淺談如何在高校推行無紙化辦公

賈曉飛，劉 杰

（吉林電子信息職業技術學院,吉林吉林132021）

隨著互聯網技術的普及和發展，數字化校園建設在各高校正如火如荼的開展。無紙化辦公是數字化校園建設中非常重要的一項內容，如何更好地在高校實現無紙化辦公，為學校的教學、科研及管理服務，以提高工作效率、規范工作流程是各高校都應積極探索和研究的課題。筆者具有多年從事無紙化辦公推行工作經驗，現結合高校實際情況，介紹如何在高等學校推行無紙化辦公，希望給打算或正在建設無紙化辦公項目的院校一點建議。

一、無紙化辦公應用的意義

1.節省辦公投入，提高工作效率

傳統的日常辦公要消耗大量的辦公耗材，需要大量的人力。比如學校對相關部門下發文件，要按照部門數量打印相應份數的文件，對每個文件進行裝訂、蓋章，還要有專人去各部門分發；公告通知或會議通知時，要分別給相關人員打電話；財務報銷要跑幾個地方逐級審批簽字等等，繁重的無意義的重復性工作，消耗了大量的人力物力，既造成了資源的浪費也影響了工作效率。

無紙化辦公的應用，既可以節省大量的資源消耗，減少學校對辦公耗材的投入，也可以有效協調各部門之間的協同工作，各級部門主管能夠方便地隨時查看工作進度情況，對工作進行跟蹤檢查和督促，有效提高日常辦公的效率。

2.規范辦公流程，管理科學化

傳統辦公模式中，存在工作職能不明確，相互推諉現象。例如對于領導交辦的工作或關系融洽的部門提出的申請給予優先辦理，對于關系不好的，利用工作之便打擊報復。

無紙化辦公可以建立起一套緊密、協調、可靠、簡單的管理機制，促使工作走向流程化、標準化、規范化，使各部門分工明確、責任分明，具體工作嚴格落實，從根本上消除了工作中信息傳遞阻塞、延誤、失真等現象，保證了信息的正確、提高了工作交辦的速度。

3.加快交流，保證信息時效性

高校是一個信息交互密集的地方，比如教師要進行教學相關文件閱讀、調課申請、排課查詢等活動，因此保證信息的時效性非常必要。高校教職員工多、校區面積大，如果按照以往方式進行教學活動，工作起來非常繁瑣、麻煩。利用互聯網技術，通過無紙化辦公的工作流程的設計和應用，很快就可以在網上輕松、方便地辦理這些事務。

二、無紙化辦公系統的搭建

1.認真規劃和考察，選取高效、穩定的無紙化辦公系統

關于無紙化辦公系統，市場上有很多品牌。在進行選購的時候，要選擇功能完備、技術成熟、應用廣泛，并能夠與本單位現有的應用軟件很好融合的品牌。到有經驗的高校走訪調查了解應用情況，結合本單位實際情況進行規劃設計。大部分軟件系統都提供試用，可以通過在單位小范圍內部署試用來檢驗軟件實際的效果，在試用中發現問題并研究解決，搭建一個適合自己學校的無紙化辦公系統。

2.依托現有網絡環境，建設辦公系統

計算機技術的大范圍應用，采購成本的下降，大部分高校都有了比較完善的局域網和計算機系統。無紙化辦公要依托于校園局域網，利用現有的網絡資源規劃實施，構建覆蓋整個校園的網絡辦公環境，這樣可以節省大部分設備資金的投入，實現事半功倍的效果。

3.整合高校應用系統，實現統一工作平臺

隨著學校應用系統的不斷普及，高校內都建立起了很多的網絡應用系統。筆者所在高校各相關部門都有自己的系統，比如教務處的教學管理系統，科研處的科研管理系統，人事處的人事管理系統，學生處的學生管理系統，財務處的財務管理系統等等，各系統都是相互獨立的分散的，無法實現數據的有效聯系，無疑形成了一個個“信息孤島”，給工作帶來了極大的不便。在校園內實行無紙化辦公，利用無紙化辦公系統將每個系統對接，建立整體性信息系統模型，實現系統集成，構建統一的工作平臺。

