石油天然氣長(zhǎng)輸管道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐

王洪虎

（中國(guó)石油西部管道分公司檔案館，新疆 烏魯木齊830013）

近年來(lái)，管道運(yùn)輸已成為我國(guó)石油和天然氣最主要的運(yùn)輸方式之一，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工程，對(duì)促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)、帶動(dòng)管道沿線相關(guān)企業(yè)發(fā)展具有重大作用。

截止目前，我國(guó)現(xiàn)有陸上油氣管道約900條、總里程近l 2萬(wàn)公里，覆蓋全國(guó)所有省（區(qū)、市），主要集中在新疆、甘肅、陜西、浙江、河南、湖南、四川、山西、湖北、廣東、江蘇等 11個(gè)省（區(qū)、市），據(jù)《2014中國(guó)油氣產(chǎn)業(yè)發(fā)展分析與展望報(bào)告藍(lán)皮書(shū)》中預(yù)測(cè)，中國(guó)油氣管道建設(shè)將朝著大口徑、大流量和立體網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，至2020年油氣管道總里程將超過(guò)15萬(wàn)公里，由此產(chǎn)生大量的管道建設(shè)項(xiàng)目工程資料。為實(shí)施國(guó)家能源安全戰(zhàn)略和西部大開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略，開(kāi)工建設(shè)的西部原油成品油管道工程，由中國(guó)石油西部管道分公司負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)，本文將通過(guò)對(duì)該管道工程資料收集、整理、編制、歸檔、移交和利用全過(guò)程的探討，以期為大型管道工程提高檔案資源的信息化管理和利用水平提供參考和借鑒。

1 長(zhǎng)輸管道建設(shè)項(xiàng)目基本概況和資料產(chǎn)生特點(diǎn)

長(zhǎng)輸管道建設(shè)項(xiàng)目是投資大、占地多、施工距離長(zhǎng)、建設(shè)周期長(zhǎng)、技術(shù)復(fù)雜、設(shè)計(jì)面廣的系統(tǒng)性工程，這些特點(diǎn)使得長(zhǎng)輸管道工程資料產(chǎn)生、收集有別于普通的建設(shè)項(xiàng)目。

（1）項(xiàng)目建設(shè)工程量大、線路長(zhǎng)、跨地區(qū)、高強(qiáng)度、移動(dòng)性、無(wú)依托。西部原油成品油管道工程，西起烏魯木齊市，途經(jīng)新疆和甘肅兩省區(qū)共28個(gè)市(縣)，最終到達(dá)蘭州市，線路實(shí)際長(zhǎng)為1858公里，設(shè)成品油首站和原油首站各1座，原油和成品油末站各1座，中間泵站9座，閥室55座，工程總投資估算為146億元，施工區(qū)域60%以上為戈壁荒灘，社會(huì)依托條件差。管道施工采用多點(diǎn)同時(shí)開(kāi)工，單標(biāo)段連續(xù)性施工的方式，施工機(jī)具設(shè)備及各種臨時(shí)設(shè)施必須隨著施工進(jìn)展而不斷遷移。工程竣工后實(shí)際移交各類(lèi)工程資料、照片、電子文檔光盤(pán)共計(jì)5萬(wàn)余卷（件）。

（2）項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，多點(diǎn)施工組織協(xié)調(diào)工作難度大。相比于煉廠、油田等建設(shè)項(xiàng)目，管理人員可以集中辦公，但是管道項(xiàng)目建設(shè)動(dòng)輒幾百或者上千公里沿線施工，傳統(tǒng)的管理模式和管理手段都難以適用。西部原油成品油管道工程，首次在國(guó)內(nèi)大型管道建設(shè)中采用EPC工程總承包管理模式，是指受業(yè)主委托，按照合同約定對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行等實(shí)行全過(guò)程承包模式，項(xiàng)目總共有100余家參建單位，劃分為9個(gè)單項(xiàng)工程、97個(gè)單位工程，從項(xiàng)目立項(xiàng)到管道干線及沿線站場(chǎng)全部投產(chǎn)，歷時(shí)近6年，項(xiàng)目資料多點(diǎn)分散產(chǎn)生，施工現(xiàn)場(chǎng)收集管理困難。

