鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目竣工資料的編制與移交探討

趙 曉

(中鐵十九局集團(tuán) 第二工程有限公司，遼寧 遼陽(yáng)111000)

0 引言

項(xiàng)目檔案資料是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是工程建設(shè)、管理、運(yùn)行、維護(hù)、改(擴(kuò))建等工作的直接依據(jù)和參考材料，也是落實(shí)工程質(zhì)量終身責(zé)任制的重要憑證。項(xiàng)目竣工資料作為工程檔案的重要組成部分，其重要的地位同樣不容忽視。真實(shí)、詳細(xì)的竣工資料是工程的直接反映，為審計(jì)、紀(jì)檢和司法機(jī)關(guān)提供可靠依靠，促進(jìn)了社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展，為國(guó)家和社會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1 鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目竣工資料的編制

竣工資料的編制工作應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織，施工單位負(fù)責(zé)編制，接管單位檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)協(xié)助，各部門之間在竣工資料的收集、整理、歸檔、移交的四個(gè)環(huán)節(jié)中必須相互協(xié)調(diào)，保持一致才能使得此項(xiàng)工作順利完成。

1.1 竣工資料編制內(nèi)容

竣工資料的整理就是在對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料、圖表、聲像等資料在完整收集整理的基礎(chǔ)上，通過(guò)科學(xué)的篩選、系統(tǒng)的整理、編目將其內(nèi)容和成份確切揭示出來(lái)的一項(xiàng)工作。竣工資料整理的關(guān)鍵在于程序優(yōu)化，遵循項(xiàng)目技術(shù)文件材料的形成規(guī)律。

（1）技術(shù)文件資料：文件資料、施工圖紙按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工四個(gè)階段分類劃分，對(duì)設(shè)計(jì)、施工、竣工階段的技術(shù)文字材料、圖表等先按單項(xiàng)工程分開，應(yīng)按照技術(shù)文件材料的自然形成規(guī)律，進(jìn)行有次序有聯(lián)系的排列。

（2）竣工圖紙：是重要的技術(shù)竣工資料，竣工圖必須與實(shí)際情況相符。編制竣工圖必須在施工過(guò)程中及時(shí)做好隱蔽工程的檢驗(yàn)記錄，整理好設(shè)計(jì)變更文件，以確保竣工圖的質(zhì)量。

（3）工程照片：應(yīng)以本項(xiàng)目的建設(shè)活動(dòng)為主，選用具有查考價(jià)值的照片歸檔，尤其是具有首次歷史意義的照片資料。文字說(shuō)明一般要簡(jiǎn)短明了，不超過(guò)200個(gè)字，內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、職務(wù)、攝影等六要素。

（4）收集整理工作完成后，根據(jù)文件材料、圖表、圖紙的多少組成若干個(gè)保管單位，每個(gè)保管單位不宜太厚，一般不超過(guò)20mm，但在特殊情況下，為保持資料的完整性，有的可以稍微超出一點(diǎn)。編目工程內(nèi)容分為編制頁(yè)號(hào)，卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表、竣工資料號(hào)、案卷封面等。

1.2 竣工資料編制要求

（1）建設(shè)單位在開工前根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模對(duì)項(xiàng)目施工過(guò)程中產(chǎn)生的文字材料規(guī)定詳細(xì)的歸檔范圍和內(nèi)容，開工后在第一時(shí)間按照接管單位竣工資料部門的要求，成立專門的機(jī)構(gòu)，指定專人負(fù)責(zé)，監(jiān)督、指導(dǎo)、組織各參建單位做好文件材料的形成與積累工作。

（2）各施工單位要規(guī)定將這項(xiàng)工作納入到施工技術(shù)管理工作中，并在各級(jí)技術(shù)管理部門都應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，同時(shí)各單項(xiàng)工程的技術(shù)負(fù)責(zé)人要將形成的各種檢查證、試驗(yàn)報(bào)告、原材料出廠合格證等原始紀(jì)錄按照工程項(xiàng)目的內(nèi)容分門別類放置，以防文件材料的散失與損壞并隨時(shí)接受各級(jí)相關(guān)部門的指導(dǎo)與檢查。

（3）建設(shè)項(xiàng)目在辦理竣工驗(yàn)收前施工單位就應(yīng)編制好已完工程的全部竣工資料，并須保證達(dá)到相關(guān)部門的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)并有足夠的份數(shù)，經(jīng)初驗(yàn)工作組審查確認(rèn)其達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求后送接管單位并按照相關(guān)規(guī)定送各級(jí)竣工資料部門歸檔。