4.注重網絡安全，保證系統安全穩定運行

網絡的大范圍普及，網絡安全越發顯得重要，而無紙化辦公要在高校推廣下去，就要為系統創建穩定、安全、高效的環境。這需要有專業的技術人員，定期對服務器管理和維護，及時更新系統補丁，檢測網絡不安全因素，防范安全威脅。

三、推廣過程中容易出現的問題

多數人傳統工作方式、觀念根深蒂固，工作中已經習慣了紙質辦公，采用人工方式下發文件及相關通知，習慣文件及票據的簽字、蓋章的辦公方式。對于新的辦公方式感到不適應，接受起來困難，有一定的抵觸情緒。

操作計算機水平參差不齊，特別是年齡偏大的老員工，對計算機打字、打印等基本操作不熟練，阻礙了無紙化辦公推行的進度。

領導的重視程度不夠，部分領導對這種新興辦公方式認識不足，不愿意使用；部分操作方式和功能與原有的操作方法不一致；以往的工作方式中，只要領導簽字確認，其他部門都可以放行，各個監管部門形同虛設；不能夠很好地執行自己的監督和管理職能，存在一定的安全隱患。

四、無紙化辦公系統的推廣應用

針對出現的問題，推廣部門要與各部門主動溝通，相互協調配合，以促進應用為目的，多措施、多渠道的開展工作。

1.以關鍵應用為切入點，逐步推廣應用

推廣工作不是一蹴而就的，必須循序漸進地開展。首先要選擇一項能被大多數員工接受的，又能給廣大員工帶來極大方便的應用，比如學校調課、串課工作。高校教師大部分不坐班，以往調課、串課要填寫申請單，到系里去調課、串課，再到教務部門去登記備案。如果有多個校區的話，就更麻煩了。

通過無紙化辦公調課串課工作流程的設置，教師可以隨時隨地的辦理，不受位置、時間的限制，既方便了教師也方便了教務管理。其次，要保證這項應用過程中不出現問題，這就需要技術人員對設置好的工作流程做反復的測試。最后要做好服務工作，及時解決和處理應用過程中出現的問題。比如有的教師操作過程中遇到了不懂的地方，我們要設定相應的處理方法，設置多個聯系方式幫助解決，在人員充足的情況下主動一對一指導。

從容易被接受又能給教職工帶來方便的關鍵應用入手，逐漸地推廣和普及應用，容易讓大家體會到無紙化辦公帶來的方便，激發他們的興趣。當這種應用深入到每個人的工作中時，也就為無紙化辦公的進一步推廣創造了有利條件，讓這種辦公方式應用到工作的方方面面。

2.制定配套的制度，規范無紙化辦公管理

有相關的行之有效的管理制度配合，才能更好規范管理無紙化辦公。要建立《無紙化辦公管理辦法》、《無紙化辦公實施細則》等相關制度，還要建立相應的獎懲制度，對于處理及時，管理規范的部門給予獎勵，要將無紙化辦公作為考核制度常態化。

領導應給予一定重視，為執行提供支持。要求所有的工作都必須通過無紙化辦公完成，規定所有教工工作時間隨時上網查看信息，有無紙化辦公的審批或處理提醒時，必須在規定時間進行處理。有了領導的重視及相應的管理制度，才能更好地開展無紙化辦公的推廣工作。

3.組織培訓，提高系統操作水平

無紙化辦公系統有很多的應用，如工作計劃、人事管理、行政辦公、工作流程、公文管理等等，有些應用是大眾的，需要每個人都會，有些是針對特定部門的，還有些是針對不同崗位設置的，要按照不同的崗位和部門進行組織培訓，培訓的內容要實用。對培訓要進行考核。

五、小結

在高等學校推行無紙化辦公已經是一種工作方式的革命性轉變，必將是今后重要和不可替代的工作方式。推進需要一個循序漸進的過程，需要技術層面的支持，同時也考驗著推進工作者的智慧，無紙化辦公系統的推廣和使用，可以實現高校數據資源的整合，系統的融合，為高校的教學管理及辦公帶來方便，已經是不可逆轉的時代潮流。只有把工作流程化、管理制度化、標準規范化，才能在高校更好地實現無紙化辦公。