（3）工程物資采購(gòu)與配送難度大。西部原油成品油管道工程作為大型管道建設(shè)項(xiàng)目，僅管材就需數(shù)十萬(wàn)噸，還有大量輸油泵、大型閥門(mén)等設(shè)備和其他物資。管道施工與其他工程不同，其他項(xiàng)目的物資都集中到一個(gè)地方，而管道的物資必須配送到全線近千公里施工現(xiàn)場(chǎng)，這些物資首先通過(guò)飛機(jī)、火車(chē)運(yùn)輸?shù)礁鱾€(gè)物資中轉(zhuǎn)站，再用汽車(chē)運(yùn)輸?shù)绞┕ぷ鳂I(yè)帶。中間多次倒運(yùn)，項(xiàng)目設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收和隨機(jī)資料清點(diǎn)工作多采用委托方式進(jìn)行收集，設(shè)備資料收集可控性差。

2 EPC管理模式下建設(shè)項(xiàng)目資料管理新思路

針對(duì)管道建設(shè)項(xiàng)目資料產(chǎn)生特點(diǎn)，西部管道公司在項(xiàng)目建設(shè)期間將資料管理納入日常重點(diǎn)工作，緊緊圍繞真實(shí)記錄工程建設(shè)實(shí)際，準(zhǔn)確反映工程建設(shè)狀況，規(guī)范資料編制，組織開(kāi)展工程資料管理工作，確保優(yōu)質(zhì)高效完成工程竣工資料的收集、整理、編制、歸檔和移交工作。

（1）建章立制，健全資料管理網(wǎng)絡(luò)，為建設(shè)項(xiàng)目資料管理提供可靠的制度和組織保障。在項(xiàng)目建設(shè)初期，公司就將資料管理納入各參建方工作職責(zé)，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。各參建單位建立各自的資料管理機(jī)構(gòu)，健全資料管理網(wǎng)絡(luò)，做到層層有把關(guān)，級(jí)級(jí)有落實(shí)，確保項(xiàng)目資料工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。公司通過(guò)對(duì)前期項(xiàng)目建設(shè)資料管理經(jīng)驗(yàn)的積累和總結(jié)，逐漸摸索建立和完善了資料管理的各項(xiàng)制度和工作流程，在科學(xué)的、系統(tǒng)的分析的基礎(chǔ)上，總結(jié)歸檔為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，編制發(fā)布了《建設(shè)項(xiàng)目文件整理與歸檔程序 》、《檔案管理程序》、《電子文件歸檔與管理歸檔規(guī)范》等一系列標(biāo)準(zhǔn)化程序文件，提高了工作效率，節(jié)約了管理成本，并為企業(yè)取得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。工程建設(shè)期間，業(yè)主成立管道項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（PMT）對(duì)管道項(xiàng)目建設(shè)資料實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。業(yè)主委托的專(zhuān)業(yè)管道項(xiàng)目管理公司（PMC項(xiàng)目監(jiān)理）依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，根據(jù)管道工程建設(shè)需要，編制完成一系列規(guī)范性文件和操作程序文件，并根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)不同專(zhuān)業(yè)類(lèi)別和單位工程，編制了施工、監(jiān)理、QHSE等各類(lèi)表格，完成管道工程建設(shè)資料管理制度建設(shè)。設(shè)計(jì)采購(gòu)施工總承包商（EPC）根據(jù)項(xiàng)目資料歸檔范圍，將資料收集和歸檔納入合同管理，負(fù)責(zé)資料的日常管理工作，組織各承包商完成項(xiàng)目資料的收集、整理、組卷和歸檔。建設(shè)項(xiàng)目資料在正式移交前，由各參建單位按照保密規(guī)定自行保管。

（2）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高資料管理人員崗位技能，確保建設(shè)項(xiàng)目資料質(zhì)量受控。為規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)資料管理，提高各參建單位人員資料收集整理質(zhì)量和編制水平，定期和不定期組織參建單位資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在項(xiàng)目建設(shè)的不同階段，培訓(xùn)內(nèi)容各有側(cè)重，通過(guò)制度學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)演示、經(jīng)驗(yàn)交流等豐富多樣的形式，針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)。強(qiáng)化培訓(xùn)效果考核評(píng)價(jià)，加強(qiáng)日常工作期間的檢查指導(dǎo)，利用建設(shè)項(xiàng)目平臺(tái)暢通溝通渠道，提高資料管理人員對(duì)工程資料管理重要性的認(rèn)識(shí)，明確項(xiàng)目建設(shè)期間資料格式規(guī)范及注意事項(xiàng)，減少資料后期的編制工作量，掌握資料收集、管理、編制的基本方法和要求。

