細節管理理念在居民健康檔案管理中的應用

原二慧

細節管理理念在居民健康檔案管理中的應用

原二慧

目的 探討居民健康檔案管理的有效辦法。方法 在一年的檔案管理過程中引入細節管理理念, 分析建檔率、合格率、利用率等方面的變化。結果 2011年與2012年實施細節管理前后在以上率方面差異有統計學意義(P＜0.01)。結論 在居民健康檔案管理過程中納入細節管理理念是居民健康檔案管理的有效辦法。

健康檔案；細節管理

要實施連續、綜合、高質量的社區衛生服務, 就必須充分了解患者基本情況, 多角度把握患者的主要健康問題, 只有通過建立完整的社區居民健康檔案才能做到這一點［1］。然而在實際工作中居民健康檔案的建檔與管理工作存在著建檔率、利用率不高的問題, 為此2012年本社區服務站在居民健康檔案管理過程中融入細節管理理念, 不斷改進存在問題,取得了良好的效果。

1 方法與措施

1.1資料來源 2011～2012年本站按照衛生行政部門要求對轄區內現有居民2137人建立健康檔案, 健康體檢工作由社區衛生院、衛生所承擔, 2011年建檔900份, 2012年遷入居民716人, 2012年建檔1953份, 兩年期間共建立健康檔案2853份, 減去死亡、調出社區96份, 完整保存2757份。2011年為細節管理前, 2012年始在管理過程中納入細節管理理念。

1.2評估存在問題

1.2.1建檔過程中 社區服務站委托轄區內衛生所、衛生院進行健康檔案的建立, 這些醫療機構存在人員少, 工作量大, 人員業務素質不過硬等因素, 加之健康體檢收益有限,所以從醫療機構來說建檔積極性不高;居民自身對健康檔案積極性也不高, 尤其個人信息部分存在戒備心理, 擔心信息外泄引起不必要的麻煩。為數不少的居民采取消極對待或避重就輕, 隱瞞病史的做法使健康檔案信息收集不全。

1.2.2體檢過程中的問題 所委托的衛生院、衛生所等醫療機構超聲、心電、檢驗等人員有一部分是從護理專業轉行而來, 多年來院內業務學習幾乎陷于癱瘓狀態, 承擔如此龐大的工作任務, 顯得力不從心, 質量難以保證, 操作也欠規范；另外一部分居民對健康體檢項目自行選擇, 認為無病的不查, 甚至自作主張, 選擇些“重要項目”, 舍棄“次要項目”；而且居民由于對這些醫療機構信任度不足, 所以對健康體檢項目不能夠按要求完成, 造成體檢過程中一些重要的健康信息未采集齊全。

1.2.3檔案保存與利用的問題 社區服務站多年來租用民房做為辦公用房, 用房一直非常緊張, 檔案交回來后, 盡管專門騰空1間辦公用房用于存放檔案, 仍顯空間狹小, 造成整理存放工作量巨大。很長一段時間內, 大量的健康檔案堆放在一起, 不能進行有效的整理, 更不能隨用隨取, 另外收集不認真, 整理和統計不細致, 內容不準確等問題也客觀存在, 故檔案使用率自然降低。

2 細節管理要點

細節管理是把一整套流程拆分為多個細節, 逐個量化, 在一定時間內完成若干個細節, 最終完成定下來的所有細節［2］。

2.1提高建檔率, 嚴把檔案合格關 2012年本站整體搬遷到新建辦公場所, 站領導高度重視健康體檢檔案管理工作,專門劃分出100多平米辦公場所用于存放檔案, 要求以搬遷為契機, 從細節管理上入手, 做好檔案管理工作。

在轄區各小區醒目位置宣傳建立健康檔案的重要意義,鼓勵全社區居民自覺自愿建檔, 自覺充實個人健康檔案歸入社區統一管理, 凡來社區就醫患者要求就診時調用個人健康檔案。

依托與本市三甲醫院醫聯體合作關系, 聘請三甲醫院心電、影像、超聲、心血管內科等專業人員負責培訓、簽署健康終審意見等工作, 提高權威性, 增加轄區居民對社區服務站的信任度。

