淺談檔案保管工作的意義和任務

杜永江

（威海職業學院，山東 威海 264200）

中國的發展有著源遠流長的歷史，而隨著社會的發展，文字的產生，國家機關利用文字來記錄事情的前因后果，上傳下達，就形成了文件文書。而將這些文件文書進行整理就形成了現在的檔案。檔案涉及的范圍非常廣，包含了各種各樣的人以及各種各樣的團體。同時它的記錄方式也是多種多樣的，覆蓋了紙質和音像的各種形式。而檔案也因為他的真實性，可參考性在社會主義現代化的建設過程中發揮著舉足輕重的作用。

檔案是一種必須要堅持的社會形式，以紙質或音像的形式存在并且其中一些重要的有價值的內容要永遠保存下去，為子孫后代學習繼承。但是我們同時也要注意到隨著時間的推移，一方面，檔案的數量在不斷地增加和日益完善；另一方面，檔案在保存過程中由于很多原因也在不斷的被損壞。

對于日益增長的檔案，通過整理檔案和加強分類來解決這一矛盾，而對于容易被損壞的檔案，則通過加強檔案的保管和管理來解決。當然不得不承認目前還有很多關于檔案保管的問題有待解決。例如：因為時間過久紙質材料的老化、紙上的字跡也變得模糊不清，甚至有些紙質材料因為時間久遠變成了紙片紙屑，到了不能再用的程度。另外還有一個問題，害蟲吞噬紙張，影響檔案的保存。另外檔案保管的環境比較落后，很多建筑破舊陰暗潮濕。

文化大革命“四人幫”的破壞，給檔案保管方面帶來的后果也是十分嚴重的。破壞了檔案管理制度同時也損壞了一些國家重要檔案，各地的檔案保管機構，檔案館也在不同程度上受到了打砸破壞，影響了檔案保管的壽命。

總之，檔案保管工作是一項重要又艱巨的任務，一方面，我們希望檔案保管長久下去，真實地反映國家社會情況，為子孫后代服務；另一方面，檔案保管由于自身原因和客觀原因，壽命又是非常脆弱的。為了解決這些困難的問題，必須加強檔案的保管工作，使檔案保管能夠在一種穩定健康的環境里更長時間的保存下去。

維護檔案的完整與安全，是檔案保管工作的最重要的內容和核心環節。從很大意義上來講，檔案保管由于受到環境和人為因素的影響，要想使檔案保管工作正常順利進行，我們要不停的和自然和社會進行一定的斗爭，從而保證檔案的完整與安全?？偨Y來說，檔案保管工作應該做到四個大的方面：完整、有序、保密、安全。

而要想做好檔案保管工作，首先要建立和維護檔案的存放秩序，由于檔案的作用是為了方便人查閱，對后代有一定的參考價值。所以要對不同類型的檔案進行分類規整，并按照一定合理的順序進行排列。這種有序排列，既能保證檔案保管的完整與安全，又能方便他人對于檔案迅速進行查閱和抽取。所以我們一定維持好這種合理的科學的有序保管，是檔案保管更合理更規范。在做好規范的情況下，其次我們要保證檔案的安全，這里我說的安全就是不讓檔案發生損壞，不管是人為的還是自然的。雖然檔案很多是紙質的，隨著時間的推移，很難保存這些紙張，容易讓這部分檔案發生損壞，所以我們要有針對性的讓這些檔案存放在干凈整潔干燥的環境里，降低檔案由于自然原因發生損壞的幾率。而對于人為因素來講，在人們對檔案進行查閱的時候，檔案按管理部門要做好思想教育和警示工作，并對這些查閱者實行嚴格的監管，確保檔案完整借出，完整歸還，從而將對人為因素對于檔案的損壞。

最后要維護基于政治原因下檔案的安全，由于檔案自身的性質和特點，檔案中所記錄的一些信息可能涉及到個人隱私甚至國家安全，而一旦這些信息被一些不法分獲悉，會對個人乃至整個國家造成巨大的傷害。所以檔案保管一定要做到安全和保密，不讓檔案丟失或泄密，影響到個人或國家的發展前景。

而做好檔案保管工作也對我們檔案管理人員提出了一些基本要求：

（1）預防為主，整治為輔。為了安全完整的保管好檔案，我們有很多科學規范的方法。但概括起來說無非是從自然角度和人為角度來進行預防政治。首先，從自然的角度，要注意檔案報管的環境，要注意防火、防水、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防光、防霉等，這些因素如果不多加注意，都會讓檔案由于自然原因而發生無故的損壞。其次，從認為角度來說，要注意防偷竊、防破壞等等。有些人可能不注意檔案安全問題，在借閱時不注意，導致檔案發生丟頁，損頁甚至丟失的不良后果。所以我們一定要注意對檔案借閱人員進行提醒和教育。把這兩方面的問題解決了，就可以從很大程度上有效地阻止檔案文件的損壞。但一旦檔案真的發生損壞之后，我們又該怎么做才能讓檔案損失降到最低呢。如發生丟失，一定要追查丟失的源頭，想盡一切辦法找到丟失的檔案；如發生破壞或火災等事故造成檔案損毀，一定要追究相關人員的責任；如因為灰塵、潮濕、老鼠等自然因素造成了檔案的破損，要對檔案進行恢復，加強對紙張的保護或者對模糊不清的字跡進行進一步的修正等。在防和治兩個方面，防是最重要的，因為很多檔案還是完好的，所以我們先要做好預防工作。另外檔案一旦發生損壞，修復是很難的，即使修復了，很多時候也很暗恢復成原貌。所以對于檔案保管來說，預防才是保管的根本辦法。但強調以防為主，并不意味著整理恢復就不重要了。因為很多檔案通過修復，同樣起到了給人查閱，傳承成果的作用。所以預防和整治是相輔相成，缺一不可的。

（2）有的放矢，統籌兼顧。由于檔案自身的性質和特點，有些檔案是非常重要的，甚至是機密的，是需要永久保存和流傳的，而有些檔案的重要性則到不到這種程度。所以對檔案保管一定要做到有的放矢、統籌兼顧。對有些重要的機密的涉及到國家安全或者重要技術等方面的檔案，一定要進行妥善安全保管，永久傳承下去。而同時對于那些一般類型的檔案也要兼顧，使這些檔案盡可能更長時間的保存下去。

（3）勤儉節約，真實可靠。檔案保管由于對于自然因素和人為因素要求較高，所以需要一定的物質條件和技術設備。但不管需要什么樣的支持，都要本著節約的態度來對檔案進行保管，不要產生不必要的浪費。同時由于檔案是為了方便后代查閱，所以我們保存的檔案一定是真實可靠的，不然就失去了檔案保管的意義。有些重要的檔案，一定要進行核實和保護。如果感覺紙質材料容易發生損壞，可以轉換成電子模式或者音像模式或者這幾種形式的結合，使之能以多種形式進行保存。

（4）著眼當下，立足未來。檔案保管的作用是為了檔案能更好更多地被人使用。所以不要為了保護檔案而不讓人借閱，不讓人使用，這樣也失去了檔案的價值。同時在在使用的過程中要注意對檔案的保護和監管。這看似是有點矛盾關系的，但正是這種矛盾關系，才體現了檔案的價值，體現了檔案保管的意義。所以，當下要保證人們能順利的借閱，又要保證未來檔案繼續發揮它的傳承作用。