shù)慕Y(jié)合安防的實際規(guī)劃進行云技術(shù)發(fā)展，只有這樣才能保證企業(yè)發(fā)展的長久性，節(jié)約成本也更容易實現(xiàn)。

（三）研究適用于云技術(shù)的檔案館調(diào)整方案

檔案管理工作應(yīng)用云技術(shù)是一項戰(zhàn)略選擇，檔案管理工作一旦選擇了云技術(shù)，必然會導致IT管理體制的變化，需要對原有信息系統(tǒng)進行較大的調(diào)整，甚至會使整個單位的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化。因此，需要檔案管理工作者研究云技術(shù)這一IT基礎(chǔ)設(shè)施變化所導致的一系列變化，比如：檔案管理流程的變化、IT部門人員數(shù)量與結(jié)構(gòu)的變化，尤其要注意檔案資源數(shù)據(jù)的安全問題等。

云計算給檔案管理工作帶來的變化是顯而易見的，我們需要更多地了解云計算，了解檔案管理工作需要，使二者更好地融合在一起，更好的發(fā)揮檔案管理工作的作用。

（作者單位：唐山市科學技術(shù)情報研究所）endprint