基于精細化管理模式下的高校檔案管理探究

張學

精細化管理的文化理念源于發達國家的企業管理理念，其本質內涵是戰略和目標分解細化并落實，將管理責任具體化、明細化，它要求相應管理工作切實做到制度化、格式化、程式化同時強調執行力。“細節決定成敗”，注重高校檔案管理的“精”、“細”兩點，促進形成管理層次，即：檔案管理規范化、檔案管理精細化、檔案管理個性化。以精細化管理模式為基礎，完善高校檔案管理工作，筆者認為應從以下幾方面入手。

1.建立檔案館

“檔案館”是指具有一定專業人員和固定設施配備的獨立機構，將高校檔案管理專業化，使之成為并行于學校管理而又單獨存在的管理機構。檔案館的建立過程中要注重兩個方面的要求：一方面，人員配備要專業。檔案管理工作人員，既要精通專業知識，又要有管理經驗，可通過人才招聘的形式，競爭上崗。另一方面，硬件要齊全。合理建設檔案館硬件配置，如成立“檔案管理工作室”、購進相關機械設備等。在保證一定物質需求的前提下，建立完善的檔案管理體制，以促進檔案管理工作的開展。

2.強化精細化管理意識

強化相關工作人員的精細化管理意識，統一思想，明確檔案館精細化管理的實質和目標。深化各級領導和執行人員的精細化管理思想，在全員接受認同的情況下，統一思想認識和觀念，使檔案館切實做到管理精準細化、服務精耕細作、技術精益求精，從而更為細致的服務于各項教學工作，促進校園發展。

3.完善管理機制，規范操作行為，細化管理制度

高校檔案精細化管理使檔案管理規范化、精細化、個性化。完善管理機制，規范操作行為，細化管理制度，就要求制定具體的系統業務處理流程，明確各崗位職責，劃分責任，實現崗位、程序間的統一和互動，建設標準、規范的高校檔案管理系統。

而一個系統的正常運轉，必須有相應的管理制度作為保障。高校檔案管理制度主要由五部分構成：一是相關法律法規。由國家相關部門頒發、制定針對高校檔案管理的工作目標、工作途徑以及工作方法等，包括管理機構和業務部門的設置原則、職責劃分、隸屬關系、權力范圍和材料編制等。二是崗位制度。此項制度應包括對館長、副館長和館員的崗位要求、職責認定、權力范疇等多項內容的說明，以此為標準，確保高校檔案管理工作的正常開展。三是行政管理制度。行政管理事務主要包括獎懲措施、考評標準、晉升條件、設備使用準則、經費申請程序等，并依據人、物、財、環境等進行細致劃分，制定相應的管理制度，切實做到有據可查，規范操作行為。四是業務流程制度。它是指針對具體的業務操作流程制定的行為標準，涵蓋了日常教學情況、教研成果、校園規劃、測試結果、人文歷史、資金投入等相關文獻的收錄、編輯、整理工作。由于高校檔案的多樣性和可連續性，需要工作人員投入更多的精力和時間開展該項工作，因此業務流程制度在管理制度當中占有較重的分量。五是利用服務制度。檔案館建設的最終目的是服務于實際，制定服務制度，應從兩個方面著手：一方面，明確查閱者的權力和義務，解除檔案館神秘不可侵犯的錯誤思想，公示檔案館職責，以發揮其應有的作用。另一方面，制定工作人員服務標準，以服務至上為根本，統一派發工作制服，提高人員素質，使高校檔案管理專業化，以求更好的解決實際問題。

4.加強信息化建設，科技引領管理潮流

相對傳統的檔案管理方式而言，信息化檔案管理具有傳輸速度快、存儲空間大、可保留時間長、易管理、易查詢等特點，因此，信息化成為完善現代高校檔案管理的必要途徑，以先進科技為輔助手段，精益化檔案管理方式，實現檔案管理網絡化，具體應從以下幾點入手。

（1）增強相關人員信息化建設緊迫感，促進形成信息化建設責任意識

隨著高校檔案種類和數量的不斷增長，傳統的手工記載方式已不能滿足現代高校對檔案分類、編排、檢索、更新等各方面的要求，出現了管理過程繁瑣、查找速度慢、準確性差等眾多問題。因此實現高校檔案管理信息化顯現的尤為迫切，各級管理者應引起充分的重視。同時，應培養檔案管理人員的責任意識，鼓勵他們積極參與各項信息化建設研討工作，聽取各方面意見，制定相應的建設計劃，以促進高校檔案管理的進步，從而全方位推動校園建設和教育事業的發展。

（2）加大高校檔案信息化管理的建設投入

依據學校資源狀況，將高校檔案信息化管理建設納入學校基建項目，合理分配建設投入比率，制定精細化的建設計劃。信息化管理的建設投入應包括“軟件”建設投入和“硬件”建設投入兩個方面。其中，“軟件”建設投入是指相關管理人員的培訓和技術交流。在此過程中，校方應定期或不定期的組織管理人員參加專業培訓、同行技術交流會等，并要求相關人員做好會后總結工作，以確保管理者及時更新高校檔案管理理念，改進管理機制，提高工作效率及成果。“硬件”建設投入是指校方以相關管理規定和資金預算狀況為依據，所開展的物質建設工作，如機械設備采購、管理軟件更新、工作室面積擴大等。只有“軟件”、“硬件”兩手抓，合理協調兩方面投入配比，堅持兩者并重原則，才能使得高校檔案信息化管理建設投入利益最大化，實現完善高校檔案管理工作的目標。

（3）開設高校檔案網絡平臺

開設高校檔案網絡平臺可以精簡管理工作者工作量、提高工作效率、降低管理成本，真正實現精細化管理。高校檔案網絡平臺的構建可以以校園網站為基礎，劃分為獨立版塊，將檔案內容制作成電子文檔并進行分類、編輯、排版、整理后予以公示。其中，平臺內容可以關鍵詞或關鍵字鍵入的形式進行搜索。在此過程中，還應注意兩個“更新”：一是內容更新。因高校檔案的可連續性，管理者應對檔案內容做到及時更新，以確保各項校園工作的正常開展。二是防御軟件更新。針對部分檔案存在一定的保密性，可利用殺毒軟件、電子身份認證、數據加密等安全技術，并做好防御軟件更新工作，以確保檔案信息的安全。

（作者單位：河北外國語職業學院）endprint