WORD文檔損壞的預防和修復方法

李 寧

（開封市氣象局，河南 開封475004）

Word是我們日常辦公中最常用的辦公軟件之一，它以其便捷、高校、易修改等優越性在制作報表、編寫文件、會議記錄等方面發揮著重要作用。然而，我們在使用中難免因為斷電、死機、病毒等原因造成了文件損壞、數據丟失。很多人遇到這種情況只是將文檔刪除或重新編寫，不僅費時費力且造成了數據的徹底丟失。其實，出現這種情況并非不可挽救，以下以Word 2007為例，為大家提供幾個文檔遭受意外損壞時的解決方案。

1 設置自動保存預防文檔數據丟失

1.1 設置自動保存時間

Word的自動保存功能是根據用戶從打開Word的時候開始計時，按照時間間隔來完成自動保存。

1）點擊左上角的office按鈕，選擇菜單右下角的Word選項：

2）在彈出的對話框中選擇“保存”，在“保存自動恢復信息時間間隔”欄中調整分鐘數。

因為電腦在自動保存圖片、鏈接較多的大文檔時有可能出現卡頓現象，如果設置時間過密反而影響到文檔編輯效率，因此應根據實際情況設置自動保存的時間。

這樣，當Word因意外而強行關閉時，在下次打開時將會自動打開恢復文件。如果沒有打開恢復文檔，則可以在Word選項里的保存選項中找到自動恢復文件位置，再手動將其打開。恢復文件中包含的信息量取決于Word保存恢復文件的頻率。例如，如果每15分鐘自動保存一次恢復文件，那么在發生斷電或類似意外問題時，最多可能丟失15分鐘的信息。

在這里要注意的是，Word中的自動保存功能并不等同于正常的保存，而是只有在計算機出現異常情況下（停電、死機等）沒保存文檔，再次啟動Word時才能夠恢復之前沒保存的內容。雖然我們設置了“自動保存”功能，但并不代表編輯的文檔不需要保存。在正常退出Word時，通常會彈出“是否保存對‘文檔’的更改”對話框，選擇“是”，才能起到保存文檔，選擇了“否”，自動保存的文件將也會丟失。這時，我們可以設置“宏”讓Word在退出時強制保存來解決這一問題。

1.2 設置宏自動保存

宏是一系列Word命令和指令，這些命令和指令組合在一起，形成了一個單獨的命令，以實現任務執行的自動化。說的直白些，應用宏，就如同使用錄音機：在Word中啟動“新建宏”后，就相當于按下了錄音鍵，之后的全部命令和指令都被記錄下來。以后再打開它時，就根相當于按下了播放鍵，我們就不用重復每個命令和指令。現在，我們利用Word提供的宏錄制器來創建一個自動保存的宏

1）打開一個已經編輯好了的Word文件；

2）選擇工具欄中的“審閱—宏—錄制宏”命令，打開“錄制宏”對話框；

3）在“宏名”下面的框中輸入任意名稱，如“autosave”。確認“將宏保存在”選項為“所有文檔（Normal.dotm）”，按“確定”按鈕；執行“文件—保存”命令；

4）再次執行“工具—宏—停止錄制”命令，完成該宏的錄制。

這樣當以后編輯好文檔后，按“關閉”按鈕，或執行退出命令時，如果是舊文檔，會自動保存我們所做的一切修改，再正常關閉Word。如果是新建文檔，系統會自動彈出“另存為”對話框，不管是按“保存”還是“取消”按鈕，不保存文檔，就退不出Word。

2 文檔數據損壞的修復方法

有時候我們可能會遇到Word文檔損壞無法打開或打開亂碼的情況，如果是沒有備份的重要文檔，就可以用以下幾種方法嘗試修復Word文檔。

2.1 Word自動修復功能

1）選擇打開選項，在彈出的對話框中找到想要打開并修復的文檔。

2）單擊打開按鈕旁邊的小箭頭，在彈出的菜單中選擇“打開并修復”命令。

3）Word會自動修復錯誤。

2.2 轉換文檔格式

1）在Word中打開損壞的文檔后，選擇“文件—另存為”，在“保存類型”列表中，選擇“RTF格式”，然后單擊“保存”按鈕。

2）關閉損壞的文檔，打開剛才保存的RTF格式文件，選擇“文件—另存為”，在“保存類型”列表中，選擇“Word文檔”，然后單擊“保存”按鈕。

3）關閉RTF文檔，打開再次轉換過來Word文檔。

Word文檔與RTF文檔的相互轉換將保留其格式，如果這種轉換沒有糾正文件損壞，則可以嘗試與其他字處理格式的相互轉換，這將不同程度地保留Word文檔的格式。如果使用這些格式均無法解決本問題，可將文檔轉換為純文本格式，再轉換回Word格式。由于純文本的簡單性，這種方法有可能更正損壞處，但是Word文檔的所有格式設置都將丟失。

2.3 文檔亂碼的解決

當打開Word文檔后，文檔的內容顯示亂碼，可以將最后一個段落標記之外的所有內容復制到一個新文檔中解決亂碼問題。在Word文檔中，系統用最后一個段落標記關聯各種格式設置信息，特別是節與樣式的格式設置。如果將最后一個段落標記之外的所有內容復制到新文檔，就有可能將損壞的內容留在原始文檔中，而在新文檔中將會重新應用所有丟失的節或樣式的格式設置。方法如下：

1）選擇“word選項”然后選擇“高級”選項卡，取消“使用智能段落選擇”復選框前的勾。這樣選定整個段落時，Word將不會自動選定段落標記，然后單擊“確定”按鈕。

2）使用“Ctrl+End”組合鍵，然后按“Ctrl+Shift+Home”組合鍵，選定最后一個段落標記之外的所有內容。

3）最后將選中的文本復制并粘貼到新建的文檔中。

2.4 利用第三方軟件恢復受損文檔

目前開發有大量的第三方軟件為文檔恢復提供了便利，如“word文檔修復器”、“easyrecovery”等，這些軟件在恢復誤刪文件、修復損壞的文檔等方面各有側重，大家可以根據實際情況選擇合適工具，挽回丟失的文檔。

［1］陳建華.快速保存與完全保存[N].中國計算機報，2001（07）.

［2］西貝.Word編輯故障釋疑[J].軟件，2002（04）.

［3］龔翔.Word文檔丟失怎么辦[J].航空計算機技術，2000（02）.