運用復式分類法中的立體維度編制多級目錄

吳淑貞

（廣東省中山市實驗中學，廣東 中山528400）

運用復式分類法中的立體維度編制多級目錄

吳淑貞

（廣東省中山市實驗中學，廣東 中山528400）

復式分類法是檔案管理中的常用分類方法，檔案管理中多級目錄的運用多以簡單鋪陳序列的方式被使用。其實，如能在使用復式分類法的過程中，細心分析，避免機械套用，繁復紊亂的原始檔案，能夠在復式分類法及多級目錄二者的配合下呈現立體維度，條分縷析，構成體系，凸顯檔案管理的科學性、實用性，通過檔案立體呈現建檔單位的歷史原貌、便于檔案的利用。

復式分類法；多級目錄；檔案分類

檔案分類是檔案管理工作中的重要環節，既是上承檔案收集的基礎工作，又是下啟檔案整理的關鍵程序，是資料組織從無序到有序、從原始到科學的第一步；影響檔案管理人員選擇檔案分類方法的因素復雜多變，能恰當運用科學的方法將檔案分類，有助于實現檔案便于利用的目標，值得每一位檔案員深入了解，認真學習。本文將介紹一般的檔案分類方法及其使用過程中的常見問題，逐步深入了解目前檔案分類中的復式分類法及多級目錄結構編制之間的關系，探索復式分類法與多級目錄配合使用的妙處。

1 檔案分類方法

1.1 常用的三種檔案分類法

1.1.1 年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標準，將檔案分成各個類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。

1.1.2 組織機構分類法。組織機構分類法是根據文件的承辦單位將檔案進行分類，即按照立檔單位的內部組織機構將檔案分成若干類別。適用于內部機構穩定、機構頭緒不多的單位。

1.1.3 問題分類法。問題分類法是以文件內容所設計的問題為標準，將檔案分成各個類別。適用于存在時間不長，組織機構模糊不清、檔案數量不大的終結全宗。

2 檔案分類法使用過程中的常見問題

2.1 使用年度分類法時難以正確區分文件年度

由于文件產生過程的成文日期、簽署日期、發布日期等不盡相同，因此檔案員在鑒定文件所屬年份時需多動腦筋、細心思考。以下的文件值得檔案管理員認真思考，區分歸檔的所屬年度：

《**公司2013年工作計劃》（成文日期：2012年12月15日）

《**公司2012年工作總結》（成文日期：2013年1月6日）

《**公司2012～2015三年發展規劃》（成文日期：2013年1月15日）

《**公司第三屆科研成果交流會》（該會議于2012年12月16日召開，2013年1月4日閉幕，會議材料需歸檔的包括會議通知、會議議程、開幕詞、交流的科研論文、獲獎名單等）

以上文件的年度劃分，沒有一成不變的參考標準，必須從文體種類入手，細心分析，遵循原則，正確處理：

2.1.1 法規性的文件以批準日期為依據；

2.1.2 指導性的文件以簽署日期為依據；

2.1.3 會議記錄以開會日期為依據；

2.1.4 計劃、總結、預算、決算、統計報表以該文件內容針對的時間為依據；

2.1.5 跨年度計劃以開始年度為依據；

2.1.6 跨年度總結以最后年度為依據。

2.2 在使用組織機構分類法時，文件屬于多個組織機構（部門）的或為多個組織機構（部門）所利用的，檔案管理員往往為圖工作簡便，只在其中一個組織機構（部門）的檔案中保管該份文件。這有悖于檔案管理便于利用的最終目的。正確的做法應該是在各組織機構（部門）分別備份。

2.3 問題分類法常見的類別設置，檔案工作者在為立檔單位設類之前，用通過調研，對立檔單位的主要職能、內部機構設置等情況有深入了解，根據實際情況擬定類別，試以某公司為例：

問題分類法容易遇到年度跨度大、涉及部門多的情況，可歸入“綜合管理類”或設“總類”。

檔案管理員應注意在檔案管理過程中不斷完善類目，其體系應為逐漸完善的動態過程，對不盡合理之處或實際工作有變動的情況需及時調整改良。

因此，單一的檔案分類方法在現實情況下是無法滿足實際工作需求的，將上述三種單一的檔案分類方法綜合使用，能使檔案分類呈多維立體的態勢，最終服務于檢索與利用，這就是檔案分類中普遍運用到的復式分類法。

