淺談高職院校“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略對人事檔案管理工作的要求

劉英

（湖南體育職業(yè)學(xué)院，湖南 長沙 410019）

淺談高職院校“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略對人事檔案管理工作的要求

劉英

（湖南體育職業(yè)學(xué)院，湖南 長沙 410019）

人事檔案是人才選拔與使用、人才預(yù)測和培養(yǎng)的重要依據(jù)，人事檔案管理是實施“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略的有力保障。筆者針對高職院校人事檔案管理存在的主要問題，提出改進(jìn)措施，有效促進(jìn)高職院校“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略的順利實現(xiàn)。

高職院校；人才強(qiáng)校；人事檔案管理

“人才強(qiáng)校”是高職院校快速發(fā)展的重要戰(zhàn)略，穩(wěn)步實施“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略，離不開教學(xué)科研水平的提升，而教學(xué)科研水平的提升取決于人才素質(zhì)的高低。作為人才信息縮影的人事檔案，是人才在教學(xué)、科研、管理服務(wù)等工作中形成的原始記錄。人事檔案管理對高職院校內(nèi)涵建設(shè)、人才選拔與使用、人才預(yù)測和培養(yǎng)即打造一支高水平師資隊伍和干部管理隊伍具有重要價值與作用。科學(xué)管理人事檔案有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好地選拔培養(yǎng)和使用人才。但由于種種原因，人事檔案管理工作在高職院校人才隊伍建設(shè)中的作用往往被忽略。筆者試圖探尋人事檔案管理在高職院校實施“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略中的重要作用，以引起高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工對人事檔案管理工作的重視，加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略的順利實施。

一、做好高職院校人事檔案管理工作對實施“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略的重要意義

人事檔案是人才信息的重要載體，集中反映了人才的基本情況、學(xué)識水平、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等方面的情況，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)，也是針對人才個人特點進(jìn)行“量體裁衣”，幫助人才在教學(xué)、科研、管理服務(wù)等方面建功立業(yè)的重要工具。

1.做好高職院校人事檔案工作，有利于充分發(fā)揮人才的特長優(yōu)勢。高職院校是發(fā)展全民教育、培育社會各類技術(shù)型人才的集中地，建設(shè)一支高素質(zhì)高水平人才隊伍是院校興旺發(fā)達(dá)的生命線。特別是近幾年各院校逐步引進(jìn)一批高學(xué)歷、高職稱人才充實師資和管理隊伍，這些人才有著不凡的奮斗經(jīng)歷和突出的業(yè)績。他們的人事檔案如果記載清楚、內(nèi)容齊全，對于高職院校而言會是一筆豐厚的財富，能有效作用于“外樹形象、內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)”。同時，鑒于個人的優(yōu)劣表現(xiàn)均有可能被記入檔案，影響長遠(yuǎn)，因此教職員工會時刻警示自我，本著對自己、對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，最大限度地發(fā)揮自身的潛能和智慧。

2.做好高職院校人事檔案工作，有利于對人才進(jìn)行針對性的培養(yǎng)和使用。人事檔案管理部門在完成人事檔案材料的收集、整理、保管與利用的基礎(chǔ)上，應(yīng)該對檔案材料所反映的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計和分析，形成有針對性的報告，在學(xué)院制定人才隊伍建設(shè)規(guī)劃、師資培養(yǎng)培訓(xùn)計劃以及教職工的職稱晉升、干部選拔等方面，提供符合客觀實際的科學(xué)數(shù)據(jù)支撐。在學(xué)院整體干部隊伍建設(shè)方面，可以根據(jù)人事檔案所反應(yīng)的材料，從人才崗位設(shè)置、人員調(diào)配以及后備人才選拔等方面，向人事部門提出合理性的建議和意見。在教師隊伍建設(shè)方面，在專業(yè)教學(xué)團(tuán)隊建設(shè)、教師招聘計劃、教學(xué)名師培養(yǎng)、雙師素質(zhì)提升等人才培養(yǎng)項目和評優(yōu)推優(yōu)等工作中，人事檔案可以在項目和人選確定、培訓(xùn)計劃與培訓(xùn)內(nèi)容等環(huán)節(jié)發(fā)揮積極和權(quán)威性作用。在職稱晉升與學(xué)歷提升等方面，可以通過對人事檔案分析，查找出教師真正需要填補(bǔ)的是外語培訓(xùn)、專業(yè)進(jìn)修，還是科研成果，并在材料組織方面提出有針對性的建議。人事檔案管理部門應(yīng)該主動變“死檔案”為“活檔案”，在“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略實施的進(jìn)程中，發(fā)揮自身的能動作用，使人才能真正“人盡其才，才盡其用”。

