文檔管理系統需求分析

林惠真

摘要：簡述了目前企業文檔管理系統的主要需求，并對系統功能模塊、功能架構、設計目標和開發結構等進行簡單的介紹，為文檔管理系統的設計提供了參考方向。

關鍵詞：文檔管理系統；功能；設計目標；開發環境

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：2095－6835（2014）09－0102－02

文檔管理實際就是文件的制作、修改、傳遞、鑒定、保存、銷毀、存檔等一系列操作。文檔管理系統是企業經營管理中不可缺少的一部分。通過文檔信息管理系統，可以實現文檔自動化管理的目標，為企業提供安全、可靠、開放和高效的文檔管理功能。文檔管理系統的建立，使文檔管理的日常操作更加方便，同時也避免了手工管理中出現的一系列錯誤，提高了企業的辦公效率和企業文件管理的綜合測評。

目前，大多數文檔管理系統在實現企業各部門日常文件管理的功能外，還增設了很多新功能，以滿足文檔管理系統電子化、標準化的新要求，例如功能強大的檔案查詢模塊，使管理者對日常文檔的查找更加方便，解決了傳統管理中查找困難、耗時等問題。采用現代化的文檔管理系統滿足了企業“無紙化”的辦公要求，實現了通過計算機對文檔管理進行全程跟蹤的目標。

文檔管理系統的全面應用，使企業克服了傳統文檔管理方法中存在的缺點，提高了管理部門的日常辦公效率，增強了企業內部協同合作的能力。文檔管理系統的應用，在方便管理者有效管理文檔的同時，也大大提高了文檔查找的效率，進而提高了企業的綜合效率。

1文檔管理系統的需求分析

根據市場需求，要求文檔管理系統需具有以下功能：①處理大量復合型文檔的數據信息；②通過系統查看文檔內容和屬性；③通過系統可以完成對文檔一系列的日常操作，保證系統的安全性和可靠性；④由于操作人員的計算機操作能力普遍較低，因此要求系統具有良好的人機交互界面；⑤完全人性化設計，無需專業人士指導，即可操作本系統；⑥系統具有數據備份和數據還原功能，能夠保證系統數據的安全性。

2文檔管理系統的主要功能

文檔管理系統由以下幾個功能模塊組成（見圖1）：①系統設置模塊。該模塊包括用戶管理、口令修改和退出系統。②基本信息模塊。該模塊包括單位檔案、文檔類別兩部分。③文檔管理模塊。該模塊包括添加文檔、修改文檔、刪除文檔、文檔瀏覽和查看文件屬性五部分。④數據庫管理模塊。該模塊包括數據庫備份、數據庫還原和日志管理三部分。

圖1文檔管理系統功能架構

3文檔管理系統的設計目標

文檔管理系統是根據中、小企業的實際需求開發的，能夠完全實現企業對制度文檔的自動化管理，通過本系統可以實現以下幾個目標：①系統運行穩定，安全可靠；②界面設計美觀，人機交互界面友好；③信息查詢靈活、方便、快捷、準確，數據存儲安全可靠；④操作員可以隨時修改自己的口令；⑤對用戶的輸入數據，系統能夠進行嚴格的檢驗，盡可能排除人為錯誤；⑥數據保密性強，為每個用戶設置了相應的權限級別。

4文檔管理系統的開發環境

文檔管理系統開發和運行環境如下：

系統開發平臺：Visual C++6.0或C#；數據庫管理系統軟件：SQL Server 2000；系統運行平臺：Windows XP/Windows 2000；分辨率：最佳效果1 024×768像素。

文檔管理系統概念模型如圖2所示。

圖2文檔管理系統概念模型

5結束語

綜上所述，文檔管理實際就是文件的制作、修改、傳遞、鑒定、保存、銷毀、存檔等一系列操作。文檔管理系統是企業經營管理中不可缺少的一部分。通過文檔信息管理系統，實現了文檔管理自動化的目標，提高了企業的辦公效率。以上對目前企業文檔管理系統的主要需求、功能模塊、功能架構、設計目標和開發結構等進行了介紹，以期為相關方面的研究提供一定的參考。

參考文獻

［1］王萍，馮建華.C++面向對象程序設計［M］.北京：清華大學出版社，2006.

［2］薩師煊，王珊.數據庫系統概論［M］.北京：高等教育出版社，2006.

［3］明日科技.Visual C++項目開發實例自學手冊［M］.北京：人民郵電出版社，2008.

〔編輯：劉曉芳〕

Document Management System Requirements AnalysisLin HuizhenAbstract: This paper briefly describes the current enterprise document management systems main demand, and introduces a simple system function modules, functional architecture, design and development of target structure for the document management system designed to provide a reference direction. Key words: document management system; function; design objectives; development environment