市衛生局建立專項工作管理機構, 對健康檔案建立使用情況監督指導, 組織全社區承擔體檢任務的8家衛生所、衛生院進行專題培訓, 闡明健康檔案的重要意義, 并承諾健康檔案資金到位時間和數目, 使醫療機構能夠安心工作。社區建立《居民健康檔案歸檔制度》、《借閱登記本》、《移交登記本》等管理制度, 確保全民建檔、無遺失現象。

制定健康檔案質量考核標準：規定除可選項目(即帶*號項目)外, 三項未填者電話問詢補填, 三項以上者退回醫療機構重新填寫。檔案封面必須要有責任醫師簽名及病人電話信息, 退檔數量達分配檔案總數10%者與檔案資金掛鉤。由專人負責初審健康檔案, 嚴格按照既定標準逐份進行審閱,不合格檔案不得收入, 社區服務站責成職能部門專人抽查檔案合格情況, 實行追蹤責任問責制管理。凡來社區就診者先為其調取健康檔案。

2.2動態管理 合格檔案由聘請的三甲醫院專家進行終審, 15個工作日內給出健康指導意見, 存放前要進行分檢, 按照后續健康管理方式分檢為健康人群、高危人群、慢性病管理人群等以便日后進行健康指導。按照分類情況建立飛信平臺,定期發送健康保健知識與健康指導信息, 定期健康體檢通知等信息, 提高社區服務站對居民健康的組織管理能力。并將健康分檢結果錄入EXCEL表格, 利用篩選功能篩選應體檢人員名單, 通過飛信平臺通知居民。

社區醫師分片責任到人, 落實健康檔案資料收集工作,規定每年進行一次回訪(電話、門診、上門等)。包括赴上級醫院治療后及時收集檢查記錄、慢病隨訪、出診、家庭病床等服務過程中隨時發現的健康問題。

2.3檔案保存 嚴格按照檔案保存條件要求進行防盜、防火、防曬等管理要求存放檔案。規定了檔案管理存放過程中必須應用“五常法”管理。檔案管理的過程中應用“五常法”的具體措施有。

常組織：將健康檔案按照重點人群、重點疾病等分類存放于固定的文件柜內加鎖保存。

常整頓：新遷入居民及時補充建檔；規定個人健康檔案內容并定時更新個人檔案中健康體檢、家庭病床、上門隨訪等要求內容的變化。

常清潔：檔案袋保持整潔, 及時換掉破損袋, 標識不清者及時重新張貼標識。

常規范：建立檔案索引, 目錄入電腦管理。標識所有健康檔案, 按國家統一居民健康檔案編制唯一編碼, 并與索引編號相符, 保證隨時可以調用, 為信息平臺下實現資源共享奠定基礎。放置時按健康終審意見分類立卷歸檔, 如某居民2013年初檢健康人群, 歸入健康人群組進行存放, 并按先后順序排列。

常自律：專管人員養成隨時隨手歸檔的習慣；按照入檔范圍收集上門訪視、日常醫療活動記錄；各類入檔資料放入檔案袋中時按一定順序排列；遷走、死亡等人員, 檔案抽出另卷保存, 以便查詢或轉給新單位。

3 結果

表1 健康檔案建檔率、使用率情況統計表［n (%)］

由上表可以看出實施細節管理前后居民健康檔案建檔率、合格率、利用率間差異有統計學意義(P＜0.01)。

4 結論

細節管理日趨科學、標準、規范、精細化時代已經到來,一定要注重細節, 把小事做好［3］。在檔案管理中引入細節管理理念并付諸實施,是提高居民健康檔案管理水平的關鍵。運用五常法理論注重檔案平時的及時維護,并注意提高使用率, 使為居民提供可靠的健康服務成為可能。

［1］ 高斌, 馬海燕.居民健康檔案管理存在的問題與對策.中國衛生事業管理, 2010,4(262):281.

［2］ 李美華 細節管理對護理服務流程再造效果的影響.中華護理雜志, 2006,41(9):826-827.

［3］ 李曉惠, 鄒曉清.臨床護理風險事件分析與對策.中華護理雜志, 2005, 40(5):375-377.

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