3.做好高職院校人事檔案工作，有利于引進(jìn)優(yōu)秀的人才。高職院校所引進(jìn)的人才，應(yīng)該是人才隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)以及年齡結(jié)構(gòu)中最緊缺的，又不能在內(nèi)部調(diào)劑補(bǔ)充的人才。人事檔案反映著人才專業(yè)、學(xué)歷、職稱、特長、研究方向、教育背景、工作及進(jìn)修經(jīng)歷等第一手最真實、最新、最全面的材料。人事檔案管理部門可以在對檔案材料信息進(jìn)行匯總、統(tǒng)計、分析的基礎(chǔ)上，對學(xué)院所制定的人才引進(jìn)計劃提出意見和建議。人事檔案管理部門可以對前來應(yīng)聘人才的檔案進(jìn)行專業(yè)分析，辨別真?zhèn)巍㈩A(yù)測人才的價值，協(xié)助人事部門對所引進(jìn)的人才進(jìn)行把關(guān)，確保所引進(jìn)的人才各方面符合實際需要，促進(jìn)人才合理梯隊的構(gòu)建。

二、高職院校人事檔案管理存在的主要問題

高職院校在實施“人才興校”戰(zhàn)略過程中，往往把精力直接地集中在“人才引進(jìn)”、“師資培訓(xùn)”、“科研項目”等具體的工作中。而這些工作，絕大部分是建立在“根據(jù)慣例”、“參考兄弟院校的做法”的基礎(chǔ)上，卻忽略了源于人事檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)分析和前瞻預(yù)測。這主要是因為人事檔案在自身建設(shè)和管理過程中，存在著種種的問題，主要體現(xiàn)在如下幾個方面。

1.對高職院校人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案就是收集、整理、保管等事務(wù)性工作，與教學(xué)和科研工作沒有直接聯(lián)系，也不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要守好那一堆材料，不丟失、不泄密，能應(yīng)付人事任免、勞資等日常工作及查檔工作就行。因此，人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問；人事檔案管理部門也習(xí)以為常，不主動拓展工作內(nèi)容，不主動為學(xué)院的教學(xué)、科研，特別是人才建設(shè)工作提供依據(jù)和參謀作用。

2.高職院校人事檔案材料不齊全、補(bǔ)充不及時。目前，人事檔案都是套用干部檔案的模式管理，進(jìn)檔材料大多側(cè)重于反映“政治歷史”，專業(yè)、科研、誠信等方面材料缺乏。加之重視不夠，人事檔案材料的收集常常處于消極被動狀態(tài)，體現(xiàn)在人事檔案歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，被動等待送材料上門而不主動索取和補(bǔ)充，更不會根據(jù)工作的需要調(diào)整和增加歸檔的項目，一些人事檔案長年得不到填充和更新，無法全面體現(xiàn)人才的現(xiàn)狀，對人才建設(shè)工作沒有參考價值。

3.高職院校人事檔案管理手段落后。很多人事檔案往往停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅僅局限用于檔案目錄的打印，還無法進(jìn)行人員信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人才信息的篩選、排序、分類及匯總。由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費，人事數(shù)據(jù)對決策的參考作用常常處于被動狀態(tài)，而且作用十分有限。

4.高職院校人事檔案管理隊伍有待加強(qiáng)。由于重視不夠，高職院校人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致人事檔案建設(shè)滯后，問題不少。即使有專職的人事檔案管理人員，也往往是半路改行，沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)的培訓(xùn)，檔案管理只能在低水平的層面上按“想當(dāng)然”的辦法進(jìn)行，這對于人事檔案建設(shè)本身以及人事檔案對人才管理的貢獻(xiàn)方面，都會造成極大的損害。