2 鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目竣工資料的移交

2.1 竣工資料移交程序

（1）工程竣工資料編制完畢，由監(jiān)理單位確認(rèn)完整、準(zhǔn)確后，向建設(shè)單位提出初驗(yàn)申請(qǐng)，并按要求填寫竣工資料初驗(yàn)申請(qǐng)表。

（2）在辦理工程驗(yàn)收之前30天，由建設(shè)單位協(xié)調(diào)組織，質(zhì)量監(jiān)督部門、監(jiān)理單位、竣工資料接管部門組成驗(yàn)收小組。確認(rèn)竣工資料齊全、完整、準(zhǔn)確后，統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一移交。

（3）各分包單位須將文件資料按歸檔要求進(jìn)行整理，并在法律簽署完備后交總包單位匯總，統(tǒng)一組卷，由總包單位進(jìn)行統(tǒng)一排序并編排流水號(hào)。

（4）向鐵路部門移交竣工資料，應(yīng)全部為底圖，符合標(biāo)準(zhǔn)后裝入底圖簡(jiǎn)，移交目錄、卷內(nèi)目錄放置底圖簡(jiǎn)外。

（5）向城建部門移交的竣工文件應(yīng)按照工程所屬城建的標(biāo)準(zhǔn)及歸檔要求進(jìn)行編制，由建設(shè)單位組織移交。

（6）因特殊原因?qū)е虏荒馨匆?guī)定時(shí)間移交的工程，施工單位應(yīng)以表格的形式上報(bào)建設(shè)單位、竣工資料接收單位，同時(shí)注明未完工程名稱、位置、未完工量、預(yù)計(jì)完成時(shí)間。

（7）施工單位的竣工資料應(yīng)在整體工程驗(yàn)收前60天，向各級(jí)竣工資料管理部門進(jìn)行移交后，將接收回執(zhí)返回建設(shè)單位。

（8）竣工資料移交程序?yàn)椋罕O(jiān)理單位對(duì)所轄施工單位的竣工資料進(jìn)行檢驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤(簽章)→維修使用、接管單位移交(簽章)→各相關(guān)單位竣工資料移交(簽章)→鐵路部門竣工資料移交(簽章)→城建竣工資料移交(簽章)→竣工資料移交證明書(原件)→工程竣工報(bào)告(原件)、移交目錄，一式3份向建設(shè)單位移交。

2.2 竣工資料移交要求

（1）移交工作列入招投標(biāo)文件。建設(shè)工程招標(biāo)時(shí)即將施工竣工資料的移交列入招標(biāo)文件，作為招標(biāo)的一個(gè)條件，在投標(biāo)文件中明確歸檔方案，收集整理移交的措施。中標(biāo)的施工單位須把竣工資料移交的押金交財(cái)務(wù)處，竣工資料完整歸檔后方可退還押金，從而取得竣工資料管理的主動(dòng)權(quán)。

（2）移交工作的質(zhì)量監(jiān)督體系建立。建設(shè)工程項(xiàng)目竣工資料工作是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分，也是監(jiān)理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，監(jiān)理單位要對(duì)竣工資料原始材料的形成、積累、整理進(jìn)行檢查和監(jiān)控，確保原始材料的真實(shí)可靠。在施工過(guò)程中，建立建設(shè)工程竣工資料的質(zhì)量評(píng)估體系，并將竣工資料材料列入質(zhì)量評(píng)估中，在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，竣工資料材料的完整情況也作為驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。

（3）分段移交模式的運(yùn)用。建設(shè)工程的竣工資料可以分段移交，尤其是周期很長(zhǎng)的大型工程，更應(yīng)分期移交，否則時(shí)間過(guò)長(zhǎng)竣工資料整理歸檔很困難。基建部門可按照工程的分段情況移交竣工資料，有的項(xiàng)目即使某方面的驗(yàn)收未通過(guò)，也可以先歸檔。建設(shè)部門如需要使用已歸檔的資料，可以利用竣工資料的形式再拿回來(lái)使用，這樣既解決了大型工程竣工資料保存困難的問(wèn)題，也保證了工程中對(duì)原始資料的查閱利用。

3 結(jié)語(yǔ)

鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工資料是科技竣工資料的重要組成部分，竣工資料的編制和移交不單純是簡(jiǎn)單的資料竣工資料的管理，它需要資料管理員有相關(guān)的的業(yè)務(wù)知識(shí)能力。資料的完整與移交既能保證技術(shù)資料的完整，同時(shí)也對(duì)工程的施工質(zhì)量起到了反監(jiān)控作用。只有認(rèn)識(shí)到竣工資料的編制和移交工作的重要性，才能針對(duì)施工工序編制切實(shí)可行的控制和管理方案，從而對(duì)工程質(zhì)量起到了積極的保證作用。

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