品管圈活動在手術室醫用耗材采購中的應用

劉增芳b，張迎慶a，王輝a

上海市兒童醫院，上海交通大學附屬兒童醫院 a.設備科；b.手術室， 上海200040

品管圈活動在手術室醫用耗材采購中的應用

蔡梅華a，倪霞萍a，

劉增芳b，張迎慶a，王輝a

上海市兒童醫院，上海交通大學附屬兒童醫院 a.設備科；b.手術室， 上海200040

按照品管圈的步驟和方法探討手術室醫用耗材月采購次數高的原因和改進措施。品管圈的管理方法對降低手術室醫用耗材月采購次數有效，該模式可在全院鋪開，提高全院醫用耗材領用工作的整體效率。

品管圈；手術室；醫用耗材；耗材采購

品管圈（Quality Control Circle，QCC）是由日本石川馨博士于 1962 年所創，國內多稱之為質量管理小組，就是由相同、相近或互補之工作場所的人們自動自發組成數人一圈的小團體（又稱 QC 小組，一般 5～8 人左右），全體合作、集思廣益，按照一定的活動程序來解決工作現場、管理、文化等方面所發生的問題及課題，從而改善品質、提升效率、降低作業成本，使一線重地成為品質管制的核心。

在醫院日常運營中，醫用耗材的供應牽涉到全院各個臨床部門，合理地配置耗材存儲與采購次數，不但可以優化庫存，節約醫院現金流，減少庫存積壓，避免物品過期，還可以大大減少采購員及醫用耗材庫管員的重復工作，減少訂貨、收貨、驗貨、入庫、運送的次數，特別是對于每月多次重復訂購的產品，若能減少采購次數，可以大大提高工作效率，縮短耗材的供應時間[1]。因 此 ，我們選取手術室作為試點，開展 QCC 活動，以降低部門月采購次數，提升部門采購計劃符合率和臨床的工作效率。

1 現狀調查

由于我院于 2009 年底建立了統一的物資采購發放平臺，故 2010、2011、2012 年所有醫用耗材的采購供應數據全面充分。同時，我院自 2010 年起即實行每月制定采購計劃進行耗材采購，希望通過完善的計劃減少每月的臨時采購次數。經過系統數據分析，手術室 2012 年醫用耗材采購次數 417 次（醫院平均 112 次 /年），按月統計為35 次（醫院平均 9.34 次 /月）。另外，手術室 2012 年領用耗材品種達 276 種，為使用品種最多，最為繁雜的部門，為此，將手術室作為此次 QCC 活動的試點部門具有一定的現實意義[2-4]。

2 方法

QCC 活動包括主題選定、計劃擬定、現狀把握、目標設定、解析、對策擬定、對策實施與檢討、效果確認、標準化、檢討改進等步驟。其中最重要的就是學習運用魚骨圖、柏拉圖等分析工具[5]。

2.1 建立“品管圈”組織

圈名“攜手圈”，由設備部科員擔任圈長，圈員由醫用耗材采購員、耗材庫管員、手術室護士等9人組成。每月至少召開一次圈會 /QCC 相關技能培訓。活動時間 ：2013年 5～11 月。

2.2 確立主題

經過3次反復討論，最終確立主題為：降低手術室一次性醫用耗材臨時采購次數。希望通過圈活動能切實解決手術室臨時采購次數多的問題，同時不斷完善制度與流程，使整個環節有據可依、有規可循。

2.3 現狀調查與分析

根據工作流程圖，制定出耗材庫房查檢表和手術室查檢表，并查檢了 2013 年 5～7 月的情況，得出共計 125 次差錯中，未列入月采購計劃購買品規達 99 次，占 79%。根據品管圈“二八法則”，未列入月采購計劃購買品規為主要改善問題，就該問題繪制出魚骨圖。未列入月采購計劃品規問題，見圖1。另外，每月重復購買的品規對采購次數影響較大，為此也需要特別分析研究。故對 2012 年 1 月～2013 年 8 月所有手術室每月重復采購品規記錄進行排序，并逐條進行分析，歸納出主要原因有 ：① 未做計劃 ；② 用量無法估計 ；③ 產品效期短 ；④ 計劃數量少于 4 種。對于該問題繪制出魚骨圖。為何有多次重復臨時購買品規，見圖2。

圖1 未列月入采購計劃品規問題的魚骨圖

圖2 多次重復臨時購買品規問題的魚骨圖

2.4 設定目標

在目標設定中，參考了以下 3 組數值 ：① 由 QCC 特定公式：目標值=現況值-（現況值×改善重點×圈能力），得出值為 10.81 次 /月 ；② 2012 年醫院各科臨時采購平均次數為 9.34 次 /月 ；③ 特殊科室 ：手術室、新生兒、PICU、門急診 4 個部門 2012 年臨時采購平均次數為 15.29次 /月。經過討論認為 ：① 公式值高于 2012 年平均值，故公式值不可取 ；② 由于手術室為醫院內的特殊科室，存在其特殊性，如果以 2012 年平均值作為目標值對于手術室過于苛刻，也不易達到目標 ；③ 4 個特殊部門的平均值考慮到部門的特殊性，在一定意義上更加客觀，作為目標值也較前 2 個值更加合理。最終，目標設定為 ：在 2013 年 9 月30日之前將手術室一次性使用醫用耗材臨時采購次數降低至 15.29 次 /月。

