淺析高校辦公室文秘的工作

張純娜

(大連科技學院，遼寧大連116052)

一、高校文秘工作的主要職責與任務

高校辦公室是學校的一個綜合性部門,參謀、協調、服務是這一部門的主要職能,圍繞學校的中心工作和常規管理工作做好自己的本職工作是這一部門的主要責任。在這個機構里工作的文秘人員主要負責公文處理、信息收集、稿件草擬、調查研究、協調關系等職責。

近年來,隨著我國高等教育改革的逐步深入,高校內外管理事務日益增多,高校辦公室工作發生了較大的轉變:從單純的任務執行轉變為一個主要發揮參謀助手職能的智囊型機構,從注重內部建設轉變為一個協調學校各部門各方面發展的綜合型機構,從側重行政化管理轉變為一個滿足師生和教學需求的服務型機構,從偏重經驗式辦公轉變為一個程序化運行的專業型機構,辦公室工作表現出越來越強的政策性、綜合性、服務性和專業性,這對辦公室人員尤其是文秘人員提出了新的更高的要求。

二、高校院系行政文秘的工作現狀

高校院系行政文秘是一個平凡的工作崗位，涉及教育學、管理學、語言學、社會學等多種學科。由此，院系行政文秘的工作現狀為事務繁雜，專業知識綜合性強，職業規劃不清晰，執行力不強。

1.工作繁雜，專業知識綜合性強

知識經濟時代，高校人才濟濟，只有具備全面、良好、合理的知識結構，才能勝任門類眾多、事務繁瑣的行政文秘工作。行政文秘隊伍中，包括文秘、計算機、數學、等各類專業畢業的人員。非科班出身的行政文秘缺乏普通語言學、檔案管理學、行政管理、心理學、教育管理學、公共關系學等綜合性理論知識。行政文秘必須熟悉學院規章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理論和實務知識；拓展與工作緊密聯系的學科知識。理論聯系實際，從實踐中不斷積累經驗，逐步做好院系管理、協調等工作。

2.職業規劃不清晰，執行力不強

細致繁忙的行政工作，縮短了行政文秘參加教學和科研活動的時間。高校行政文秘對自己的職業前景充滿困惑，職業倦怠等消極情緒悠然而生。高校必須制定嚴格的信息素質培訓制度，針對全校行政文秘，策劃高水平的、系統的學習培訓項目，開放更廣闊的學術交流平臺，堅定院系行政文秘的信心，為高校教育和諧發展提供精神動力。

三、高校文秘人員要有專業化的職業技能和心理素養

當前，社會在飛速發展，各項辦公技術也緊隨社會發展的腳步，想要與現代辦公文秘工作實現有效接軌，高校辦公室文秘人員需要積累自身專業的職業技能，要將傳統的“筆桿子”式辦公手段改為全能手，以求跟隨信息化發展的更新更快的要求，實現真正意義的高效率、高精度的文秘工作。

高校辦公文秘人員還要在實際的工作當中不斷地積累和學習，在網絡上搜集信息、學會電腦軟硬件的日常維護以及現代辦公自動化所要求的綜合知識，這樣也會成功有效的解決工作拖延，提高工作效率，更有效的避免了機密文件、文字信息的泄露。而地處大連等沿海城市地區的我們，具有較大優勢，科技發展與文化傳播速度均較內陸地區快的多，在日常的學習生活當中，也無形的在提高著我們自身的競爭力。

同時高校辦公室文秘工作繁雜，與社會各階層及校內多部門工作往來頻繁，期中需要處理非常復雜、廣泛的人際關系，如何能夠以平和的心態、積極的態度去面對，成為專業發展路上的重要挑戰，因此，文秘人員需要正視，始終要保持著樂觀、熱情的工作和生活態度，去面對工作和生活中所遇見的委屈，不公平等，要承受的起嘉獎，也要經受的住考驗，確保本質工作得以順利完成。

四、不斷提高禮儀修養

當下環境來說，各高校與社會的往來愈加密切，高校辦公室秘書，身為領導的左膀右臂，必須肩負起幫助領導管理、決策等的工作，不可避免地在社會中的公務行為中大量的接觸形色的人，處理多重復雜的關系，甚至要安排和組織各種活動，因此作為領導的輔助者，必須要有幫助領導處理各種紛繁事宜的能力，禮儀、修養則貫穿在整個秘書工作的全過程當中，具有相當重要的意義。

高校辦公室文秘的姿勢、儀容儀表、談吐會直接影響到高校人員和社會人員對其所處學校的態度和印象，甚至會成為關鍵性、決定性的。秘書人員的高素質、精專業務體現在飽滿的精神狀態、真誠熱情的待人、積極健康的態度、得體大方的舉止等。秘書工作的崗位要求，要與多種類型的對象打交道，如果素質禮儀修養不達標，則會直接影響到訪客對學校的印象。使其具備有專業的知識和足夠的能力，高校辦公室文秘要加強服飾禮儀、辦公室禮儀、飲食禮儀、社交禮儀等的學習。同時在工作當中要分清主次、把握分寸，能夠將平日積累的民族、宗教、各地域等的相關知識，運用到實際工作中。

結束語

高校辦公室文秘人員的職業發展不是一蹴而就的，面臨當前社會的快速發展以及高等教育改革的內在要求，高校辦公室文秘人員的專業化素養需要不斷提升，同時也需要從實踐中探索出一條適合本地區以及本學校的發展路線。這也需要廣大高校文秘工作人員深入思考，共同努力。

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