3 多級目錄

多級目錄在電子檔案出現以后發展迅速，該目錄結構也稱為樹形結構。在多級目錄結構中，每一個根目錄包含若干子目錄，在子目錄中又包含下一級子目錄，這樣類推下去就構成了多級目錄結構。采用多級目錄結構的優點是建檔單位可以將不同類型和不同功能的文件分類儲存，方便檔案的管理和查找。如果僅僅依據以上的檔案分類方法，可將檔案目錄平面鋪開，形成多級目錄。然而，這種單一、扁平的結構在工作中是無法滿足實際需求的。只有將多級目錄與復式分類法的巧妙結合結合，使扁平的結構立體起來。

4 復式分類法

以年度分類法、組織機構分類法、問題分類法為基礎，由年度和組織機構、年度和問題靈活組合形成的檔案分類方法叫復式分類方法：

（年度-組織機構分類法）

（年度-問題分類法）

（組織機構-年度分類法）

（問題-年度分類法）

4.1 復式分類法的常見類型：

4.1.1 年度-組織機構分類法。

即先將立檔單位內的檔案按年度分類，然后在每個年度類下再按組織結構（部門）進行分類。適用于內部組織機構經常變化但不復雜的立檔單位，適合現行機關的檔案使用。

4.1.2 組織機構-年度分類法。

即先將立檔單位內的檔案按照組織機構分類，然后在每個組織機構（部門）下按年度分類。適合內部組織機構穩定的立檔單位，一般多用于撤銷機關的檔案分類。

4.1.3 年度-問題分類法。

即先將立檔單位內的檔案按照年度分類，然后在每個年度下按問題分類。適用于立檔單位內部組織機構變化復雜，或由于組織機構間分工不明確、文書工作不正規等難以區分文件所屬機構、沒有內部機構或內部機構簡單的立檔單位。

4.1.4 問題-年度分類法。

即先將立檔單位內的檔案按照問題分類，然后在每個問題下按年度分類。適用于撤銷機關檔案和歷史檔案。

檔案管理員能根據上述四種復式分類法，編制多級目錄，如圖所示：

如此，復式分類法的立體維度結構形成。

4.2 使用復式分類方法應以立檔單位的實際情況靈活設置，適當變動。試看以下例子：

某公司在成立之初由辦公室、生產車間、采購部、銷售部和研發部五個部門組成，由于該公司主要經營范圍是加工生產，檔案管理人員按組織機構-年度分類法來分類整理檔案；其后幾年內，企業人員變動較大，因為加工訂單充裕，公司領導層決定增設生產線，提高盈利效率，生產車間增加到3個，撤并研發部，辦公室分立成行政辦公室和總務后勤兩個部門。這樣的例子在企業檔案管理中是頗為常見的，檔案管理人員應及時作出靈活的應對，對企業檔案的分類方法做出調整，以免影響檔案的利用效率，甚至導致檔案管理混亂。該單位可將原先的組織機構-年度分類法調整為年度-組織機構實現檔案的科學管理。

4.3 在以上復式分類法的基本模式下，按照檔案管理的實際情況與保管年限結合使用，組合成以下的復式分類方法，使檔案管理更趨條理化：

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 11 12年度年度保管期限機構機構保管期限年度年度保管期限問題問題保管期限機構保管期限年度年度保管期限機構問題保管期限年度年度保管期限問題保管期限機構機構保管期限年度年度保管期限問題問題保管期限年度年度

小結：檔案管理的分類方法是將檔案資料從內容到形式理出立體層次、縱橫維度的過程。是一門充滿理趣的學科，需要檔案管理員用心用腦關注本單位的實際情況，用耐心和恒心去構筑適用好用的框架，在此過程中，多級目錄的使用千變萬化，但萬變萬變不離其宗，把握好根目錄和二級目錄的維度是關鍵，不少檔案管理員將多級目錄編成簡單的序列，抹殺了多級目錄的價值，實在可惜。在二者的完美配合下，實在不難建立合理的檔案實體管理體系，更好地對檔案實行科學管理與信息資源的開發利用。

[1]中華人民共和國檔案法實施辦法[S].

[2]張虹，姬瑞環.檔案管理基礎[M].中國人民大學出版社，2008.

G27

A

1671-0037（2014）01-42-2

2013年11月26日。

吳淑貞（1970.4-），檔案助理館員。