電大檔案管理創新建設探討

曾憲力

（宜昌廣播電視大學，湖北 宜昌 443000）

創新是各項事業發展的不竭動力。隨著電大事業的發展與戰略轉型，對電大檔案管理工作提出了很多具體要求，推動檔案管理工作有了很大的進步。但要適應國家開放大學建設實現檔案工作的持續發展就必須深刻理解和認真落實科學發展觀，不斷創新，與時俱進，必須從管理方式的創新、思想意識的創新、服務方式的創新和提高檔案工作人員素質等方面入手，自覺運用科學發展觀指導檔案工作，推進檔案事業健康發展。

一、對檔案管理工作創新的認識

（一）創新是社會發展的必然。創新是一個進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。開拓創新是引導社會前進的強大力量，是我們適應新形勢，認識新事物的思想武器。根據時代和實踐的要求，勇于和善于不斷創新，才能使我們對客觀世界的認識不斷深化。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求持續發展。要實現檔案事業的可持續發展就必須在檔案管理工作中不斷創新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。

（二）創新是檔案部門發展的原動力。近年來，隨著我國經濟社會的快速發展，檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善，檔案基礎業務和檔案信息資源建設得到加強；檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求，社會服務功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務對象的局限性，服務項目的單一性，服務手段的滯后性等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時俱進、持續發展，只有通過創新才能開創檔案工作的新局面。

（三）創新是檔案事業可持續發展的保障。檔案事業的可持續發展，意味著其社會功能的改善和提高，與經濟社會協調同步發展的同時，重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。要實現檔案事業的可持續發展，必須在目前的基礎上不斷創新，不斷提高檔案工作的社會服務功能。

二、實現電大檔案管理工作創新的途徑

（一）實現電大檔案管理機制創新

檔案管理機制創新就是通過設計科學的電大檔案管理流程，科學規制電大檔案管理的各個環節，提高檔案管理水平。比如，恰當規制收發文的登記、平時歸檔、按序整理。規制收發文的登記，要做到文件正本需有主管領導閱示。辦理完畢后按時歸檔。否則，容易造成文件截留，甚至丟失，使收集的檔案不完整。規制平時歸檔。要做到各類電大管理人員在日常工作中，要將已經辦理完畢的文件材料收集齊全，按照事先編好的類目歸類，年終進行整理，正式歸檔。規制按序整理，要做到從檔案的收集、分類、整理到計算機著錄、編目等，每個環節都力求做到統一標準、整齊劃一，以達到分類科學、編目清楚、裝訂美觀的要求。同時，應嚴格做到文體格式的規范、行文規則的規范、檔案用語的規范。電大檔案只有經過按序整理。才能保持各部分之間的有機聯系，體現檔案的系統性和完整性，實現檔案的價值。另外，我們還可以實施分類方法的創新。針對當前檔案材料多樣且文字材料和電子文本材料混雜，其整理分類的方法可將紙質文本和電子文本的檔案實行一體化管理。全宗內的分類可采用年度——專業的復式分類法。即先按學年分類，再在學年中把各種專業分開、各課程分開。實行統一立卷。學籍檔案管理也可根據遠程教育的特色，采用計算機一體化管理。學籍檔案計算機管理系統在開發時要充分考慮紙質版學籍檔案的特點，在電子學籍檔案數據采集時要與紙質版學籍檔案以同一工作規范形式來進行。以紙質版學籍檔案為數據源。所有的抄寫工作均由計算機打印完成。

（二）加強檔案工作的思想觀念和意識的創新

檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得市場、贏得使用者的滿意。檔案管理工作首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自為政，封閉自導，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全，人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整、充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據時代發展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案人員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶之所急，與用戶之間的配合關系將更加融洽與協調。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用、輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信任理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的檔案專業人才隊伍。

（三） 增加檔案服務方式的特色創新

日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位檔案為單位服務做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現代計算機技術提供遠程服務。可以使人們在優雅的環境中一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學書籍等，多方開辟檔案服務的渠道。檔案工作的宣傳方面，長期以來著重于相關法規條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求。這些說教式的宣傳，既不直觀形象也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過上網、制作成多媒體等，把館藏開放的檔案以動態的圖表形式展現給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。

（四）突出資金投入機制與檔案工作人才培養機制的創新

科技進步日新月異，時代挑戰迫在眉睫，檔案工作要適應和服務于社會各項事業，適應科學技術的高速發展，必須加大資金投入，使硬件和軟件方面都能滿足檔案開發利用及創新的需要；應加快步伐，加大力度，采取行之有效的舉措，快出人才，多出人才，適當調整與改革人才培養的理念與模式。在職培訓中則應強調提高技能、補充知識、更新知識的繼續教育。一句話，強調能力的培養，即工作的能力、研究的能力、表達的能力，將培養的重點放在中青年檔案工作者身上。努力造就一支以中青年為骨干的檔案學術研究隊伍。針對中青年的特點，各級領導既要愛護和支持他們，又要在工作實踐中培養他們。同時，中青年檔案工作者則要在老一輩檔案工作者的言傳身教下，虛心學習，承上啟下，有所創新，充分發揮青年人的蓬勃朝氣與創造力，在各自的工作崗位中，結合工作實踐，進行理論研究與探索，創造性地解決檔案工作面臨的諸多新問題，創造性地完成跨世紀檔案學術研究的諸多新課題。

（五）充分發揮專職檔案人員的創新主體作用

專職檔案人員應當重視觀念上的更新，其創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應地調整和重新定位，要一改倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽識與果斷，從根本上轉變觀念，積極主動找市場，讓檔案創造出夏豐厚的社會效益和經濟效益。其次，專職檔案人員應當具有過硬的業務技能。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段，給專職檔案人員提出了更高的要求，為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一專多能的檔案工作人才。再次，專職檔案人員應當有豐富的知識，當今社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新。因此，專職檔案人員要不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。另外，專職檔案人員應當有歷史使命感。世紀的交替為我國檔案學界提供了歷史的契機，同時也向專職檔案人員提出了挑戰。專職檔案人員肩負著歷史的使命，抓住機遇、迎頭而上才是時代的驕子。在信息時代，專職檔案人員應捫心自問：自己是否已經具備了迎接挑戰的能力與素質，是否已掌握了先進的科技知識、理論與技術，是否已能夠解決檔案工作實踐所提出的諸多熱點、難點和焦點問題。一句話，專職檔案人員應該充分做好準備，清醒地認識自己，清醒地認識現狀和未來，把責任感、使命感與時代的脈搏聯系起來，與檔案事業的發展緊密結合起來。

綜上所述，檔案管理工作只有不斷創新，適應和服務于學校各項工作的開展，才能適應學校事業發展的需要；才能使檔案工作充滿生機和活力；才能有高度、有特色；才能促進檔案事業可持續發展，跟上當今和未來社會發展的步伐。當前，國家開放大學建設正深入推進，遠程教育管理的各個環節都離不開檔案管理工作的緊密配合。因此，檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力用“人無我有，人有我優，人優我新”的創新精神貫穿于檔案工作中，實現檔案管理現代化，更好地服務于遠程教育事業。

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