（3）加強(qiáng)督察，落實(shí)責(zé)任，保證建設(shè)項(xiàng)目資料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。在工程建設(shè)中，為確保工程建設(shè)資料齊全、完整、準(zhǔn)確，公司主要采取了以下三項(xiàng)措施：一是明確資料收集原則，“誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)歸檔”，責(zé)任落實(shí)到崗位，確保資料收集齊全。二是狠抓施工資料生成管理，落實(shí)“三同時(shí)”制度，確保工程資料真實(shí)準(zhǔn)確，嚴(yán)格要求區(qū)段監(jiān)理強(qiáng)化施工過(guò)程資料管理，對(duì)施工過(guò)程記錄逐項(xiàng)簽字確認(rèn)，杜絕人工推演和主觀臆造。三是加強(qiáng)督查，采用定期和不定期方式對(duì)各施工標(biāo)段監(jiān)理、檢測(cè)、施工等生成的工程資料進(jìn)行檢查，及時(shí)糾正工程資料管理中的問(wèn)題。在工程建設(shè)期間，每年定期組織對(duì)各監(jiān)理、施工、檢測(cè)單位工程資料收集及管理情況進(jìn)行檢查和講評(píng)，并利用單體工程完工、工程竣工預(yù)驗(yàn)收等時(shí)機(jī)，對(duì)區(qū)段監(jiān)理、檢測(cè)、施工單位工程資料收集、整理、組卷等情況進(jìn)行針對(duì)性的檢查和指導(dǎo)，確保工程資料的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（4）規(guī)范審核流程，明確職責(zé)，確保建設(shè)項(xiàng)目資料歸檔質(zhì)量。各參建單位按照竣工資料管理規(guī)定完成項(xiàng)目資料編制后，自行組織自檢自查，合格后上報(bào)EPC申請(qǐng)驗(yàn)收；EPC接到申請(qǐng)后，組織進(jìn)行單項(xiàng)資料初步驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題整改完畢后提交監(jiān)理PMC；EPC初步驗(yàn)收通過(guò)后，監(jiān)理PMC再次檢查核實(shí)后，按要求提交驗(yàn)收相關(guān)材料，向PMT申請(qǐng)組織檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收；PMT組織檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，確認(rèn)符合標(biāo)準(zhǔn)后出具正式驗(yàn)收意見(jiàn)；EPC在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向運(yùn)營(yíng)單位移交檔案，以上所有流程相關(guān)方都必須全部簽字確認(rèn)并加蓋公章，用以備查。嚴(yán)格的歸檔審核流程和責(zé)任制度，從制度上確保了歸檔資料的質(zhì)量，為項(xiàng)目投產(chǎn)后的使用打好了基礎(chǔ)。

3 提升信息化管理水平，提供高效快捷的利用服務(wù)

長(zhǎng)輸管道設(shè)備檢維修、升級(jí)改造分布在數(shù)千公里的管線上，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料借閱已經(jīng)無(wú)法滿足基層一線使用的實(shí)際需要，因此，公司在管道項(xiàng)目開(kāi)工建設(shè)初期，就將電子文件收集、整理和歸檔作為項(xiàng)目資料管理的重點(diǎn)工作，并列入檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收重點(diǎn)檢查內(nèi)容。在簽訂EPC項(xiàng)目合同時(shí)，專(zhuān)門(mén)條款中明確電子文件的歸檔范圍、編制規(guī)范、歸檔要求等內(nèi)容，以及按要求完成檔案管理系統(tǒng)的掛接。

項(xiàng)目資料歸檔移交后，進(jìn)入企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)，通過(guò)深化檔案管理系統(tǒng)推廣利用，提高了企業(yè)檔案信息資源的管控能力：通過(guò)制定統(tǒng)一的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了檔案規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了各類(lèi)檔案在線查詢、借閱和歸還功能；通過(guò)檔案的數(shù)字化工程，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的電子化，提升了檔案利用服務(wù)能力；通過(guò)增強(qiáng)檔案與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)之間的有機(jī)聯(lián)系，強(qiáng)化編研利用，使“死檔案”變成“活信息”，實(shí)現(xiàn)了檔案的高效利用。項(xiàng)目投產(chǎn)以來(lái)，檔案部門(mén)在公司生產(chǎn)檢維修、安全設(shè)施改造、產(chǎn)能擴(kuò)建過(guò)程中，提供在線利用500余人次，檔案30000 卷（件）。

隨著館藏資源不斷豐富，信息化管理水平不斷提升，項(xiàng)目資料將在管道運(yùn)營(yíng)企業(yè)后續(xù)的運(yùn)行管理、檢維修等過(guò)程中發(fā)揮出更大的作用。檔案部門(mén)作為企業(yè)信息資源的管理單位，要更加積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案宣傳和資源的深入發(fā)掘，及時(shí)為利用者提供準(zhǔn)確、齊全、完整的數(shù)據(jù)信息。