三、加強(qiáng)高職院校人事檔案管理工作的有效措施

1.加大宣傳力度，高度重視人事檔案管理工作。高職院校人事檔案工作，是高職院校工作的重要組成部分，人事檔案是學(xué)院教育教學(xué)、科研、職稱評定、人才選拔、干部聘任等工作的重要信息依據(jù)，是人事工作的核心內(nèi)容，是干部、教師隊伍建設(shè)的重要基石，是確保學(xué)院順利實施“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略不可或缺的一支重要力量。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，在人才隊伍建設(shè)工作中給人事檔案管理工作交任務(wù)、壓擔(dān)子，充分發(fā)揮人事檔案對人才隊伍建設(shè)的作用。同時，在人員、設(shè)備、庫房以及人員培訓(xùn)方面，對人事檔案部門給予足夠的重視和加強(qiáng)。人事檔案部門不要縮在幕后，要主動出擊加大宣傳力度，讓各部門及廣大教職工認(rèn)識到人事檔案對學(xué)院發(fā)展、人才隊伍建設(shè)以及個人發(fā)展方面的重要意義，領(lǐng)會和掌握人事檔案材料收集和利用的專業(yè)知識和相關(guān)規(guī)定，人人主動支持人事檔案部門的建設(shè)，及時將教學(xué)、科研工作中產(chǎn)生的符合人事檔案歸檔要求的材料交到人事檔案管理部門。

2.加強(qiáng)人事檔案管理隊伍的建設(shè)。高職院校人事檔案部門應(yīng)該落實有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進(jìn)行建檔、歸檔、整理及開發(fā)利用。應(yīng)該挑選在政治上可靠、保密意識高、工作責(zé)任心強(qiáng)且綜合素質(zhì)高的人員擔(dān)任人事檔案管理員。同時注意配備具有一定計算機(jī)專業(yè)知識的人員參加人事檔案管理工作，充分應(yīng)用科學(xué)的管理理論、方法和手段來推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。要落實有關(guān)政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障，確保優(yōu)秀的人才安心從事人事檔案管理工作。要加強(qiáng)人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，支持和鼓勵檔案管理員參加各種專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和各種有關(guān)人事檔案方面的學(xué)術(shù)交流活動，不斷提高業(yè)務(wù)知識和技能。

3.健全人事檔案管理制度，開發(fā)人事檔案多方面的功能。要建立健全人事檔案歸檔、管理、利用等方面的制度，擴(kuò)大人事檔案原有的內(nèi)涵，豐富一些有價值的內(nèi)容。要加強(qiáng)宣傳與培訓(xùn)工作，把有關(guān)人事檔案的制度和規(guī)定上墻報和校園網(wǎng)，使各部門和個人都能把符合歸案要求的材料按規(guī)定送交人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的全面、準(zhǔn)確。在此基礎(chǔ)上，明確人事檔案管理部門關(guān)于人事檔案開發(fā)利用的職責(zé)，實現(xiàn)人事檔案查詢、檢索、分類、匯總及分析等功能的常規(guī)運行，主動形成針對性的報告，為學(xué)院各項決策提供參考和借鑒。

4.增加人事檔案的個性特點管理。加強(qiáng)專業(yè)能力、工作能力、工作業(yè)績、誠信等信息紀(jì)錄，提高人事檔案的利用價值，有利于人才的引進(jìn)、人才的培養(yǎng)、人才的使用、人才的流動及人才的競爭。提高高職院校對人才專業(yè)能力、誠信等各方面的綜合評定，提高對人才的有效利用。

總之，高職院校人事檔案管理部門應(yīng)該主動適應(yīng)高校改革與發(fā)展的需要，主動加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷拓展自身的功能，提高自身利用價值，努力成為高職院校“人才興校”戰(zhàn)略中最重要的一支推進(jìn)力量。

[1]朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢大學(xué)出版社，2011.

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[3]譚巧燕.加強(qiáng)高校人事檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2007，（3）.

[4]莫若琦，楊力.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展，2007，5（5）.

G717

A

1674-9324（2014）28-0009-03

劉英（1963-），女，湖南，長沙人，檔案館員，從事檔案管理研究。