如何加強研究生檔案利用之我見

龐 軍 林俊英 宋 斐 徐 方

（寧夏醫科大學檔案館，寧夏 銀川750004）

檔案是歷史的真實記錄,是歷史的真憑實據,是人們從事各項活動的第一手資料,是不可再生、不可替代的重要信息資源,具有真實準確的憑證。這些記錄中含有大量的自然科學和人文科學的智力成果。隨著我國改革開放的不斷深入發展以及社會主義市場經濟體系的建立，檔案以其重要的憑證價值和參考價值以及不可代替的作用，在經濟建設和社會發展中發揮著越來越重要的作用。檔案管理的模式也逐漸由傳統向現代轉變,管理方式由原始封閉型向創新開放型轉變。在現代化管理手段的帶動下，檔案開放利用的范圍和檔案信息資源開發利用的力度加大,如何科學有效的利用高校研究生檔案為社會發展和經濟建設及個人提供著高效能的檔案信息服務成為檔案管理部門關注的課題。

1 研究生檔案管理的內容

研究生檔案管理是一項政策性較強的工作，需要及時將各種材料進行歸類整理。在學位與研究生教育過程中產生的研究生檔案有兩大類，一類屬于個人檔案，在研究生畢業時存入學生人事檔案中，并通過機要件的形式寄到研究生就業單位的人事管理部門，此類檔案主要有：攻讀碩士學位研究生報考材料（報考登記表、錄取登記表等）；研究生學籍表；研究生黨團材料；研究生獎懲材料；研究生成績單；畢業研究生登記表；碩士學位申請書；授予碩士學位的決定；研究生派遣證白聯等。

另一類屬于學校檔案，需將相關材料及時移交學校檔案管理部門歸檔保存，此類材料主要有以下幾種：

1）文件類：上級下達的學位與研究生教育相關文件；學校發布的學位與研究生教育管理相關文件、規章制度；研究生管理部門、學位辦公室發布的正式文件、通知等。

2）招生類：研究生錄取名冊；招生簡章和招生專業目錄；研究生入學考試自命題；委培（聯合）或定向培養合同、協議書及其他重要函件等。

3）學籍類：研究生新生入學名冊；研究生學籍表；學籍異動材料；獎懲材料；畢業資格審核表等。

4）培養教學類：各專業培養方案；研究生個人培養計劃；開題報告書；中期考核表；專業實踐報告書；研究生課程學習成績單等。

5）學位類：碩士學位申請書；論文評閱書；論文答辯會議記錄；論文答辯決議書；學位論文；授予碩士學位的決定；學位評定委員會紀要、決定等。

6）畢業及就業類：畢業生就業去向材料、報到證存根等。

2 研究生檔案利用的主要價值

研究生檔案利用價值主要涉及兩個方面：一方面是為高校培養和選拔特殊人才服務；另一方面，研究生檔案成為社會及用人單位、國外機構選聘優秀人才的重要依據。

1）《中華人民共和國學位實施條例暫行辦法》明確了無論是申請碩士學位的人員，都必須通過學位考試，并在校期間各項考核合格，才能參加論文答辯。研究生檔案含蓋了研究生在校期間的所有的學術活動與各課考試成績。因此，研究生檔案在學校管理中起著舉足輕重的作用。

2）研究生檔案是企事業單位選聘人員的一項重要指標。研究生檔案在高校向社會輸送合格人才是起著明顯的中介作用。用人單位可通過研究生檔案了解應聘學生在校所修的課程、所具備的專業知識情況以及研究生的學習能力、科研能力等。為最終確定人選提供充分的依據。

3）研究生檔案是辦理留學及移民審核的必備材料之一。隨著高等教育國際化進程的加快，我國出國留學生不斷增加，但無論申請哪個國家或地區的大學，提供在國內高校學習期間的成績等材料是必不可少的。因此，研究生檔案在辦理留手續過程中起著非常重要的作用。

3 如何改善和提升高校研究生檔案利用服務能力

3.1 加大資金投入，構建數字化檔案館

在數字化信息高速發展的今天，實現檔案數字化，不僅是檔案工作發展的必然趨勢和推進高校研究生檔案管理事業現代化的必由之路，而且還是學校提高辦公效率和實現檔案信息資源共享最大化的根本保證。學校應該加大檔案管理資金的投入，購買新的、先進的管理設備，完善檔案保存和查詢的硬件基礎設施，引進科學的管理技術。同時，在建立研究生數字化檔案管時，需注意幾個問題，一是安全問題，實現檔案數字化的同時也應該注意原紙介質檔案的保存，做到檔案管理有兩手準備；二是在紙介質檔案向數字化檔案的轉換過程中，應高度保持原檔案材料的原真性。

3.2 建立健全人才培養機制，加強管理隊伍素質建設

高校研究生檔案管理人員的素質的高低直接決定著檔案利用服務能力的高低，因此，健全人才培育機制，加強檔案管理隊伍的素質建設，有力于提升檔案利用服務能力。首先，必須從思想上加強檔案管理人員的教育，提高他們的本位服務意識，堅持做到“為檔案利用者服務”；其次，應該高度重視檔案管理人員的業務素質培訓，業務素質包括與檔案相關的基本知識、檔案管理的知識和檔案收集和處理的知識等，讓他們具有使用數字化管理設備的能力；第三，除了以上兩個方面之外，還應該加強檔案管理人員對與檔案管理相關的其他知識的學習，這些知識包括信息處理、計算機使用、外語等現代化管理知識。

3.3 豐富檔案內容，提高檔案價值

豐富檔案內容，提高檔案利用價值是提高高校研究生檔案利用服務能力的又一重要方面。首先，檔案材料是提供檔案服務的基礎，建立科學合理的檔案材料收集鏈有利于豐富檔案內容，根據檔案材料的來源，采取按時收集、定量收集、跟蹤收集和補充收集等方式，以保證檔案基本材料及時歸檔；其次，在豐富檔案材料的同時，要嚴格把關好檔案內容的審核、檢查和驗收，以確保歸檔材料真實可靠、準確全面，切忌重復和遺漏；第三，在進行完檔案材料驗收之后，檔案管理人員要準確將其分類，根據檔案材料的不同科學列號排檔，方便以后檔案利用者進行查檔。

3.4 改變服務機制，增強服務質量

改變服務機制，增強服務質量是提高研究生檔案利用服務能力的根本途徑和最有效方法。在服務內容、服務范圍和服務方式上面，檔案館應該采取積極措施加強和提高；首先，在內容上要順應現代檔案管理的需要，增加檔案載體和類型；其次，檔案管理部門應該盡量擴大檔案館檔案材料的開放利用范圍，讓查檔者能夠更全面、更詳細的獲得需要的檔案信息；第三，檔案館在檔案借閱服務的基礎上，應該采取更多的服務方式，例如咨詢服務、定向服務和跟蹤服務等。

高校研究生檔案工作的最終目的是要提供檔案為高校學校事業發展服務，檔案不僅是學生教育教學活動的真實客觀記錄，而且是評估學校綜合辦學能力和水平的重要“窗口”，它集中反映了學校最根本和最基礎的教學職能活動，是學校管理、教學科研、教學活動評估和教學監督等工作必不可少的材料；高校應完善研究生檔案利用體系建設，提高檔案利用服務能力，發揮研究生檔案資源為學校和社會的重要作用。

［1］羅輝.檔案信息開發與利用[M].南京大學出版社,1993.

［2］關毅.淺談檔案利用工作[J].理論界,2005(06).