淺談電子文件管理中存在的問題及解決辦法

孫健

摘 要：電子文件的大量出現對傳統的檔案管理帶來了巨大的挑戰。如何借助信息網絡，既將各個部門形成的電子文件納入統一集中管理，同時又能滿足利用者的需要。文章就電子文件管理中存在的問題提出了解決辦法和對策。

關鍵詞：電子文件管理；問題；對策

計算機技術的發展和廣泛應用，使得各個單位的辦公自動化水平越來越高。業務活動中交流和溝通的手段，逐漸由傳統的紙質形式向以計算機為中介，以文字、圖像、聲音為表現形式的電子媒體轉變。檔案管理工作也由此發生了深刻變革，越來越多的公務活動將依賴于電子媒體而進行。由公務活動的電子化而產生的大量電子檔案，需要保存的數量越來越多，檔案管理的難度也越來越大。在電子檔案與紙質檔案并存的今天，如何借助信息網絡，既將各個部門形成的電子文件納入統一集中管理，又能滿足利用者的需要？作者將就電子檔案管理中存在的問題及解決辦法談幾點認識。

1 電子文件的作用

電子文件作為新生事物，它具有傳統文件形式無法比擬的優勢。電子文件由于記錄密度大、存儲空間小、易增刪修改等特點，給管理和提供利用帶來了極大的方便，電子文件的可共享性，使我們可以充分利用計算機網絡系統，在方便快捷的同時為多個利用者提供便利服務。利用計算機技術和相應的設備，將各種傳統介質的檔案信息，通過計算機技術轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字信息，組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，然后通過網絡和信息系統提供快捷方便的檔案信息服務，從而提高檔案的利用效率和管理效率。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。曲靖市第三人民醫院于2005年1月開始使用醫院建成的計算機網絡平臺和計算機專用軟件發布和接受電子文件，實現了院內辦公無紙化，加快了公文流轉速度，提高了辦事效率，節約了時間和辦公經費，提升了醫院管理的自動化、現代化水平和整體形象。實現辦公自動化以后，所形成的電子文件在計算機信息中心的服務器上進行存儲。電子文件的存檔實行雙軌制，既存儲電子文件，又存儲紙質文件，由計算機信息中心負責電子文件的整理、立卷和歸檔工作。實現辦公自動化以后，使檔案人員騰出了時間和精力，能夠更好地從事檔案信息資源的開發，較好地發揮檔案部門作為文件管理中心和檔案信息利用中心的作用。

2 存在的問題

電子檔案的管理在我國，特別是在我院還屬于起步階段，缺乏統一的、規范的、標準的管理制度要求，因此不可避免地存在著一些問題。主要表現在：

2.1 電子檔案的歸檔和保存存在不規范性。電子檔案使檔案工作由傳統的手工操作逐步向現代化管理轉變。傳統的紙質文件管理已被檔案管理人員所普遍接受，而電子檔案的管理作為一個新生事物，它與之前的紙質檔案及其管理有著很大的不同。電子文件的歸檔內容較廣泛，既有文字，又有數據、表格和音像等。由于沒有統一的規范標準，從而使電子文件的整理歸檔產生了較大的難度和許多技術問題。

2.2 電子文件是以磁性介質為載體的，與傳統載體的紙張相比較，存在性能不穩定、保存時間短的實際問題。

2.3 雖然電子檔案的出現，提高了工作效率，但由于大多數檔案管理人員的綜合素質較差，缺乏必要的計算機知識，不能熟練操作計算機，給電子文件的歸檔和管理帶來了許多不便。這就需要檔案管理人員加強學習，提高自己的綜合素質，從而能夠熟練掌握和操作計算機。

3 電子檔案的管理對策

第一，研發和制定統一的、規范的、標準的電子檔案管理軟件和電子檔案管理制度，這是當務之急。有了規章制度，才能使工作有章可循，使電子檔案的管理更趨標準和規范。

第二，改善保管和保護條件。由于電子文件的介質比較不穩定，對保管條件要求較高，所以改善保管條件顯得尤為重要。為了防止因計算機的更新換代導致無法讀取電子文件，必須把電子文件統一存儲為通用格式，使電子文件更具獨立性，即使在新的軟硬件環境下同樣可以繼續使用。保存一段時間后，根據電子文件的內容和數量的實際，最好將數據轉存刻錄在光盤上保存。光盤每4年轉儲一次。必須注重防火、防水、防靜電，確保存放安全，保持電源穩定，合理控制溫濕度，保持庫房清潔。對磁（光）盤的保存，環境空氣相對濕度應控制在40-50%，溫度應控制在攝氏14-24攝氏度。

第三，鑒于目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件本身也存在著技術手段難以克服的缺陷，所以單獨使用并不安全。最好是電子文件和紙質文件同步歸檔，這樣既可以解決歸檔文件的憑證和依據作用，又便于提供利用。

第四，掌握現代化管理技能，提高綜合素質。應更新觀念，加強學習。由于計算機的廣泛普及和應用，辦公自動化已成為一種趨勢和必然。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。作為檔案管理人員，不僅要有必備的檔案管理知識，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握。要緊跟時代潮流，解放思想，更新觀念，檔案管理工作者要接受全新的信息資源管理理念，開展檔案的現代化管理，加強學習，努力提高自己的綜合素質。結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才，做到能夠熟練運用計算機對電子文件進行編輯、整理、歸檔和編研，從而為實際工作提供利用，使檔案館（室）由檔案保管中心向檔案信息利用服務中心轉變。

參考文獻

[1]張大偉.關于制定歸檔電子文件管理辦法[J].中國檔案，1999.

[2]曾小魯.辦公自動化條件下的電子文件的歸檔管理[J].現代醫院管理，2004.