2.5 對策制定與實施

整合2張魚骨圖的評分后，選定4項原因進行了對策方案的擬定與實施。

（1）確認可納入采購計劃的品規，實施時間 ：2013 年8 月 12 日 ～9 月 30 日，實施人 ：手術室劉 ××。通過對2013 年 1～8 月的數據進行分析，統計出多次臨時采購的品規并列入采購計劃中。

（2）由信息部對手術室進行系統領用數據查詢功能的培訓。實施時間：2013 年 8 月 12 日～ 9 月 30 日，實施人：手術室劉××、信息部系統管理員。通過系統培訓，解決手術室領用人員對系統功能知曉不全，有些功能不會使用的問題，包括耗材查詢領用功能操作等。同時，與其他護士長溝通，看是否仍存在其他遺漏的需要知曉的操作問題或功能，最后，繪制系統操作流程圖，粘貼于電腦旁。

（3）對于手術室存放在耗材大庫房中的部分庫存，由耗材庫房管理員每月進行庫存量的反饋。

（4）由于手術室無安全庫存量造成臨時采購較多，有時急用即買造成使用不及時。故手術室與耗材庫房管理員共同對 2013 年 1～8 月實際使用數據進行分析，結合手術室庫房空間，設定《手術室二級庫房耗材月安全庫存目錄表》。

3 結果

統計物資管理系統中數據顯示，QCC 活動開展前：2013 年 5～7 月手術室耗材臨時采購次數 42 次 /月，開展中：2013 年 9 月手術室臨時采購次數 14 次 /月，開展后 ：2013年 10 月手術室臨時采購次數 13 次 /月，2013 年 11 月手術室臨時采購次數 14 次 /月。整個 QCC 活動達到 15.29 次 /月目標值，且維持效果良好。特別，在此次活動中，手術室專用的 48種醫用縫線，8種醫用敷貼，手術衣等三類產品做到了合理備庫，不僅使手術室有限儲存空間達到最大利用率，也使過期耗材降為 0，同時達到了即用即取的效果。目標達標率為 109%，進步率為 69%，附加效益 ：以每次從臨床制單、審批，設備部制單、審批，貨物驗收、運送，手術室驗收簽字整個環節預估 10 min/次，故每月減少 29次臨時采購，共節約工時約 4.83 h。

4 討論

手術室此次降低耗材臨時采購次數收效明顯，該活動可在全院逐步推行，能為全院效率的提升提供有效幫助。但是，在整個活動中也發現了一些問題，如：在活動中特別注重文獻的查找，但是有關采購次數的文獻基本沒有，只能查找相關采購計劃的文獻；采購計劃基本應用于物流管理或者藥品管理中，對于醫用耗材的計劃管理相關文獻也較少，而且內容描述也僅僅從審批的角度出發，對于次數沒有相關描述。故相信此次品管圈活動的實施，對耗材的采購管理能提供一定的借鑒，特別是安全庫存設置。另外，在目標設定時，也缺少相關參考數據，只能依據醫院的年平均水平，特殊部門的平均次數做為參考。希望本文品管圈活動的整個思路以及一些具體的方法，可以為其他醫院開展此類主題活動提供借鑒[6-9]。

[1] 宋風兵．加強醫用耗材采購規范化管理[J]．中國醫療設備, 2013,28(7):100-101．

[2] 王欣然．品管圈在重癥患者CRRT技術認證管理中的應用[J]．中國護理管理,2013,13(8):42-44．

[3] 周雪華．品管圈在手術病理標本安全管理中應用的效果評價[J]．中國實用護理雜志,2013,29(23):73-75．

[4] 韋金翠．品管圈活動在低溫等離子滅菌系統中的應用[J]．中國實用護理雜志,2013,29(4):54-55．

[5] 劉庭芳．中國醫院品管圈操作手冊[M]．北京:人民衛生出版社, 2011:1-3．

[6] 夏蓮芬．品管圈活動在提高兒科外周靜脈留置時間的應用[J]．護士進修雜志,2013,28(19):1789-1790．

[7] 孫莉．品管圈在持續改進護理質量管理中的實踐與探索[J]．醫學與哲學,2013,34(16):94-96．

[8] 李靜．品管圈活動在降低神經外科術后感染中的應用[J]．鄭州大學學報(醫學版),2013,48(4):556-558．

[9] 杜春萍．集結節約型品管圈活動在病房成本控制中的成效[J]．護理學雜志,2013,28(23):60-61．

Application of Quality Control Circle in Purchase of Medical Consumables in Operating Room

CAI Mei-huaa, NI Xia-pinga,
LIU Zeng-fangb,
ZHANG Ying-qinga, WANG Huiaa.Department of Equipment; b.Operating Room, Children’s Hospital of Shanghai, Shanghai 200040, China

Based on the operation procedure and methods of quality control circle (QCC), this paper discusses the reasons of high frequency of purchasing medical consumables in operating room and puts forwards some improvement approaches to solve above problems. Management methods based on QCC not only can effectively reduce the frequency of purchasing medical consumables, but also can improve the eff i ciency of consumables requisition in the whole hospital.

quality control circle; operating room; medical consumables; consumable purchase

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.08.028

1674-1633(2014)08-0091-02

2014-03-10

2014-05-19

作者郵箱：meiy106@163．com